Peppol in het hybride facturentijdperk: hoe gebruik je Peppol effectief in je bedrijf?
Peppol is in opkomst. Misschien heb je het nog niet volledig omarmd, maar links en rechts hoor je er al over. En wellicht ontvang of verstuur je soms ook al facturen via Peppol. Of je wilt dat binnenkort gaan doen. Maar hoe gebruik je Peppol nu effectief in je bedrijf?
Veiligheid en gemak voorop: Peppol in een notendop
In de basis is Peppol ontstaan om een veilige omgeving te creëren waarin je eenvoudig factuurinformatie kan uitwisselen. Je doet dit niet meer via e-mail — en dat bevordert de veiligheid, want aan e-mail zitten de nodige haken en ogen vanuit security-oogpunt. Bovendien werkt Peppol met een verificatiesysteem: gebruikers moeten zich via een proces identificeren, waarmee spookfacturen belemmerd worden. Het uiteindelijke doel van Peppol is om het proces soepeler te laten verlopen: wanneer je weet dat inkomende facturen geverifieerd zijn en voldoen aan een standaardformaat, zijn ze véél makkelijker te verwerken.
De mogelijkheden reiken echter verder. Als je ook met inkooporders werkt, zou je deze in principe ook via het Peppol-netwerk kunnen uitwisselen in de vorm van e-orders. Dit staat nog in de kinderschoenen, maar de optie is er. Over het ‘optionele component’ gesproken: als je leverancier van de Nederlandse overheid bent, is het reeds verplicht om facturen via Peppol te versturen. Ook in diverse andere EU-landen geldt deze verplichting.
Kortom, deze ontwikkeling wordt door overheid en wetgeving gedreven. En als een factuur via Peppol aan je wordt aangeboden, wil je daar klaar voor zijn. Het is immers een veel veiligere methode dan e-mail. Daarom is het verstandig om de juiste maatregelen te treffen! De vraag is: hoe doe je dat?
Peppol inpassen in het grotere facturenplaatje
Als het om facturen gaat, vliegen de termen je om de oren. ‘Peppol’, ‘DICO’, ‘XML’: hoe ga je om met al die verschillende formaten? Aan de versturende kant wordt dit vaak goed geregeld door je ERP-systeem. Maar je wilt alles ook goed regelen aan de ontvangende kant. Vaak heb je daar te maken met een hybride structuur: verschillende leveranciers sturen facturen in verschillende formaten naar je toe, waardoor jij met een mix van pdf-, XML-, DICO- en Peppol-facturen te maken hebt.
Nu kán je alleen voor Peppol kiezen en al je leveranciers ‘opvoeden’, zodat je uiteindelijk alleen nog maar facturen via Peppol ontvangt. Maar in de praktijk is dat meestal geen haalbare oplossing. Wat vaak beter werkt, is om Peppol te integreren in je ‘hybride ontvangststructuur’.
Om dit te doen, moet je eerst een service provider kiezen. Peppol werkt namelijk net als een mobiele telefonie- of energienetwerk. Het is centraal geregeld, maar je moet een contract afsluiten bij een service provider om er gebruik van te maken. Dit regel je apart voor de versturende en de ontvangende kant. Zoals gezegd nemen veel ERP-systemen het versturen van Peppol-facturen voor hun rekening. Maar voor inkomende facturen moet je een aparte regeling treffen. Dit kan je rechtstreeks bij een service provider doen óf bij een tussenpartij.
Nu lijkt de eerste optie misschien handig, maar vaak is het slimmer om voor een betrouwbare tussenpartij te kiezen. Deze zorgt namelijk dat je niet alleen Peppol-facturen, maar ook alle andere facturen op gecoördineerde wijze ontvangt en verwerkt. Zo’n partij fungeert als een soort telefoonwinkel waar je tevens het contract bij een goede Peppol-service-provider afsluit. Een one-stop-shop voor inkoopfactuurverwerking, dus!
Welke kosten aan Peppol-facturen verbonden zijn, hangt overigens af van de provider die je uiteindelijk kiest. Als je je contract rechtstreeks bij een provider afsluit, heb je vaak te maken met een abonnementsstructuur. Kies je voor een tussenpartij, dan betaalt deze doorgaans een bepaald bedrag per Peppol-factuur aan de provider. Dit kan worden doorberekend naar jou, maar het kan ook inbegrepen zijn in de prijs die je voor de totaaloplossing van de tussenpartij betaalt.
Na het contract: hoe activeer je Peppol?
Stel, je sluit een contract af. Welke handelingen moet je dan nog verrichten om Peppol te kunnen gebruiken? Het activeren van Peppol mag op papier lastig lijken, maar in de praktijk is het eigenlijk heel simpel. Je moet twee zaken in orde maken voordat je klaar bent voor Peppol: een verificatie doorlopen en het mogelijk maken om rechtstreeks documenten op te halen in je softwaresysteem. Dit laatste verloopt vaak via je ERP-leverancier of tussenpartij. Je staat er meestal dus niet alleen voor!
Kunnen we ergens mee helpen?
Neem contact opOnze voordelen
-
Meer dan 2.250 klanten
-
Werk efficiënter
-
Bespaar tijd & geld
