Gecontroleerd inkopen
Veel organisaties in bijvoorbeeld zorg, overheid en zakelijke dienstverlening hebben te maken met decentrale inkoop, weinig zicht op verplichtingen en verrassingen bij factuurverwerking. Bestellingen lopen via mail of Excel, goedkeuring is onduidelijk en contractafspraken worden niet altijd gevolgd. Het gevolg? Onnodige kosten, maverick buying en een gebrek aan grip.
Met de e-procurement oplossing van Inconto breng je structuur aan in je inkoopproces. Medewerkers vragen producten of diensten aan via een interne catalogus of direct bij de leverancier. Elke aanvraag loopt via een workflow, die je zelf instelt. Vervolgens wordt automatisch een inkoopopdracht gegenereerd en kunnen leveringen en facturen moeiteloos gekoppeld worden aan de juiste order. Zo ontstaat inzicht, controle en een sluitend proces.
Inconto is aanpasbaar aan jouw werkwijze en eenvoudig te koppelen aan je ERP-systeem. Je werkt efficiënter, voorkomt verrassingen en creëert rust in je organisatie.
Altijd bij, altijd overzicht
Zeker in organisaties met meerdere vestigingen of afdelingen, zoals in de zorg, gemeenten of onderwijs, is het lastig om overzicht te houden. Wie heeft wat besteld? Welke factuur hoort bij welk contract? En waar blijft de goedkeuring? Dat leidt tot vertraging en uitdagingen.
Met de mobiele app van Inconto heeft je team altijd inzicht én actie bij de hand. Aanvragen, bestellingen en facturen kunnen eenvoudig goedgekeurd of beoordeeld worden – op kantoor of onderweg.
Door de combinatie van inkoopdata, leverinformatie en factuurgegevens ontstaat automatisch een 3-way match. Afwijkingen worden direct zichtbaar en via een gestroomlijnde workflow opgelost. Ook contracten en voorraden zijn eenvoudig in te zien, zodat iedereen werkt binnen kaders. Zo houd je processen in beweging en voorkom je onnodige tussenkomst van finance of control.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt de koppeling tussen Whitevision en Inconto?
Whitevision integreert naadloos met Inconto en automatiseert de verwerking van inkomende facturen. Door middel van slimme technologie worden factuurgegevens herkend, uitgelezen en correct verwerkt binnen het Inconto-systeem.
Wat maakt de integratie tussen Whitevision en Inconto uniek?
Inconto helpt organisaties bij het stroomlijnen van contractmanagement, inkoop en factuurverwerking. Whitevision voegt hieraan toe:
- Automatische factuurherkenning: Minder handmatige invoer, meer efficiëntie.
- Matching: 3-way-matching van inkomende facturen met bestellingen en verplichtingen op basis van orderregels.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Tijd besparen met Inconto in 3 stappen
Aanvragen & goedkeuren
Medewerkers dienen eenvoudig een inkoopaanvraag in via een interne catalogus, webshop of vrije aanvraag. Goedkeuring verloopt volgens vooraf ingestelde workflows – snel en transparant.
Bestellen & ontvangen
Na goedkeuring wordt automatisch een inkooporder gegenereerd. Leveringen worden geregistreerd en gekoppeld aan de juiste order. Zo behoud je controle en traceerbaarheid in het hele proces.
Factuurverwerking & matching
Facturen worden automatisch gematcht met de inkooporder en leveringsgegevens (3-way matching). Afwijkingen worden gesignaleerd en eenvoudig opgepakt via de workflow. Zo minimaliseer je fouten en voorkom je ongewenste betalingen.
In goed gezelschap
idverde
Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Van Markus Autoschade
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Rhijn Bouw
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
VDR Bouwgroep
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
Vlasman
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Weijman Vastgoedonderhoud
Hoppenbrouwers Techniek
Winters bouw & ontwikkeling
Witte Bouw
Hurks
Woonpartners Midden-Holland
IP Duursma
Zuijl en Weerd
Raedts
REMONDIS
RH Marine
Roessingh
Roozen van Hoppe Groep
Safety Group
Schapers
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Vaessen
Van Berkel Landschap & Infra
Van den Heuvel Afbouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Groenen Groep
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Mansveld
Van der Meijs
MOBIX
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
Paardekooper
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
Proxsys
Bouwgroep Buitenhuis
Braspenning
Breman
Cnossen Infra
DeLaMar Theater
De Zellingen
Dura Vermeer
Effektief
ETB van Keulen
EURAILSCOUT
Feenstra en van Goor
Frans Vink & Zonen
Gebroeders Pol BV
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Kesselaar & ZN
Keus Schoonmaak en Diensten
Bouwbedrijf Rijk
Bouwbedrijf van der Meer
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Blos kinderopvang
Eurotransplant
IP Zanten
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Munckhof
Hét Service Centrum
Verwater
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend