Spring naar content

Hollander Techniek

In ruim 45 jaar is Hollander Techniek uitgegroeid tot totaalinstallateur en system integrator. Het familiebedrijf gelooft in de kracht van samenwerken en het aangaan van langetermijnrelaties. Deze filosofie vertaalt zich in duurzame technische totaaloplossingen die zowel bij klanten als in de samenleving voor toegevoegde waarde zorgen. Hollander Techniek heeft kennis van primaire klantprocessen en neemt verantwoordelijkheid voor het eindresultaat. ‘Duurzaam ondernemen’ is een sleutelterm: het bedrijf wil de samenleving verrijken en stelt aandacht voor het milieu centraal. Samen met klanten werkt het aan innovatieve duurzame oplossingen die het milieu niet belasten.

De behoefte

Hollander Techniek begon al in een vroeg stadium met het scannen en herkennen van inkoopfacturen. Maar naarmate de tijd verstreek en het bedrijf steeds meer facturen per jaar ontving, bleek de stabiliteit van een OCR-oplossing cruciaal te zijn voor een vlot, efficiënt factuurverwerkingsproces. Hollander Techniek besloot dat het tijd was om over te stappen op een OCR-systeem dat de groeiende stroom aan inkomende documenten — óók met het oog op de toekomst — zou aankunnen.

De oplossing

Toen Hollander Techniek aanklopte bij 4PS, raadde de ERP-leverancier partner Whitevision aan. Na een bezoek te hebben gebracht aan een Whitevision-klant om te zien hoe de oplossing in de praktijk werkte, nodigde Hollander Techniek Whitevision uit om een demo te geven. Daarbij keek Whitevision naar de huidige werkwijze, de beste inrichting van de oplossing en de mogelijke impact van de overstap. Whitevision bleek stabiliteit én een perfecte koppeling met Navision te bieden. Hollander Techniek was overtuigd: het bedrijf ging met Whitevision in zee.

De voordelen van Whitevision

  1. Zeer stabiele oplossing die uitstekend koppelt met Navision.
  2. Focus op constante innovatie.
  3. Sneller en efficiënter werken met SMART-OCR, workflow en matching.
  4. Soepele implementatie als aftrap van een duurzame samenwerking.
  5. De klant staat op nummer een.

 

“Whitevision biedt een zeer stabiele oplossing en kijkt altijd verder,” zegt Petra Greiner, administratief medewerker bij Hollander Techniek. “Omdat onze organisatie óók constant bezig is met verbeteren, kunnen we onze wensen goed bij Whitevision kwijt. En eigenlijk krijgen we vrijwel nooit te horen dat iets niet kan. Die focus op innovatie spreekt ons erg aan.”

Daarnaast levert Whitevision de nodige voordelen op voor de financiële administratie: “We werken nu veel sneller en efficiënter. Vroeger verwerkten we circa 40.000 facturen met twee fulltime krachten en één stagiaire. Het aantal inkomende facturen is sindsdien gegroeid, maar met Whitevision kunnen één fulltime en één parttime medewerker deze documentenstroom samen verwerken. De oplossing heeft bij ons dus gezorgd voor tijdwinst. Wij zijn enorm enthousiast over Whitevision!”

“Whitevision in drie termen? ‘Klantvriendelijk’, ‘oplossingsgericht’ en ‘vooruitstrevend’!” Petra Greiner - Administratief medewerker bij Hollander Techniek

Met de zelflerende OCR-oplossing van Whitevision maak je onder andere gebruik van de kennis van de gebruikerscommunity. Hollander Techniek profiteert hier aanzienlijk van. Petra: “Regelmatig ontvangen we facturen van een leverancier die reeds bekend is bij Whitevision, omdat een andere klant facturen van deze leverancier met de OCR-software heeft verwerkt. Het systeem herkent de gegevens dan direct. Dat scheelt veel tijd.”

Wanneer Hollander Techniek projectfacturen verwerkt, biedt de software eveneens uitkomst: “We leren het systeem één keer welke projectleider bij welk project hoort. Vervolgens herkent het de facturen die daarbij horen en doet het automatisch een voorstel. Wij hoeven dit alleen nog te controleren.”

Zo’n 10% van de facturen gaat na het accorderen van de boeking de workflow in. “Dit komt doordat wij vooral met inkooporders werken, die we vooraf goedkeuren middels matching,” legt Petra uit. “Maar wanneer we kostenfacturen ontvangen, treedt de Whitevision Workflow in werking. Deze hebben we op de achtergrond ingericht met budgetten, waarbij we limieten hebben aangegeven. Met Whitevision hebben we tevens een goedkeuringsmatrix ingesteld, waardoor ik alleen hoef aan te geven wie de eerste goedkeurder is. Vervolgens doorloopt een factuur automatisch de juiste ‘accorderingsronde’. Heel handig!”

“Binnen onze duurzame samenwerking met Whitevision benutten we alle opties optimaal”

Dat Whitevision vanaf dag één gemakkelijk in gebruik is geweest, kwam mede door het uitstekende implementatieproces. Petra: “Mijn collega werkt hier al 25 jaar en heeft alle ontwikkelingen van Navision van dichtbij meegemaakt. Hij gaf aan dat we nog nooit zo’n soepele implementatie als die van Whitevision hebben gehad. En nota bene vond deze midden in de jaarafsluiting plaats!”

Petra en haar collega’s zijn van meet af aan bij de installering van het systeem betrokken geweest. Dat werpt nu zijn vruchten af: “We weten er heel veel van, waardoor we alle opties optimaal benutten. Ook hebben we de ruimte om inhoudelijk mee te denken, bijvoorbeeld over mogelijke aanpassingen of toevoegingen. Laatst vertelde onze Whitevision-consultant dat Whitevision ook van ons leert. Dat was natuurlijk erg leuk om te horen, omdat het onze duurzame samenwerking onderschrijft.”

“Bij Whitevision staat de klant écht op nummer een”

Volgens Petra is klantvriendelijkheid essentieel voor Whitevision: “De klant staat écht op nummer een. En wanneer wij contact hebben met Whitevision, ervaren we ook hoe hecht het team is. Ik vind dat heel prettig en denk dat het aanzienlijk bijdraagt aan de goede samenwerking. Die saamhorigheid vertaalt zich in leuke gebaren, zoals een Sinterklaaspresentje voor ons crediteurenteam. Het zijn kleine dingen, maar die geven wel goed aan hoe Whitevision is als bedrijf — heel vrolijk en attent.”

Als je het Petra vraagt, is dit een samenwerking die absoluut zal voortduren: “We hebben al afspraken met Whitevision staan om de plannen te bespreken die voor ons in het verschiet liggen.” Of Petra Whitevision zou aanraden aan andere organisaties? “Jazeker — vooral als je écht efficiënter wilt werken met een stabiel systeem dat door een betrouwbare partij wordt geleverd!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

maart 2024

Documentherkenning: welke software heb je nodig?

Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen
maart 2024

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Artikel lezen

123