Van factuur tot boeking
Inkoopfacturen komen binnen via verschillende kanalen en formaten. Traditioneel betekent dat: controleren, coderen, matchen met inkooporders en handmatig klaarzetten voor boeking. Dat kost tijd en zorgt voor variatie in verwerking.
Whitevision herkent facturen automatisch, leest gegevens uit en controleert ze op basis van inkooporders, leveranciersafspraken en eerdere boekingen. Waar mogelijk wordt de factuur direct voorbereid voor boeking in je ERP-systeem. Alleen uitzonderingen vragen nog handmatige beoordeling. Zo verschuift het werk van verwerken naar controleren.
Download whitepaper
Ben je geïnteresseerd in het verbeteren van je financiële- en inkoop administratie? Ontdek de voordelen van Whitevision voor jouw organisatie.
Touchless verwerking
Met Whitevision automatiseer je de volledige factuurstroom waar het kan, zonder controle te verliezen waar het nodig is. Slimme herkenning en validatie zorgen ervoor dat facturen correct worden gekoppeld en verwerkt binnen je bestaande financiële proces.
Dankzij integraties met je ERP- en boekhoudsystemen sluit het proces naadloos aan op je huidige werkwijze. Zo werk je sneller, consistenter en met minder handmatige handelingen, terwijl je altijd inzicht houdt in wat automatisch is verwerkt en wat aandacht nodig heeft.
Veelgestelde vragen
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Indien wij de opdracht mogen uitvoeren, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het type ERP-systeem, of jullie hier al mee werken, en de mate waarin de voorbereidingen zijn getroffen, neemt de implementatie 1 tot 4 dagen in beslag. Deze dagen worden verdeeld over meerdere contactmomenten. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 8 weken.
Tijdens het traject vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. Daarnaast plannen we regelmatig contactmomenten in voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Voorbewerken
Als je berichten ontvangt in een speciale mailbox, is ook mogelijk om de handige E-mail handler te gebruiken. Deze tool leest alle e-mails uit en verwerkt de ontvangen facturen automatisch.
Herkennen
De software maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om boekingsvoorstellen te genereren, verrijkt met OCR-data en de XML-data. Nadat een bericht is herkend, wordt deze in je software systeem geregistreerd.
Goedkeuren
Via een digitale workflow gaat het document langs alle goedkeurders. De workflow is aanpasbaar aan jouw proces. Als je de workflow van Whitevision gebruikt, weet je precies waar en bij wie bijvoorbeeld een inkoopfactuur ligt.
Afronding
Wanneer de laatste goedkeurder akkoord geeft, wordt het document in je softwarte systeem vrijgegeven. Een kopie van de pdf wordt hier ook automatisch gearchiveerd. Je krijgt hier niet alleen het verwerkte document, maar ook alle bijbehorende notities en communicatie te zien.
Je bent in goed gezelschap.
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Keus Schoonmaak en Diensten
Hurks
NEOS
Braspenning
Ervaar 'simplicity'. Vraag een demo aan.
Wil je zien hoe de slimme software van Whitevision je documentverwerking kan stroomlijnen? Vraag een demo aan en ontdek de verbeterde efficiëntie en simplicity die wij voor jou kunnen bieden.
