Herkenbare uitdagingen bij factuurverwerking
Veel organisaties lopen tegen dezelfde uitdagingen aan bij het verwerken van facturen. Herken je één of meer van deze situaties? Whitevision Invoice Manager helpt je deze knelpunten op te lossen door factuurverwerking te automatiseren en alle processen samen te brengen in één centrale oplossing.
- Facturen komen binnen via verschillende kanalen zoals e-mail, pdf of scans;
- Gegevens moeten handmatig worden overgetypt en gecontroleerd;
- Het verwerken van facturen kost veel tijd en is foutgevoelig;
- Facturen raken kwijt of zijn lastig terug te vinden;
- Het ontbreekt aan realtime inzicht in de status van facturen en betalingen;
- Administratieve processen sluiten niet goed aan op cloudgebaseerde ERP- of boekhoudsystemen.
Features in Invoice Manager
Eén oplossing voor je volledige factuurproces
Whitevision Invoice Manager automatiseert het volledige Accounts Payable proces. Facturen worden automatisch verzameld, herkend en voorbereid voor verwerking. Of je nu je inkoopfacturen vooraf boekt of compleet maakt in je ERP- of financiële systeem.
Dankzij slimme AI-technologie leert het systeem van eerdere boekingen en doet het automatisch voorstellen voor coderingen en boekingen. Hierdoor is het mogelijk om facturen volledig touchless te verwerken, met de regie nog steeds in jouw handen.
Door krachtige koppelingen met je ERP of boekhoudsysteem worden facturen direct verwerkt in je administratie en houd je altijd realtime inzicht in de status van facturen en betalingen.
Coördineer de stroom
Facturen kunnen in verschillende formaten binnenkomen: papier, pdf of XML, soms zelfs ingevoegd in de body van een e-mail. Om al deze diverse documenten op dezelfde manier te verwerken, heb je een systeem nodig dat flexibel is. Whitevision Invoice Manager biedt een oplossing die deze diversiteit aankan: de E-mail handler.
Facturen worden automatisch centraal verzameld, herkend, gecodeerd en gekoppeld aan de juiste leveranciers en kostenplaatsen. AI-technologie helpt je door middel van suggesties bij het boeken van facturen en zorgen ervoor dat het systeem steeds nauwkeuriger wordt. De factuur wordt vervolgens als volledige boeking verwerkt in je ERP- of boekhoudsysteem.
Matchen met bestellingen én ontvangst
Wanneer je artikelen inkoopt, wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. De matching-functie van Whitevision controleert automatisch of de regels van inkomende documenten, zoals orderbevestigingen of inkoopfacturen, overeenkomen met de bestelling en/of ontvangst. Dit wordt ook wel 3-way-matching genoemd.
Is er een afwijking in de prijs, aantallen of datum, dan wordt de betreffende regel met een kleur gemarkeerd. Dit unieke markeerproces verloopt geheel automatisch en digitaal. Heb je te maken met inkomende documenten waarop een afwijking voorkomt, dan kun je dus direct aan de slag gaan met een oplossing.
Klaar voor e-facturatie
Met Whitevision verwerk je inkomende én uitgaande e-facturen volledig digitaal. Facturen worden automatisch verwerkt en direct omgezet in boekingsvoorstellen voor je administratie. Afwijkingen worden direct gesignaleerd en kunnen via slimme workflows worden opgelost, zodat je altijd volledige controle houdt over je facturen.
Sinds 1 januari 2026 is Peppol verplicht voor bijna alle B2B-facturen in België. Dit valt onder ViDA (VAT in the Digital Age), het EU-plan om de btw-regels te moderniseren. Ook Nederland volgt: vanaf 2030 wordt e-facturatie de standaard binnen de EU.
Of je nu e-facturen ontvangt via Peppol, Ketenstandaard, e-mail of portalen: alles verloopt via één veilige en overzichtelijke omgeving.
Onze garantie op 100% herkenning
Als je werkzaam bent op de financiële administratie wil je maar één ding: grip houden op je factuurverwerking en processen. Dankzij 100% herkenningsgarantie op data die jij nodig hebt wordt factuurverwerking niet alleen betrouwbaarder, maar ook aanzienlijk efficiënter. Het resultaat: directe tijdwinst, minder handmatig werk en meer grip op je financiële processen.
Met het gebruiksvriendelijke klantportaal heb je altijd en overal inzicht in de status van al je inkomende facturen. Je ziet direct waar een factuur zich bevindt in het verwerkingsproces. Van ontvangst tot uiteindelijke verwerking in het ERP-systeem.
Touchless facturen verwerken
Met touchless factuurverwerking automatiseer je het volledige proces van inkomende facturen. Van ontvangst en herkenning tot verwerking: facturen worden zonder onnodige handmatige stappen voorbereid voor je ERP-systeem.
Dankzij slimme AI-technologie worden facturen automatisch herkend, gecontroleerd en waar mogelijk verrijkt met de juiste gegevens voor verwerking. Zo wordt het grootste deel van het werk al vooraf geautomatiseerd, terwijl jij de regie houdt over de uiteindelijke verwerking in je ERP.
Veelgestelde vragen
Mijn ERP kan XML-facturen direct inlezen. Heb ik Whitevision dan nog nodig?
Ja. Whitevision zorgt dat álle inkomende documenten eenduidig worden verwerkt en gekoppeld aan opdrachten, ontvangsten en grootboekrekeningen. Dit minimaliseert handmatige handelingen en maakt het proces betrouwbaarder en sneller, terwijl je volledige controle behoudt via workflow en visuele controles.
Welke factuurformaten kan Whitevision verwerken en hoe werkt conversie tussen standaarden?
Whitevision kan alle veelgebruikte factuurformaten verwerken, waaronder XML, UBL en INSBOU. Zo kun je facturen naadloos ontvangen en versturen, automatisch verrijken met ERP-gegevens en klaarzetten voor fiattering. PDF-facturen kunnen ook worden herkend en verwerkt met AI-driven herkenning, zodat handmatig aanpassen van bestanden niet nodig is.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Vul het contactformulier in en wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Whitevision Invoice Manager in 5 stappen
Verzamelen
Alle inkomende documenten worden automatisch verzameld in één centrale omgeving. Of ze nu via e-mail, scan, pdf, of XML binnenkomen, alles staat direct op één plek en is klaar voor verwerking.
Herkennen
De software herkent het documenttype en leest automatisch de belangrijkste gegevens uit met AI en OCR. Denk aan leveranciersgegevens, bedragen en factuurregels.
Verwerken
Documenten worden automatisch verwerkt en voorbereid voor het maken van een boeking. Boekingsvoorstellen worden automatisch gegenereerd op basis van eerdere facturen en slimme AI-logica.
Goedkeuren
Documenten worden digitaal goedgekeurd via workflows, zowel op desktop als via de smartphone app. Zo heb je altijd inzicht in de status en kan je snel schakelen bij vragen of afwijkingen.
Inzicht
Je hebt altijd realtime overzicht van je factuurproces via dashboards en rapportages. Zo zie je direct waar actie nodig is en houd je volledige controle over je administratie.
In goed gezelschap
idverde
Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Van Markus Autoschade
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Rhijn Bouw
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
VDR Bouwgroep
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
Vlasman
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Weijman Vastgoedonderhoud
Hoppenbrouwers Techniek
Winters bouw & ontwikkeling
Witte Bouw
Hurks
Woonpartners Midden-Holland
IP Duursma
Zuijl en Weerd
Raedts
REMONDIS
RH Marine
Roessingh
Roozen van Hoppe Groep
Safety Group
Schapers
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Vaessen
Van Berkel Landschap & Infra
Van den Heuvel Afbouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Groenen Groep
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Mansveld
Van der Meijs
MOBIX
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
Paardekooper
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
Proxsys
Bouwgroep Buitenhuis
Braspenning
Breman
Cnossen Infra
DeLaMar Theater
De Zellingen
Dura Vermeer
Effektief
ETB van Keulen
EURAILSCOUT
Feenstra en van Goor
Frans Vink & Zonen
Gebroeders Pol BV
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Kesselaar & ZN
Keus Schoonmaak en Diensten
Bouwbedrijf Rijk
Bouwbedrijf van der Meer
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Blos kinderopvang
Eurotransplant
IP Zanten
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Munckhof
Hét Service Centrum
Verwater
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend