Digitaal documenten verwerken binnen onderwijs: welke 3 vragen moet je stellen?

1. Is een koppeling met je systeem mogelijk?

Biedt AFAS of het systeem waarmee je werkt de mogelijkheid om facturen of HR dossiers digitaal in te lezen? Dat is de allereerste vraag die je jezelf kunt stellen. Hierbij gaat het niet alleen om het inlezen van een plaatje of het kunnen koppelen van een pdf-bestand aan de boeking. Vraag je vooral af hoe makkelijk en betrouwbaar het is om een boekingsbestand in te lezen, zodat je de gegevens op een factuur of personeelsdossier niet meer handmatig hoeft over te typen.

2. Waaruit haal jij binnen onderwijs voordelen?

Ben je voldoende geholpen met het ‘OCR’en’ van inkoopfacturen of personeelsdossiers? Of heb je eigenlijk ook een workflow nodig? Een goed systeem helpt je op twee vlakken. Ten eerste biedt het OCR of tekstherkenning, waarmee je factuurgegevens of HR gegevens kunt inlezen. Ten tweede ontlast een solide workflowsysteem je op het gebied van factuurfiattering. Hoe arbeidsintensief is dit proces binnen jouw organisatie?

Ga eens na wat je allemaal moet doen om bijvoorbeeld een inkoopfactuur volledig te verwerken. Handmatig scannen, e-mailberichten afdrukken, ontvangen pdf-bestanden hernoemen, losse pdf-bestanden combineren tot één bestand, de factuur rondsturen ter fiattering (bijvoorbeeld naar inkopers en budgethouders), bijhouden welke factuur bij wie ligt en (digitaal) archiveren: samen kosten dit soort handelingen ontzettend veel tijd. En dat terwijl je ze met een goed automatiseringssysteem volledig kunt elimineren.

De voordelen?

• Facturen digitaal verwerken, geen printwerk of volle ordners meer.
• Digitale accordering, en tijdbesparing.
• Nooit meer documenten kwijt, altijd inzicht in waar een document zich bevindt.
• Facturen automatisch uitlezen uit e-mails.

Hiernaast bieden steeds meer systemen de mogelijkheid om digitaal een HR- of personeelsdossier aan te leggen. Erg handig, want hierdoor kun je alle gegevens vanuit één systeem oproepen. De uitdaging wordt gevormd door bestaande papieren dossiers en documenten die moeten worden getekend. Hoe neem je deze niet-digitale documenten op in een dossier? Natuurlijk zijn er kantoormachines waarmee je ze op relatief eenvoudige wijze kunt scannen. Maar meestal is het koppelen van een gescand of per e-mail ontvangen document zeer omslachtig.

Welke voordelen jij ervaart als je dit digitaal verwerkt?

• Alle HR-gerelateerde gegevens op één locatie in één dossier.
• HR-dossier digitaal archiveren op snelle, simpele en betrouwbare wijze.
• Minder werk door automatische herkenning en archivering van documenten.
• HR-documenten blijven gescheiden van de financiële administratie.

3. Welke partner is het meest geschikt voor jou?

Natuurlijk ga je het liefst in zee met de partij waarbij je óók het pakket voor je financiële administratie afneemt. De praktijk leert echter dat gespecialiseerde systemen vaak veel verder ontwikkelde functionaliteiten hebben, waarmee ze toch de gunstigste optie blijken te zijn.

Kijk daarom eens rond op de markt van gespecialiseerde en onafhankelijke leveranciers. Dit is raadzaam, omdat OCR of tekstherkenning een zeer specifieke technologie is die toegespitste kennis vereist en kostenefficiënter wordt aangeboden wanneer er meer schaalgrootte is. Bovendien biedt een onafhankelijk systeem doorgaans veel meer functionaliteit, waardoor de herkenning hoog is en je van elkaar kunt leren.

Daarnaast heeft een gespecialiseerde partner, zoals Whitevision, vaak een team van specialisten paraat staan dat zowel het IT-gedeelte als het (verwerkings)proces begrijpt. Door hiervan gebruik te maken kun je het systeem zo optimaal mogelijk inrichten voor jouw bedrijf én word je ontzorgd op IT-gebied. Wil je een betere gesprekspartner hebben die je inhoudelijk adviseert en de software inricht op jouw proces, dan is het slim om met een onafhankelijke partij te werken.