Altijd de juiste versie
Verspreide documenten zorgen vaak voor vertraging, fouten en onzekerheid. Met document management ofwel zaaksysteem werk je altijd met de meest actuele versie van een document.
Alle documenten worden automatisch centraal opgeslagen en gekoppeld aan de juiste dossiers of processen. Hierdoor ontstaat één overzichtelijke en gestructureerde informatieomgeving.
Dashboards geven realtime inzicht in de status van documenten en workflows. Zo zie je direct welke documenten in behandeling zijn, welke goedkeuring nodig hebben en waar acties openstaan.
Direct in actie komen
Documenten zijn direct beschikbaar binnen je organisatie en eenvoudig te gebruiken in de juiste context. Via metadata, zoekfuncties en dossierstructuur vind je snel wat je nodig hebt, zonder te zoeken in losse systemen.
Documenten kun je eenvoudig delen, toewijzen of koppelen aan dossiers en opvolging. Zo zorg je ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt en niet blijft hangen in losse inboxen of mappen.
Binnen je organisatie behoud je altijd overzicht over de status en context van documenten, zodat iedereen met de juiste informatie werkt.
Veiligheid en compliance gegarandeerd
Alle documenten worden beheerd met versiebeheer, toegangsrechten en logging van alle acties. Hierdoor weet je altijd wie wat heeft bekeken of gewijzigd.
Gevoelige informatie blijft beschermd en het systeem ondersteunt werken volgens geldende compliance-eisen. Zo verklein je risico’s op fouten, datalekken en ongeautoriseerde toegang.
Medewerkers kunnen efficiënt werken binnen hun toegestane rechten, terwijl jij volledige controle houdt over je informatie.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt Document Management Systeem samen met Microsoft?
Het DMS kan volledig integreren met Microsoft-producten. Je kunt gebruikmaken van SSO (Single Sign-On), documenten online en offline bewerken, bestanden opslaan in SharePoint en naadloos koppelen met Outlook.
Hoe veilig zijn mijn documenten?
Je documenten kunnen worden opgeslagen in SharePoint of in de private cloud. Daarnaast kun je binnen het DMS bestanden afschermen met een two-factor code voor extra beveiliging.
Kan ik ook externe partijen toegang geven?
Ja, documenten kunnen veilig gedeeld worden met externe partijen via de geïntegreerde sharingportal, zodat samenwerking eenvoudig en gecontroleerd verloopt.
Is het systeem AVG- en ISO/NEN-compliant?
Ja, volledig. Je data blijft veilig en voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.
Hoe werkt de digitale handtekening?
Het platform biedt drie manieren van digitale handtekening:
- Logging via een workflow-knop
- Een digitale handtekening direct geïntegreerd in het DMS
- Een gecertificeerde digitale handtekening voor contracten via integratie met SignRequest
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Vul het contactformulier in en wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Zo werkt het in drie stappen
Centraal opslaan
Documenten en e-mails worden automatisch opgeslagen in één centrale omgeving.
Altijd up-to-date
Versies worden automatisch beheerd, zodat iedereen met de juiste informatie werkt.
Automatisch verwerken
Workflows en goedkeuringen verlopen automatisch, met realtime inzicht in de status.
Klanten van Whitevision. Je bevindt je in goed gezelschap.
idverde
Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Van Markus Autoschade
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Rhijn Bouw
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
VDR Bouwgroep
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
Vlasman
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Weijman Vastgoedonderhoud
Hoppenbrouwers Techniek
Winters bouw & ontwikkeling
Witte Bouw
Hurks
Woonpartners Midden-Holland
IP Duursma
Zuijl en Weerd
Raedts
REMONDIS
RH Marine
Roessingh
Roozen van Hoppe Groep
Safety Group
Schapers
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Vaessen
Van Berkel Landschap & Infra
Van den Heuvel Afbouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Groenen Groep
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Mansveld
Van der Meijs
MOBIX
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
Paardekooper
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
Proxsys
Bouwgroep Buitenhuis
Braspenning
Breman
Cnossen Infra
DeLaMar Theater
De Zellingen
Dura Vermeer
Effektief
ETB van Keulen
EURAILSCOUT
Feenstra en van Goor
Frans Vink & Zonen
Gebroeders Pol BV
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Kesselaar & ZN
Keus Schoonmaak en Diensten
Bouwbedrijf Rijk
Bouwbedrijf van der Meer
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Blos kinderopvang
Eurotransplant
IP Zanten
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Munckhof
Hét Service Centrum
Verwater
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend