Peppol in het hybride facturentijdperk: hoe gebruik je Peppol effectief in je bedrijf?

Peppol inpassen in het grotere facturenplaatje

Als het om facturen gaat, vliegen de termen je om de oren. ‘Peppol’, ‘DICO’, ‘XML’: hoe ga je om met al die verschillende formaten? Aan de versturende kant wordt dit vaak goed geregeld door je ERP-systeem. Maar je wilt alles ook goed regelen aan de ontvangende kant. Vaak heb je daar te maken met een hybride structuur: verschillende leveranciers sturen facturen in verschillende formaten naar je toe, waardoor jij met een mix van pdf-, XML-, DICO- en Peppol-facturen te maken hebt.

Nu kán je alleen voor Peppol kiezen en al je leveranciers ‘opvoeden’, zodat je uiteindelijk alleen nog maar facturen via Peppol ontvangt. Maar in de praktijk is dat meestal geen haalbare oplossing. Wat vaak beter werkt, is om Peppol te integreren in je ‘hybride ontvangststructuur’.

Om dit te doen, moet je eerst een service provider kiezen. Peppol werkt namelijk net als een mobiele telefonie- of energienetwerk. Het is centraal geregeld, maar je moet een contract afsluiten bij een service provider om er gebruik van te maken. Dit regel je apart voor de versturende en de ontvangende kant. Zoals gezegd nemen veel ERP-systemen het versturen van Peppol-facturen voor hun rekening. Maar voor inkomende facturen moet je een aparte regeling treffen. Dit kan je rechtstreeks bij een service provider doen óf bij een tussenpartij.

Nu lijkt de eerste optie misschien handig, maar vaak is het slimmer om voor een betrouwbare tussenpartij te kiezen. Deze zorgt namelijk dat je niet alleen Peppol-facturen, maar ook alle andere facturen op gecoördineerde wijze ontvangt en verwerkt. Zo’n partij fungeert als een soort telefoonwinkel waar je tevens het contract bij een goede Peppol-service-provider afsluit. Een one-stop-shop voor inkoopfactuurverwerking, dus!

Welke kosten aan Peppol-facturen verbonden zijn, hangt overigens af van de provider die je uiteindelijk kiest. Als je je contract rechtstreeks bij een provider afsluit, heb je vaak te maken met een abonnementsstructuur. Kies je voor een tussenpartij, dan betaalt deze doorgaans een bepaald bedrag per Peppol-factuur aan de provider. Dit kan worden doorberekend naar jou, maar het kan ook inbegrepen zijn in de prijs die je voor de totaaloplossing van de tussenpartij betaalt.