3-way-matching: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Moet je regelmatig een controle uitvoeren tussen een inkooporder, de ontvangsten die daarop staan en de factuur die je uiteindelijk hebt ontvangen? Dan kan 3-way-matching met slimme software uitkomst bieden. Maar hoe werkt dit nu precies? En hoe profiteer jij ervan? In deze blogpost leggen we het uit.

Wat is 3-way-matching? Praktijkvoorbeeld en proces

Stel, een projectleider moet vijf voordeuren bestellen voor de woningen die jouw bedrijf aan het bouwen is. De eerste stap is om een inkooporder aan te maken in het ERP-systeem, waarna de projectleider via de inkoper een bestelling plaatst bij de leverancier. Deze levert de voordeuren op de bouwplaats, waarop de projectleider bekijkt of ze alle vijf in goede orde zijn aangekomen.

Vanaf dat moment ga je op de financiële administratie aan de slag met de factuurverwerking. Als je het proces van 3-way-matching handmatig doorloopt, moet je gaan rondbellen. Eerst contacteer je de inkoper om te vragen of deze vijf deuren heeft besteld. Vervolgens vraag je aan de projectleider of deze vijf deuren heeft ontvangen. Ten slotte moet je de factuur naast de inkooporder leggen en controleren of de twee documenten overeenkomen. Een arbeidsintensieve taak die veel tijd kost. Kan je die niet sneller afhandelen?

Absoluut — en wel als je het proces geautomatiseerd laat verlopen. Slimme OCR-software brengt in één oogopslag in beeld dat je vijf deuren hebt besteld en ontvangen, welk bedrag is overeengekomen en welk bedrag er op de factuur staat. Je kan dus drie verschillende elementen in één keer controleren. Een handige manier van 3-way-matching waarbij je de afzonderlijke facturen niet telkens hoeft te matchen met inkooporders!

Hoe maak je een 3-way-match met slimme software?

Het proces begint in je ERP-systeem. Daar maak je een inkooporder aan, die een leidinggevende eventueel kan goedkeuren zodat de order geplaatst kan worden. Nadat je de bestelling hebt geplaatst en deze is binnengekomen, verandert de status in het ERP-systeem in ‘ontvangen’.

Op het moment dat je de factuur binnenkrijgt, haalt slimme OCR-software automatisch de bestelling en ontvangst(en) op om direct te controleren of deze matchen.

Is er sprake van een 100% match (of wordt er voldaan aan een afgestemd marge), dan kan het systeem de factuur automatisch boeken en betaalbaar stellen in het ERP-systeem.

Matcht het factuurbedrag niet met de inkooporder? In dat geval geeft de software een signaal, zodat je kan onderzoeken wat er verkeerd is gegaan. Indien nodig kan je binnen het systeem advies vragen aan een collega. Deze communicatie wordt gelogd, zodat je alle berichten op een later moment kan naslaan. Ook kunnen alle betrokkenen zien waar een factuur zich momenteel bevindt en waarom deze nog niet is geboekt of betaald. Handig, want zo behoud je te allen tijde het overzicht!

Wat zijn de voordelen van automatisering?

Als je met inkooporders werkt en het verwerkingsproces aan de voorkant automatiseert, hoef je op de financiële administratie een stuk minder handelingen te verrichten. Zoals we hierboven hebben uitgelegd, wordt een factuur bij een match geheel automatisch geboekt en betaalbaar gesteld. En is er geen match, dan wijst de software je hier direct op.

Dit betekent dat je alleen nog andersoortige facturen (zoals kostenfacturen) hoeft te verwerken. Daardoor kan je veel repetitieve taken elimineren. je werkt dus sneller en efficiënter, waardoor je tijd overhoudt voor werkzaamheden die je meer uitdaging bieden en waarvan je gelukkiger wordt!