Bouwgroep Buitenhuis

De behoefte

Bouwgroep Buitenhuis b.v. verwerkt circa 5.000 inkoopfacturen per jaar. Dit proces moest sneller en efficiënter verlopen. Het bedrijf had een helder doel met het automatiseren van inkoopfactuurverwerking: papieren én digitaal ontvangen facturen op een goede manier digitaal inlezen. Omdat Bouwgroep Buitenhuis b.v. al lange tijd met het pakket van Kraan werkte, moest een scan- en herkenoplossing hiermee kunnen samenwerken.

De oplossing

Na een oriëntatiefase kwam Bouwgroep Buitenhuis b.v. tot de conclusie dat er 3 opties bestonden. De eerste was om een maatwerkoplossing te ontwikkelen. Deze tijdrovende en kostbare klus viel al snel af. Daarop bleven er 2 mogelijkheden over: aan de slag gaan met een oplossing van de brancheorganisatie óf met Whitevision. Bij het vergelijken van de opties keek Bouwgroep Buitenhuis b.v. naar de kosten en de snelheid waarmee het de oplossing in gebruik zou kunnen nemen. Ook Kraan adviseerde Whitevision, dat tevens voordeliger bleek. Deze informatie leidde gauw tot een concreet besluit: Bouwgroep Buitenhuis b.v. ging met Whitevision in zee.

De voordelen van Whitevision

1. Sneller en efficiënter werkproces
2. Beter overzicht door direct inzicht in de factuurstatus; de foutmarges zijn minimaal
3. Geen papieren stapels en fysieke factuurbakken meer
4. Goedwerkende zelflerende functie
5. Klantvriendelijk bedrijf met kundig team
6. Prima aansluiting op Kraan-software

“Whitevision heeft ons vraagstuk heel goed opgelost,” vertelt René de Roo, hoofd administratie bij Bouwgroep Buitenhuis b.v. “Het proces verloopt nu een stuk sneller. Ook hebben we veel meer overzicht. Als we vroeger iets over een inkoopfactuur wilden weten, moesten we eerst 6 bakken doorzoeken. Nu zien we meteen waar het document zich bevindt in het proces en welke opmerkingen erbij staan. Daardoor weten we heel snel wat de status is en waar we aan toe zijn.” Is er eens een factuur die langere tijd blijft openstaan, dan is het veel eenvoudiger om gauw te zien wat hiermee aan de hand is: “We klikken de factuur open en kunnen direct uitzoeken waarom deze nog niet is goedgekeurd. Geen bakken meer. We doen alles digitaal!”

Wat Whitevision concreet heeft opgeleverd? “We werken veel gemakkelijker. We weten nu bijvoorbeeld precies hoeveel facturen we nog moeten afhandelen, terwijl er vroeger dikke stapels op onze bureaus lagen die we moesten verwerken.” Inmiddels ontvangt Bouwgroep Buitenhuis b.v. overigens bijna geen papieren facturen meer. “We hebben eerst met een aantal grote leveranciers gezorgd dat we facturen in pdf- en xml-formaat ontvingen. Toen bleek dat we deze prima digitaal konden inlezen in Kraan, hebben we onze andere relaties aangeschreven. Nu stuurt 99 procent van hen de facturen digitaal naar ons.

”De goede aansluiting van Whitevision op Kraan is een groot voordeel, evenals de zelflerende functie van de scan- en herkenoplossing. “Als wij een bestand door Whitevision laten omzetten naar pdf-formaat, gaat dit bijna altijd goed. Soms moeten we bepaalde velden wel laten inlezen, maar na 1 factuur kan het systeem dit zelfstandig. Voor ons werkt deze feature in de praktijk dus prima.”

Volgens René verliep het implementatieproces soepel: “De account manager is bij ons langsgekomen om te inventariseren, waarna de implementatie consultant de software heeft geïnstalleerd. Daarna is hij nog eens langs geweest om mappen in te richten en een structuur in de mail aan te brengen. Toen zijn we met  Whitevision aan de slag gegaan. Omdat we inmiddels al een klein jaar hadden gewerkt met het proces voor het digitaal verwerken van facturen, hadden we eigenlijk helemaal geen aanlooptijd meer nodig. We konden direct met de oplossing werken.”

Desondanks heeft René nog een aantal keren contact gehad met de supportafdeling, wat vrij snel verliep. “Het was even wennen dat we een ticket moesten aanmaken via de portal, maar dat begrijp ik ook wel. Zo weet Whitevision precies wat er speelt. Overigens hebben we dit niet heel vaak hoeven doen – 4 keer in ruim een half jaar. En hoewel het de laatste keer even duurde vanwege een software-update, heeft Whitevision ons probleem uiteindelijk goed opgelost. Het is een klantvriendelijk bedrijf en de medewerkers weten wat ze doen.”

Voor René is het meest positieve aspect van Whitevision dat de foutmarges nu minimaal zijn. “Dat is een verbetering ten opzichte van het verleden. Vroeger kwam het weleens voor dat een factuur dubbel was ingevoerd. Via Kraan en Whitevision krijgen we echter een seintje als zoiets gebeurt. Er verschijnt dan een melding op het scherm binnen onze Kraan-software, die communiceert met Whitevision.”

Zolang Bouwgroep Buitenhuis b.v. met Kraan blijft werken, denkt René ook zeker bij Whitevision te blijven. “Het is gewoon een goed product. Daarom heb ik een aantal andere bouwbedrijven er ook al op geattendeerd. Ik beveel Whitevision absoluut aan!”