Herken je deze uitdagingen rondom uitgavenbeheer?
In veel organisaties verlopen uitgavenprocessen nog handmatig en versnipperd. Met Whitevision Spend automatiseer je deze processen en centraliseer je alle uitgaven in één overzichtelijk systeem.
- Declaraties en kleine uitgaven kosten veel tijd om te verwerken;
- Facturen van leveranciers, zzp’ers of flexkrachten kloppen niet altijd;
- Creditnota’s en correcties vertragen betalingen;
- Leveranciersafspraken worden lastig gevolgd;
- Finance-afdelingen besteden veel tijd aan controles;
- Managers missen realtime inzicht in budgetten en actuele kosten.
Modules in Spend
Eén centrale oplossing voor al je uitgaven
Uitgaven binnen organisaties ontstaan overal. Vaak lopen deze processen via verschillende systemen, handmatige controles en losse workflows. Dat kost tijd, zorgt voor fouten en maakt het lastig om overzicht te houden in budgetten.
Met Whitevision Spend breng je alle uitgavenprocessen samen in één platform. Van kleine aankopen tot facturatie en declaraties: alles wordt automatisch verwerkt en gekoppeld aan je financiële administratie.
Slim betalen met de Spend card
Met de Spend card kunnen medewerkers veilig en eenvoudig zakelijke uitgaven doen via een fysieke of virtuele betaalkaart. Alle transacties worden automatisch gekoppeld aan de administratie, inclusief bon herkenning en boekingsvoorstellen.
Bonnetjes worden via de app ingediend en door AI automatisch herkend. Datum, bedrag en kostensoort worden direct verwerkt en gekoppeld aan de juiste kostenplaats of afdeling in het ERP-systeem.
Zo verdwijnen handmatige declaraties en krijg je realtime inzicht in alle uitgaven per medewerker, project of afdeling.
Foutloze facturen met Selfbilling
Met Selfbilling draai je het traditionele facturatieproces voor PNIL om. In plaats van facturen achteraf te controleren, keur je eerst uren en kosten goed. Daarna genereert het systeem automatisch de juiste factuur namens de leverancier of zzp’er.
Dit voorkomt fouten, creditnota’s en vertragingen in betalingen. Selfbilling is ideaal voor organisaties die werken met zzp’ers, intermediairs, uitzendkrachten of andere flexibele inzet.
Alle gegevens worden automatisch verwerkt in ERP-, HR- of boekhoudsystemen, waardoor je administratie aanzienlijk eenvoudiger wordt.
Declaraties verwerken in één gestroomlijnd proces
Met de declaratie-app kunnen medewerkers hun onkosten eenvoudig indienen via de smartphone. Door een foto van een bon te maken wordt de declaratie automatisch herkend en verwerkt als boeking in de financiële administratie.
Het systeem ondersteunt verschillende documentformaten zoals PDF’s, digitale bonnen en foto’s van papieren bonnetjes. AI herkent de gegevens en genereert automatisch een verwerkingsvoorstel.
Dankzij flexibele workflows worden declaraties direct naar de juiste goedkeurder gestuurd, waardoor het proces sneller en overzichtelijker wordt.
Veelgestelde vragen
Kan ik ook met mijn mobiel betalen?
Naast fysieke passen kun je ook virtuele kaarten gebruiken. Virtuele kaarten voeg je eenvoudig toe aan je Apple Wallet (Apple Pay) of Google Wallet (Google Pay). Zo kan je direct mobiel betalen met je eigen toestel.
Hoe bespaart selfbilling tijd?
Doordat facturen automatisch worden aangemaakt op basis van goedgekeurde uren en kosten, zijn handmatige controles en correcties niet meer nodig. Organisaties kunnen zo tot 60% tijd besparen in hun facturatieproces.
Hoe werkt declaratieverwerking met Whitevision?
- Scannen of importeren: Medewerkers scannen hun bonnetjes via de Whitevision Smartphone App.
- Automatische herkenning: Slimme technologie leest de bon en vult de declaratie automatisch in.
- Indienen & goedkeuren: De declaratie wordt doorgestuurd naar de manager of budgetverantwoordelijke ter goedkeuring.
- Automatische verwerking: Na goedkeuring wordt de declaratie als factuur verwerkt in het financiële systeem.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Vul het contactformulier in en wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Volledig uitgavenbeheer in 4 stappen
Registreren
Medewerkers registreren uitgaven, declaraties, uren of leveringen eenvoudig digitaal.
Controleren
Het systeem controleert automatisch prijsafspraken, limieten en workflows.
Verwerken
Uitgaven worden automatisch geboekt en gekoppeld aan de juiste administratie.
Inzicht
Realtime dashboards geven direct overzicht over kosten en budgetten.
In goed gezelschap
idverde
Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Van Markus Autoschade
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Rhijn Bouw
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
VDR Bouwgroep
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
Vlasman
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Weijman Vastgoedonderhoud
Hoppenbrouwers Techniek
Winters bouw & ontwikkeling
Witte Bouw
Hurks
Woonpartners Midden-Holland
IP Duursma
Zuijl en Weerd
Raedts
REMONDIS
RH Marine
Roessingh
Roozen van Hoppe Groep
Safety Group
Schapers
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Vaessen
Van Berkel Landschap & Infra
Van den Heuvel Afbouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Groenen Groep
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Mansveld
Van der Meijs
MOBIX
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
Paardekooper
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
Proxsys
Bouwgroep Buitenhuis
Braspenning
Breman
Cnossen Infra
DeLaMar Theater
De Zellingen
Dura Vermeer
Effektief
ETB van Keulen
EURAILSCOUT
Feenstra en van Goor
Frans Vink & Zonen
Gebroeders Pol BV
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Kesselaar & ZN
Keus Schoonmaak en Diensten
Bouwbedrijf Rijk
Bouwbedrijf van der Meer
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Blos kinderopvang
Eurotransplant
IP Zanten
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Munckhof
Hét Service Centrum
Verwater
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend