Facturen inboeken met of zonder OCR-software? Vergelijk de twee processen

Wanneer je aan de slag gaat met ‘scan en herken’, heb je bepaalde verwachtingen van een oplossing. Misschien ga je ervan uit dat OCR-software alle facturen volledig automatisch voor je verwerkt in je ERP-pakket. Of dit echt gebeurt, is afhankelijk van de scan- en herken-software die je gebruikt én de mate waarin deze koppelt met je ERP-systeem. Wil je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk maken? Dan kan je het best facturen scannen met slimme OCR-software. Betekent dit dat facturen direct terechtkomen in je ERP-systeem? Om die vraag te beantwoorden, moeten we eerst kijken naar de definitie van een slim OCR-systeem. Hoe werkt dit precies? En waarom is het ontzettend handig als de software optimaal koppelt met jouw ERP-systeem?

Scannen en herkennen met een automatiseringsoplossing

Werk je helemaal niet met ‘scan en herken’, dan moet je de gegevens op inkoopfacturen handmatig overtypen. Dit is een repetitieve, tijdrovende, foutgevoelige taak. Je bent vooral bezig met invoer- en codeerwerk.

Een OCR-oplossing vult de factuurinformatie zoveel mogelijk automatisch in — van factuurdatum, factuurbedrag tot BTW- en KvK-nummer. Op basis van herkenning stelt het systeem een boeking aan je voor. Deze hoef jij alleen nog even te controleren. (Meer weten over OCR-software? Lees onze blog ‘Wat is OCR?‘)

Tijdbesparend? Zeker. Maar in hoeverre? Dát hangt af van je scan- en herken-oplossing. Met slimme OCR-software heb je een flinke streep voor. Deze is namelijk zo intelligent dat hij facturen kan interpreteren zoals een mens dat zou doen. Bovendien heeft een slimme OCR-oplossing het vermogen om facturen te leren verwerken. Middels een eenvoudige trainingsfunctie kan je het systeem steeds slimmer maken. Daarnaast past de software opgedane kennis vanaf dag één toe binnen de hele gebruikerscommunity. Daardoor halen alle gebruikers maximaal voordeel uit het proces van scannen en herkennen!

Optimale koppeling met je ERP-systeem

Scan- en herken-software kan op verschillende manieren koppelen met je ERP-pakket. Het is cruciaal dat de twee leveranciers heel goed met elkaar samenwerken. Soms is een partnership zó nauw dat de ontwikkelaars van beide partijen met elkaar om de tafel zijn gegaan om te zorgen dat jij slechts één programma hoeft te openen: je ERP-systeem. De OCR-software draait dan op de achtergrond om je facturen automatisch te verwerken.

Maar ook als je twee programma’s moet openen, kan de koppeling tussen beide systemen naadloos zijn. In dat geval kan je eveneens efficiënt en probleemloos werken. Om dit te realiseren, moet je wel slimme OCR-software gebruiken. En de leverancier dient de koppeling in nauwe samenwerking met je ERP-partij te hebben geoptimaliseerd.

Wat dit jou precies oplevert? We zetten de voordelen voor je op een rij:

Je profiteert altijd van de beste herkenning. De resultaten worden mettertijd nóg beter, waardoor je inkoopfacturen en andere inkomende documenten steeds vaker in één keer in je administratie kan boeken.
Je tijdbesparing is maximaal, omdat je geen templates hoeft aan te maken (wat bij reguliere OCR-software wel een vereiste is).
Wanneer je de gegevens op een ontvangen document verwerkt in je ERP-systeem, past slimme OCR-software de logica automatisch aan.
De kennis van de gebruikerscommunity maakt dat elke gebruiker facturen en andere binnengekomen documenten snel en efficiënt kan verwerken.
Bij een factuur van een nieuwe leverancier is er bijna altijd direct sprake van 100% herkenning. Dit is namelijk al voor je geregeld. En als je het systeem toch eens moet trainen, kan je ervan uitgaan dat de herkenning de volgende keer meteen goed verloopt!