Kleurrijk wonen

De uitdaging

De financiële administratie van Kleurrijk Wonen verwerkte alle inkoopfacturen handmatig. Dat betekende veel overtypen, foutgevoelig werk en tijdverlies. Daarbij was het essentieel dat gevoelige gegevens, zoals bankrekeningnummers, foutloos en veilig verwerkt werden.

“Wat voor ons heel belangrijk was, is dat het bankrekeningnummer dat op de factuur staat automatisch wordt herkend en daarna niet meer kan worden aangepast,” vertelt Richard de Rover, teamleider financiële administratie. “Op die manier kunnen we alle handmatige controles uitbannen.”

De oplossing

Met DigiData van FileLinx worden de facturen nu automatisch gescand, herkend en ingelezen in het systeem. De oplossing is volledig aangepast aan de wensen van Kleurrijk Wonen.

“Wij hebben precies kunnen aangeven welke gegevens betrouwbaar zijn en welke we liever in de uitval behandelen,” legt De Rover uit. “Dankzij DigiData hoeven wij geen gegevens meer over te tikken. Alles wordt automatisch ingelezen vanaf de PDF of XML. Dat scheelt enorm veel tijd én voorkomt fouten.”

Door de automatische herkenning van bankrekeningnummers en andere cruciale gegevens zijn handmatige tikfouten verleden tijd. Het proces verloopt sneller, betrouwbaarder en veiliger.

De samenwerking

Omdat Kleurrijk Wonen werkt met de ERP-software van Itris, partner van FileLinx, was de keuze voor DigiData een logische stap.

“Itris is ons eerste aanspreekpunt bij eventuele bugs, maar dankzij een consultant van FileLinx hebben we daarnaast ook een rapportage gekregen die inzicht geeft in de doorlooptijd en aantallen facturen. Dat geeft ons veel meer grip op het proces,” vertelt De Rover. “FileLinx schakelde dit rechtstreeks voor ons, snel en soepel.”

Het resultaat

• Volledig digitaal factuurproces: geen overtikken meer, alle gegevens automatisch ingelezen.

• Veiligheid & betrouwbaarheid: bankrekeningnummers zijn direct geborgd, zonder ruimte voor fouten.

• Efficiëntie: enorme tijdsbesparing op de financiële administratie.

• Inzicht: door rapportages meer grip op aantallen en doorlooptijden.