Inconto
Krijg grip op je inkoopproces met Inconto
Kamp jij met deze knelpunten in je inkoopproces?
Herkenbaar? Dan helpt Inconto jou om snel en eenvoudig grip te krijgen op het volledige inkoopproces — van aanvraag tot betaling. Volledig digitaal, centraal beheerd en gekoppeld aan je ERP-systeem.
- Medewerkers kopen in buiten contracten en afspraken om (maverick buying);
- Je hebt beperkt inzicht in actuele inkoopuitgaven en verplichtingen;
- Bestellingen verlopen via Excel, mail of losse tools — zonder centrale regie;
- Budgetten worden achteraf bijgestuurd in plaats van vooraf bewaakt;
- Leveranciers zijn versnipperd en lastig te beheren;
- Facturen kunnen niet goed worden gematcht aan orders of contracten.
Gecontroleerd inkopen
Veel organisaties in bijvoorbeeld zorg, overheid en zakelijke dienstverlening hebben te maken met decentrale inkoop, weinig zicht op verplichtingen en verrassingen bij factuurverwerking. Bestellingen lopen via mail of Excel, goedkeuring is onduidelijk en contractafspraken worden niet altijd gevolgd. Het gevolg? Onnodige kosten, maverick buying en een gebrek aan grip.
Met de e-procurement oplossing van Inconto breng je structuur aan in je inkoopproces. Medewerkers vragen producten of diensten aan via een interne catalogus of direct bij de leverancier. Elke aanvraag loopt via een workflow, die je zelf instelt. Vervolgens wordt automatisch een inkoopopdracht gegenereerd en kunnen leveringen en facturen moeiteloos gekoppeld worden aan de juiste order. Zo ontstaat inzicht, controle en een sluitend proces.
Inconto is aanpasbaar aan jouw werkwijze en eenvoudig te koppelen aan je ERP-systeem. Je werkt efficiënter, voorkomt verrassingen en creëert rust in je organisatie.
Altijd bij, altijd overzicht
Zeker in organisaties met meerdere vestigingen of afdelingen, zoals in de zorg, gemeenten of onderwijs, is het lastig om overzicht te houden. Wie heeft wat besteld? Welke factuur hoort bij welk contract? En waar blijft de goedkeuring? Dat leidt tot vertraging en uitdagingen.
Met de mobiele app van Inconto heeft je team altijd inzicht én actie bij de hand. Aanvragen, bestellingen en facturen kunnen eenvoudig goedgekeurd of beoordeeld worden – op kantoor of onderweg.
Door de combinatie van inkoopdata, leverinformatie en factuurgegevens ontstaat automatisch een 3-way match. Afwijkingen worden direct zichtbaar en via een gestroomlijnde workflow opgelost. Ook contracten en voorraden zijn eenvoudig in te zien, zodat iedereen werkt binnen kaders. Zo houd je processen in beweging en voorkom je onnodige tussenkomst van finance of control.
Tijd besparen met Inconto in 3 stappen
Aanvragen & goedkeuren
Medewerkers dienen eenvoudig een inkoopaanvraag in via een interne catalogus, webshop of vrije aanvraag. Goedkeuring verloopt volgens vooraf ingestelde workflows – snel en transparant.
Bestellen & ontvangen
Na goedkeuring wordt automatisch een inkooporder gegenereerd. Leveringen worden geregistreerd en gekoppeld aan de juiste order. Zo behoud je controle en traceerbaarheid in het hele proces.
Factuurverwerking & matching
Facturen worden automatisch gematcht met de inkooporder en leveringsgegevens (3-way matching). Afwijkingen worden gesignaleerd en eenvoudig opgepakt via de workflow. Zo minimaliseer je fouten en voorkom je ongewenste betalingen.
In goed gezelschap
Thunnissen
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend
Staedion
Gemeente Apeldoorn
Port of Amsterdam
DVG
Schoonster
Tijdswinst, betrouwbaarheid en meer overzicht: “Elk bedrijf dat inkomende facturen verwerkt, heeft baat bij Whitevision”
Schenkeveld
Cuzo
Zusterz
Kroek & Partners
Beweging 3.0
Alphen op één lijn
Vivent
Nonna Werkt
Mekander
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Verwater
Hét Service Centrum
Dura Vermeer
Automotions
Paardekooper
AC Borst Bouw
Munckhof
Jansen en De Wit
Effektief
Blankers Schoon
De Nijs
IP Zanten
Eurotransplant
Blos kinderopvang
Bibliotheken
BasisBuren
Barli
Aveco de Bondt
Aalberts
YoungCapital
Bouwbedrijf van der Meer
Bouwbedrijf Rijk
De Zellingen
DeLaMar Theater
Cnossen Infra
Breman
Braspenning
Bouwgroep Buitenhuis
Eneco eMobility
ETB van Keulen
Franssen Franken
Kesselaar & ZN
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Gebroeders Pol BV
Frans Vink & Zonen
Keus Schoonmaak en Diensten
Feenstra en van Goor
EURAILSCOUT
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
MOBIX
Van der Meijs
Mansveld
Proxsys
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Schapers
Safety Group
Roozen van Hoppe Groep
Roessingh
RH Marine
REMONDIS
Raedts
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Groenen Groep
Van Dillen Bouwgroep
Van der Weegen Bouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van den Heuvel Afbouwgroep
Van Berkel Landschap & Infra
Vaessen
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
VDR Bouwgroep
Van Wanrooij
Heras Mobile Fencing
Van Rhijn Bouw
Hendriks groep
Veelgestelde vragen
Hoe werkt de koppeling tussen Whitevision en Inconto?
Whitevision integreert naadloos met Inconto en automatiseert de verwerking van inkomende facturen. Door middel van slimme technologie worden factuurgegevens herkend, uitgelezen en correct verwerkt binnen het Inconto-systeem.
Wat maakt de integratie tussen Whitevision en Inconto uniek?
Inconto helpt organisaties bij het stroomlijnen van contractmanagement, inkoop en factuurverwerking. Whitevision voegt hieraan toe:
- Automatische factuurherkenning: Minder handmatige invoer, meer efficiëntie.
- Matching: 3-way-matching van inkomende facturen met bestellingen en verplichtingen op basis van orderregels.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.