Elk XML-bestand op eenduidige wijze in je administratie.
Facturen en orders kunnen in verschillende formaten binnenkomen: papier, pdf of XML, soms zelfs ingevoegd in de body van een e-mail. Om al deze diverse documenten op dezelfde manier te verwerken, heb je een systeem nodig dat flexibel is.
Whitevision biedt een oplossing die deze diversiteit aankan. Het combineert de XML-gegevens van je leverancier met de OCR-gegevens van de bijgevoegde pdf. Hierdoor worden de kop- en regelgegevens van de factuur of order samen met het beeldmateriaal in één scherm getoond en wordt een boekingsvoorstel gegenereerd. Met behulp van het XML-bestand kunnen facturen en orders sneller en nauwkeuriger worden herkend en verwerkt, zonder dat handmatige tussenkomst nodig is. Dit betekent dat je meer tijd en ruimte hebt voor andere taken, zoals analyses, controles of procesoptimalisaties.
Download whitepaper
Wil je ook onderweg controle houden over je goedkeuringsprocessen? Ontdek hoe onze smartphone-app dit mogelijk maakt.
Ontdek de kracht van XML-verwerking met Whitevision.
Met Whitevision’s geavanceerde XML-interpretatiefunctie wordt documentverwerking moeiteloos. Onze software herkent en interpreteert automatisch XML-gegevens, waardoor tijd wordt bespaard en fouten worden geminimaliseerd. Dit zorgt voor een efficiëntere verwerking, ondersteund door een gebruiksvriendelijke interface en duidelijke visuele weergave.
Whitevision biedt tevens de mogelijkheid om een uitvalproces te implementeren voor eventuele afwijkingen bij de directe verwerking van XML-berichten naar je softwarepakket. Met deze functie kun je efficiënt omgaan met eventuele uitzonderingen die zich kunnen voordoen. Ontdek hoe Whitevision je kan helpen bij het optimaliseren van dit proces en het soepel verwerken van e-facturen en e-orders in je softwarepakket.
Veelgestelde vragen
Wat is het verband tussen e-facturatie en XML?
E-facturatie betekent dat facturen digitaal en gestructureerd worden uitgewisseld. XML is het meest gebruikte formaat, omdat de data hierdoor direct door software gelezen en verwerkt kan worden. Een e-factuur is dus een digitaal bestand met gestructureerde gegevens dat automatisch in je ERP verwerkt kan worden.
Hoe helpt Whitevision bij het verwerken van e-facturen en XML-bestanden?
Whitevision herkent facturen in XML-formaat, maar ook PDF en andere formaten. Onze software verrijkt de gegevens, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Via Whitevision Workflow kun je elke e-factuur routeren en fiatteren. Zo blijft je administratie efficiënt, foutloos en overzichtelijk, ongeacht hoe de factuur binnenkomt.
Mijn ERP kan XML-facturen direct inlezen. Heb ik Whitevision dan nog nodig?
Ja. Whitevision zorgt dat álle inkomende documenten eenduidig worden verwerkt en gekoppeld aan opdrachten, ontvangsten en grootboekrekeningen. Dit minimaliseert handmatige handelingen en maakt het proces betrouwbaarder en sneller, terwijl je volledige controle behoudt via workflow en visuele controles.
Kan ik facturen in XML-formaat fiatteren met Whitevision?
Jazeker. Whitevision Workflow faciliteert het routeren en fiatteren van elke e-factuur, inclusief XML.
Wordt de verwerking sneller en foutlozer door XML?
Een volledig correct XML-bestand bespaart stappen, maar het gaat vooral om uniformiteit in de verwerking. Whitevision verwerkt e-facturen altijd op de juiste dimensies, kostenplaatsen en grootboekrekeningen, zodat goedkeuringen vlot verlopen. Slimme herkenning en AI kunnen PDF’s aanvullen, terwijl XML-gegevens automatisch worden verwerkt.
Welke factuurformaten kan Whitevision verwerken en hoe werkt conversie tussen standaarden?
Whitevision kan alle veelgebruikte factuurformaten verwerken, waaronder XML, UBL en INSBOU. Zo kun je facturen naadloos ontvangen en versturen, automatisch verrijken met ERP-gegevens en klaarzetten voor fiattering. PDF-facturen kunnen ook worden herkend en verwerkt met AI-driven herkenning, zodat handmatig aanpassen van bestanden niet nodig is.
Welke voordelen biedt e-facturatie via Peppol?
- Facturen worden betrouwbaar en veilig verstuurd en ontvangen via het Europese Peppol-netwerk
- Facturen komen volledig en correct aan, in het juiste formaat
- Inkomende en uitgaande facturen worden automatisch verwerkt en klaargezet
- Voldoe eenvoudig aan huidige en toekomstige wetgeving rondom e-facturatie
- Whitevision ondersteunt routering, fiattering en automatische verrijking van e-facturen
Wat is Peppol en een Peppol-ID?
Peppol is een Europees netwerk voor e-facturatie dat veilige en gestructureerde uitwisseling van facturen mogelijk maakt. Een Peppol-ID is een uniek nummer waarmee bedrijven e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. In Nederland en België is dit meestal het btw-nummer of KBO-nummer.
Is e-facturatie via Peppol verplicht voor Nederlandse bedrijven die aan Belgische bedrijven factureren?
Niet per 1 januari 2026. De verplichting geldt alleen voor Belgische bedrijven die geregistreerd zijn voor de btw. Toch zullen veel Belgische bedrijven om e-facturen vragen. Het is daarom verstandig om dit alvast in te richten. Whitevision kan helpen met de aansluiting op Peppol.
Kan een PDF of XLBR-bestand meegestuurd worden via Peppol?
De basis van een verkoopfactuur moet een e-factuur in het juiste Peppol-formaat zijn. Je kunt wel een PDF in de e-factuur opnemen, zodat ontvangers deze kunnen bekijken.
Is een GLN nummer voldoende voor Peppol?
Nee, een GLN is een uniek identificatienummer maar niet geschikt als Peppol-ID. Voor Peppol heb je een digitaal adres nodig, dat geregistreerd kan worden via OIN, KvK-nummer of BTW-nummer.
Wat als klanten nog niet voldoen aan Peppol?
In België geldt de verplichting vanaf 1 januari 2026 voor btw-plichtige bedrijven. In Nederland is dit nog niet verplicht. Formeel kan een Belgisch bedrijf een Nederlands bedrijf nog niet verplichten, maar contractueel zal het vaak wel worden gevraagd. Ons advies is om tijdig Peppol in te richten, zodat je voorbereid bent.
Hoe zit het bij holdings met meerdere BV’s?
Elke entiteit met een eigen BTW-nummer heeft een eigen Peppol-registratie nodig. Je kunt dit via één serviceprovider regelen, bijvoorbeeld Whitevision, voor zowel inkomende als uitgaande e-facturen.
Wat als een Belgische factuur naar een Nederlands bedrijf moet, zonder Peppol access point?
In Nederland is e-facturatie nog niet verplicht. Het advies is om daarnaast een PDF factuur te mailen. De Belgische verkoopfactuur moet wel geregistreerd worden bij de Belgische overheid.
Wat verandert er in de verwerking van facturen in Whitevision?
Facturen worden nog steeds gecodeerd zoals PDF-facturen, maar e-facturen bevatten vaak meer informatie.
Kan een bedrijf meerdere Peppol-providers gebruiken?
Technisch kan dit, maar het wordt complex en verwarrend. Ons advies is om alles via één serviceprovider te regelen. Whitevision kan zowel inkomend als uitgaand voor je verzorgen.
Hoe verstuur je facturen via Peppol?
Whitevision regelt als Peppol Access Provider de verzending. Je hoeft alleen de facturen in Whitevision aan te leveren; wij brengen ze automatisch naar het netwerk.
Wat als de ontvanger nog geen Peppol-ID heeft of niet kan ontvangen?
De e-factuur kan niet worden verstuurd. Whitevision controleert dit automatisch en geeft direct een melding. Zo voorkom je fouten en boetes.
Hoe start ik met Peppol via Whitevision?
Als klant van Whitevision melden we je aan en leggen we de verbinding met ons access point. Zo kun je direct beginnen met het ontvangen en versturen van e-facturen, volledig geïntegreerd in je ERP.
Wat zijn de kosten?
De kosten hangen af van jouw situatie en volume. Neem contact met ons op voor een passende offerte.
Jouw proces. Eenvoudig met Whitevision.
Automatische verwerking
Whitevision accepteert alle gangbare XML-formaten die gebruikt worden in het proces van e-factureren en e-orderverwerking. Bovendien ondersteunen we andere XML-formaten op basis van klant-, branche- of ERP-specifieke vereisten.
Complete boeking
De XML data van je leverancier wordt aangevuld met herkende OCR data van de bijgevoegde PDF. Profiteer ook van onze automatische regelherkenning. Dit betekent dat de software de XML-regels klaarzet ter voorbereiding van de boeking, zonder dat je hier verder iets voor hoeft te doen.
Actie bij afwijkingen
Mogelijk uitval-proces bij afwijkingen bij de directe verwerking van XML-berichten naar je softwarepakket. Gemakkelijk doorsturen en goedkeuren van elke elektronische factuur en order, zodat je bedrijfsprocessen soepel blijven verlopen.
Tevreden klanten van Whitevision. Je bent in goed gezelschap.
Dura Vermeer
Franssen Franken – opgezegd
Hoppenbrouwers Techniek
Hollander Techniek
Ervaar 'simplicity'. Vraag een demo aan.
Wil je weten wat onze totaaloplossing voor jouw organisatie kan doen omtrent de verwerking van e-facturen én andere documentsoorten? Vraag een demo aan en ontdek hoe wij ‘simplicity’ in jouw dagelijkse werkzaamheden brengen.
