Btw-vrijgestelde prestaties makkelijk beheren met Selfbilling

Btw-vrijgestelde prestaties brengen vaak extra uitdagingen met zich mee voor intermediairs en bemiddelaars. Je werkt dagelijks met zzp’ers, freelancers en klanten, en die driepartijenrelatie kan zorgen voor een complexe en tijdrovende administratie. Denk aan urenfacturen namens de zzp’er, provisiefacturen voor klant én leverancier, en het onderscheid tussen reguliere en btw-vrijgestelde prestaties. Het risico op fouten ligt dan al snel op de loer.

Met Selfbilling houd je het overzicht. Onze software automatiseert het facturatieproces en voorkomt misverstanden. We bieden twee modellen:

Twee modellen voor verschillende situaties

Driepartijenmodule – speciaal voor beroepsgroepen met btw-vrijgestelde prestaties, zoals zorg en onderwijs. Denk aan een freelance verpleegkundige of invaldocent.
Tussenkomstmodel – voor reguliere prestaties waarbij btw wél van toepassing is, bijvoorbeeld in de zakelijke dienstverlening.

Laten we er dieper induiken:

Btw-vrijgestelde prestaties (driepartijenmodule)

Bij btw-vrijgestelde prestaties is het belangrijk dat de facturatie correct verloopt. Selfbilling regelt dit automatisch:

Verkoopfactuur namens de zzp’er: Selfbilling verstuurt een factuur naar jouw klant, vrijgesteld van btw. De klant betaalt rechtstreeks aan de zzp’er.
Provisiefactuur voor bemiddeling: Daarnaast genereert Selfbilling één of twee facturen voor jouw bemiddelingsprovisie, waarop wél btw wordt berekend.

Zo blijft alles transparant en juridisch correct. Jij hoeft niet handmatig te puzzelen met uitzonderingen of aparte regels.

Reguliere prestaties (tussenkomstmodel)

Bij het tussenkomstmodel werkt het net iets anders:

Selfbilling maakt automatisch een self-billingfactuur voor de zzp’er op basis van goedgekeurde uren.
Tegelijkertijd gaat er een factuur naar de klant met jouw marge.
Over beide facturen wordt btw gerekend, volledig conform de wetgeving.

Het resultaat? Een strak proces zonder losse Excel-bestanden of handmatige berekeningen.

Waarom is dit belangrijk?

De combinatie van btw-vrijgestelde en btw-belaste prestaties maakt administratie complex. Zeker als je met meerdere zzp’ers en klanten werkt. Een fout in btw-afhandeling kan leiden tot naheffingen of reputatieschade. Met Selfbilling voorkom je dat:

Automatische btw-toepassing: Het systeem weet precies wanneer btw wel of niet van toepassing is.
Correcte facturen: Alle documenten voldoen aan wettelijke eisen en kunnen elektronisch (UBL/XML) worden aangeleverd.
Grip op geldstromen: Je ziet direct wie wat betaalt en welke provisie is berekend.

De voordelen op een rij

Tijdwinst – Het handmatig controleren van facturen, het nakijken van uren en het berekenen van btw kost vaak uren per week. Met Selfbilling wordt in één systeem verwerkt, waardoor je tijd overhoudt voor belangrijkere taken.
Minder fouten – Handmatige processen zijn gevoelig voor fouten: dubbele facturen, verkeerde bedragen of een verkeerd btw-tarief komen vaker voor dan je denkt. Selfbilling voorkomt dit door alle gegevens centraal vast te leggen en automatisch te verwerken.
Transparantie – Voor klanten en zzp’ers is duidelijkheid essentieel. Met Selfbilling krijgen alle partijen inzicht in het facturatieproces. Facturen zijn altijd correct, overzichtelijk en voldoen aan de wettelijke eisen. Dit voorkomt discussies en versterkt het vertrouwen tussen jou, je klanten en de professionals waarmee je werkt.
Compliance – De fiscale regels rondom btw en driepartijenrelaties kunnen complex zijn. Selfbilling zorgt ervoor dat je altijd voldoet aan de wet- en regelgeving.
Integratie – Selfbilling werkt niet op zichzelf, maar sluit naadloos aan op jouw bestaande systemen. Dankzij koppelingen met boekhoudsoftware, HR-tools en urenregistraties verloopt het hele proces soepel. Geen dubbele invoer, geen losse Excel-bestanden, alles is verbonden en geautomatiseerd.

Slimmer werken in een complexe markt

De zorg, het onderwijs en andere sectoren met btw-vrijstellingen staan onder druk. Administratieve lasten nemen toe, terwijl de vraag naar flexibiliteit groeit. Selfbilling helpt je om grip te houden op deze complexe processen. Geen factuurstress, geen fouten, geen tijdverlies, gewoon een systeem dat doet wat het moet doen.