Zicht op contracten, ruimte voor groei
Je hebt zorgvuldig onderhandeld met leveranciers, afspraken vastgelegd en contracten ondertekend. Toch blijkt in de praktijk dat het benutten van die afspraken niet altijd vanzelf gaat. Medewerkers bestellen vaak op gevoel of bij bekende leveranciers, zonder te checken of daar wel een contract mee is. Daardoor blijven kortingen of bonussen soms liggen en ontstaan er vragen bij de financiële administratie wanneer facturen niet te koppelen zijn aan bestellingen. Zonder goed contract management ontstaat er versnippering en mis je het overzicht.
Gelukkig biedt contract management van Whitevision dé oplossing voor goed contract management. Het zorgt ervoor dat afspraken niet vergeten worden, maar actief toegepast. Zo weet iedereen precies bij wie, hoe en onder welke voorwaarden er besteld moet worden én benut je de voordelen waar je recht op hebt.
Ontdek ‘simplicity’
Neem contact op voor een demo en ervaar hoe contract management tijd bespaart, fouten minimaliseert en volledige grip geeft op al je documenten en processen.
Contract management van A tot Z
Met onze software ontvang je automatisch een seintje bij aflopende contracten, zodat je altijd op tijd kunt verlengen of opzeggen. Iedere contractsoort heeft een eigen digitale workflow, waardoor het opstellen, goedkeuren en beheren van contracten snel en overzichtelijk verloopt. Het volledige proces, van onderhandeling tot goedkeuring, verloopt elektronisch – inclusief meldingen voor actiehouders. Je behoudt centraal inzicht in de status van elk contract, met een duidelijk overzicht van goedkeuringen, inclusief reden en tijdstip. Met Whitevision digitaliseer je contract management van A tot Z. Slim, overzichtelijk en efficiënt.
Grip op je inkoopproces
Een medewerker vindt via de interne catalogus direct het juiste artikel, mét prijs en leveranciersafspraken. Bestellen gaat snel, goedkeuren gebeurt met één klik en de order gaat automatisch naar de leverancier. Zodra de levering binnen is controleert het systeem de factuur op afwijkingen. Bestellingen, ontvangsten en facturen worden automatisch aan elkaar gekoppeld (dit noemen we ‘3-way-matching’). Alles in orde? Dan kan er direct betaald worden.
Met Whitevision breng je meer structuur en overzicht in je inkoopproces dankzij slim contract management. Bestellen, ontvangen, factureren en betalen: alles loopt soepel in elkaar over.
Veelgestelde vragen
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Indien wij de opdracht mogen uitvoeren, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het type ERP-systeem, of jullie hier al mee werken, en de mate waarin de voorbereidingen zijn getroffen, neemt de implementatie 1 tot 4 dagen in beslag. Deze dagen worden verdeeld over meerdere contactmomenten. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 8 weken.
Tijdens het traject vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. Daarnaast plannen we regelmatig contactmomenten in voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Contract management: zo werkt het
Bestellen
Medewerkers vinden direct het juiste artikel in de interne catalogus en plaatsen met goedkeuring eenvoudig hun bestelling.
Automatiseren
Leveringen worden bevestigd en het systeem matcht automatisch de factuur met de bestelling, jij krijgt alleen een seintje bij afwijkingen.
Verwerken
Klopt alles? Dan stelt het systeem de factuur betaalbaar.
Klanten van Whitevision. Je bevindt je in goed gezelschap.
idverde
Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Van Markus Autoschade
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Rhijn Bouw
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
VDR Bouwgroep
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
Vlasman
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Weijman Vastgoedonderhoud
Hoppenbrouwers Techniek
Winters bouw & ontwikkeling
Witte Bouw
Hurks
Woonpartners Midden-Holland
IP Duursma
Zuijl en Weerd
Raedts
REMONDIS
RH Marine
Roessingh
Roozen van Hoppe Groep
Safety Group
Schapers
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Vaessen
Van Berkel Landschap & Infra
Van den Heuvel Afbouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Groenen Groep
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Mansveld
Van der Meijs
MOBIX
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
Paardekooper
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
Proxsys
Bouwgroep Buitenhuis
Braspenning
Breman
Cnossen Infra
DeLaMar Theater
De Zellingen
Dura Vermeer
Effektief
ETB van Keulen
EURAILSCOUT
Feenstra en van Goor
Frans Vink & Zonen
Gebroeders Pol BV
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Kesselaar & ZN
Keus Schoonmaak en Diensten
Bouwbedrijf Rijk
Bouwbedrijf van der Meer
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Blos kinderopvang
Eurotransplant
IP Zanten
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Munckhof
Hét Service Centrum
Verwater
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend