Bouwbedrijf van der Meer

De behoefte

Bij Bouwbedrijf van der Meer groeide het aantal inkomende facturen. Dat zorgde voor ongewenste stapels papieren die het kantoor vulden. Bovendien kwam het overzicht in het geding, zeker omdat meerdere mensen in het boekhoudpakket werkten. Zij wilden facturen snel en gemakkelijk kunnen opzoeken. Het handmatige inkoopfactuurverwerkingsproces maakte dit niet mogelijk. Daar kwam nog eens bij dat het bedrijf XML-facturen ontving die het óók graag eenvoudig wilde inlezen. Kortom, het was hoog tijd voor een automatiseringsoplossing.

De oplossing

Referenties zijn belangrijk. Daarom klopte Bouwbedrijf van der Meer aan bij de leverancier van zijn toenmalige boekhoudsoftware. Deze wond er geen doekjes om: Whitevision zou dé partij zijn om mee in zee te gaan. Bouwbedrijf van der Meer verdiepte zich in de totaaloplossing van Whitevision en trok snel een conclusie: de software zag er goed uit en was vlot te implementeren én Whitevision bleek een betrouwbare leverancier. Dit leidde tot het besluit om met Whitevision te gaan werken.

De voordelen van Whitevision

1. Meer tijd en efficiëntie vanwege een snellere inkoopfactuurverwerking.
2. Ruimte voor andere relevante taken die actueel zijn in de bouw.
3. Gestroomlijnd implementatieproces faciliteert snelle ingebruikname.
4. Gebruiksvriendelijk programma dat je snel onder de knie hebt.
5. Door het prettige, soepele contact met Whitevision ben je altijd up-to-date.

“Als het gaat om de snelheid waarmee wij inkoopfacturen verwerken, hebben we met WhiteVision een enorme slag gemaakt,” zegt Harnet Wouda, administrateur bij Bouwbedrijf van der Meer. “Zonder Whitevision zou ik het grootste deel van de dag bezig zijn met het inboeken van inkoopfacturen. Nu besteed ik hier slechts één uur per week aan.”

Kortom, Whitevision heeft tijdbesparing en meer efficiëntie opgeleverd. En dat is voelbaar in de indeling van de dagelijkse werkzaamheden: “Ik houd tijd over voor andere relevante taken. Zo kan ik mij meer bezighouden met een stukje automatisering en andere randzaken die in de bouw actueel zijn.”

Whitevision biedt op vernuftige wijze oplossingen voor de problemen die handmatige inkoopfactuurverwerking met zich meebrengt. Harnet licht dit toe aan de hand van enkele voorbeelden: “Je hoeft de gegevens van een leverancier slechts één keer in te voeren. Daarna herkent het zelflerende systeem deze altijd. Wij gebruiken ook regelherkenning, wat betekent dat Whitevision factuurregels automatisch herkent. Factuurinformatie overtypen, zoals omschrijvingen in factuurregels, is daardoor niet meer nodig. Ik controleer alleen of de software alles goed heeft herkend en geef vervolgens in Whitevision aan om welk project het gaat. Heel handig!”

Daarnaast vindt Harnet het prettig dat Whitevision de mogelijkheid biedt om bonnen te koppelen: “Als er een leverbon op de factuur staat, kan je deze koppelen. Je voert het leverbonnummer in, waarna Whitevision in ons ERP-systeem Exact Online Bouw naar de bijbehorende bon zoekt om deze aan de factuur te koppelen. De kosten komen zo direct op het juiste project terecht.”

Ook de digitale archivering van inkoopfacturen levert veel voordeel op: “Wanneer wij een project openen in Exact Online Bouw, kunnen we met één druk op de knop de digitale facturen zien die hieraan verbonden zijn. Dat bespaart veel uitzoekwerk!”

Harnet omschrijft Whitevision als een gebruiksvriendelijk programma dat een goede koppeling biedt met ERP-programma Exact Online Bouw. “De twee systemen werken prima samen. Bovendien duurde het niet lang voordat ik het werken met Whitevision onder de knie had. Als je gewend bent aan boekhoudpakketten, is het heel simpel.”

Ook het soepele implementatieproces faciliteerde de ingebruikname: “Alles verliep zeer gestroomlijnd. Van tevoren vulden we enkele formulieren in om Whitevision inzicht te geven in onze software en server. Daarna richtte onze Whitevision-consultant het systeem uitstekend voor ons in. Wij merkten dat Whitevision achter de schermen goede voorbereidingen had getroffen. Want nadat we met de consultant hadden doorgenomen hoe alles werkt, konden we direct aan de slag!”

Over de samenwerking met Whitevision is Harnet erg tevreden: “Whitevision houdt ons altijd up-to-date omtrent ontwikkelingen. Het contact verloopt soepel en prettig. Gelukkig heb ik nog geen problemen aan het supportteam hoeven voor te leggen. De oplossing werkt gewoon prima.”

Als je het Harnet vraagt, blijft Bouwbedrijf van der Meer de oplossing van Whitevision dan ook gebruiken: “Wij werken er eenvoudig mee en besparen veel tijd. Ik zou de software — die koppelt met veel ERP-pakketten — zeker aanbevelen aan andere bouwbedrijven. Zelf moet ik er eerlijk gezegd niet aan denken om inkomende facturen weer zónder Whitevision te moeten verwerken!”