Fraude met facturen voorkomen? Investeer in een workflow-systeem!

Fraude met facturen is een groeiend probleem voor organisaties. Je hebt vast weleens een spookfactuur voorbij zien komen. En de alom gevreesde phishingmail, die een dringend betalingsverzoek doet aan een financieel-administratief medewerker, zal je ook niet vreemd zijn. De vraag is: hoe ga je zulke pogingen tot fraude op een effectieve manier tegen?

In een eerdere blog beschreven we al dat de SMART-OCR-oplossing van WhiteVision een standaardfunctionaliteit heeft om spookfacturen te detecteren. Als gebruiker word je hier vervolgens op geattendeerd, zodat je actie kunt ondernemen. Toen we onlangs samen nadachten over fraude met facturen, realiseerden wij ons dat goede workflow-software óók heel geschikt is ter voorkoming van phishingmails. Hoe? Dat delen we graag met je in deze blog.

Digitale workflow: consequentie, bewaking én efficiëntie

Hét kenmerk van een workflow-systeem is dat het je helpt om bestaande werkprocessen te automatiseren en te optimaliseren. Het geeft overzicht, laat je efficiënter werken en zorgt dat je tijd overhoudt voor zaken die er écht toe doen. Tegelijkertijd geeft een workflow je ook de mogelijkheid om je proces te formaliseren. Wat dit betekent? Stel, je wilt een betaling doen op basis van een binnengekomen factuur. Dit proces doorloop je telkens op dezelfde manier – de inkoopfactuur wordt op uniforme wijze geregistreerd, gearchiveerd en geboekt om vervolgens te worden rondgestuurd ter fiattering. Zijn alle handtekeningen gezet, dan kan de factuur definitief worden geboekt, zodat je kunt overgaan tot betaling. Een standaardproces binnen elk bedrijf – of je nu digitaal of handmatig werkt.

De herhaling van dit proces is afhankelijk van de mate van automatisering. Simpeler gezegd: een goed en duidelijk werkproces is steeds hetzelfde – en automatisering kan het consequent uitvoeren en bewaken daarvan aanzienlijk bevorderen. Daarom is het verstandig om in een digitale workflow te investeren.

Phishingmails en fraude met facturen ondervangen: gebruik een workflow-systeem

Een goede workflow-oplossing handelt terugkerende werkzaamheden af én bewaakt de consistentie daarin. Als medewerker en procesbewaker op de financiële administratie hoef jij zo’n systeem slechts één keer goed in te richten. Vervolgens kun je je volledig concentreren op afwijkingen en uitzonderingen. Komt er bijvoorbeeld een phishingmail binnen, dan geeft het systeem je automatisch een signaal. De kans dat je zo’n bericht er tijdig uitfiltert is daardoor vele malen groter!

Heb je interesse in een workflow-systeem om je organisatie nóg beter te beschermen tegen fraude met facturen? Of is je beveiliging al zeer sterk, maar kun je nog wel de nodige efficiëntieslagen maken? Neem gerust eens contact met ons op. Wij hebben oplossingen voor alle soorten behoeftes.