Nieuwe Archiefwet in 2027: wat verandert er voor financiële administratie en inkoop?

Waarom komt er een nieuwe Archiefwet?

De huidige Archiefwet stamt uit 1995. Sindsdien is er veel veranderd. Papieren dossiers hebben grotendeels plaatsgemaakt voor digitale documenten, e-mails, berichten en workflows. De bestaande wet sluit daardoor niet altijd goed aan op de manier waarop organisaties tegenwoordig informatie ontvangen, verwerken en bewaren. De nieuwe Archiefwet maakt duidelijk dat archiveren niet pas begint wanneer een document naar het archief gaat. Goed informatiebeheer start direct bij het ontvangen of maken van een document. Vanaf dat moment moet duidelijk zijn wat het document is, bij welk proces het hoort en hoelang het moet worden bewaard.

Een belangrijke verandering binnen de Archiefwet is de kortere overbrengingstermijn. Documenten die blijvend bewaard moeten worden, gaan voortaan binnen tien jaar naar een archiefdienst. Op dit moment is die termijn nog twintig jaar. Hierdoor komt belangrijke overheidsinformatie eerder beschikbaar voor burgers, journalisten en onderzoekers. Daarnaast moeten overheidsorganen duidelijke beheerregels opstellen. Daarin staat bijvoorbeeld wie verantwoordelijk is voor het informatiebeheer, welke maatregelen per documentcategorie gelden en hoe de kwaliteit wordt gecontroleerd. Niet ieder document hoeft voor altijd te worden bewaard. Selectiebesluiten bepalen welke informatie blijvend wordt bewaard en welke documenten na een vastgestelde termijn moeten worden vernietigd.

Voor welke organisaties geldt de Archiefwet?

De Archiefwet geldt voor overheidsorganen, zoals gemeenten, provincies, ministeries en waterschappen. Ook zelfstandige bestuursorganen en andere organisaties die met openbaar gezag zijn bekleed, kunnen met de Archiefwet te maken krijgen. Voor reguliere commerciële organisaties geldt de Archiefwet niet automatisch. Zij moeten zich wel houden aan andere wetgeving, zoals de fiscale bewaarplicht en de AVG.

Voert jouw organisatie werkzaamheden uit voor een overheidsinstantie? Dan betekent dit niet direct dat de Archiefwet op jouw organisatie van toepassing is. Opdrachtgevers kunnen wel eisen stellen aan de manier waarop je documenten verwerkt, bewaart, aanlevert en overdraagt. Breng daarom tijdig in kaart welke wettelijke verplichtingen en contractuele afspraken voor jouw organisatie gelden.

Wat betekent de Archiefwet voor financiële documenten?

Binnen financiële administratie en inkoop komen documenten via verschillende kanalen binnen. Facturen ontvang je bijvoorbeeld per e-mail, via Peppol of vanuit een leveranciersportaal. Contracten staan mogelijk in een aparte omgeving, terwijl goedkeuringen via een workflow verlopen. Wanneer informatie over verschillende mailboxen, mappen en systemen is verspreid, kost het veel tijd om een compleet dossier samen te stellen. Ook neemt het risico toe dat documenten zoekraken, niet volledig worden bewaard of niet op tijd worden vernietigd.

Vanaf ontvangst moet daarom duidelijk zijn bij welk proces een document hoort, wie het heeft behandeld en welke bewaartermijn van toepassing is. Ook de samenhang tussen documenten is belangrijk. Een factuur zonder bijbehorende order, overeenkomst, ontvangstregistratie of goedkeuringshistorie vertelt maar een deel van het verhaal. Een zoekfunctie alleen is niet voldoende om aan de eisen van de Archiefwet te voldoen. Betrouwbare metadata, versiebeheer, toegangsrechten en een volledige audittrail zijn minstens zo belangrijk. Zo kun je een document niet alleen terugvinden, maar ook aantonen waar het vandaan komt en welke handelingen ermee zijn uitgevoerd.

Hoe helpt slimme IDP-software bij de Archiefwet?

Slimme IDP-software helpt organisaties om inkomende documenten centraal te ontvangen en automatisch te verwerken. De software herkent relevante gegevens, bepaalt om welk documenttype het gaat en koppelt het document aan de juiste administratie, leverancier, order of dossier. Ook metadata kan automatisch worden vastgelegd. Denk aan de ontvangstdatum, documentsoort, verantwoordelijke afdeling, status en bewaartermijn. Hierdoor ontstaat vanaf het begin een compleet en navolgbaar dossier. Dat verkleint de kans dat informatie verdwijnt in mailboxen, persoonlijke mappen of losse systemen.

Koppelingen met financiële systemen, inkoopoplossingen en documentmanagementsystemen voorkomen dat medewerkers gegevens handmatig moeten overnemen. Dat bespaart tijd, verlaagt de foutkans en maakt documenten eenvoudiger terug te vinden. Software zorgt niet automatisch voor naleving van de Archiefwet. Duidelijke verantwoordelijkheden, actuele beheerregels, passende selectiebesluiten en periodieke controles blijven nodig. Technologie ondersteunt het proces, maar een goede inrichting vormt de basis.

Bereid je voor op de Archiefwet van 2027

De nieuwe Archiefwet vraagt om grip op de volledige levenscyclus van een document. Van ontvangst en verwerking tot bewaring, overdracht of vernietiging. Breng daarom nu al in kaart welke documenten je ontvangt, via welke kanalen ze binnenkomen en waar ze worden opgeslagen. Controleer welke metadata je vastlegt en hoe je bewaartermijnen toepast. Door documentverwerking en archivering als één doorlopend proces in te richten, bereid je je voor op de eisen uit de Archiefwet. Tegelijkertijd voorkom je zoekwerk, verminder je handmatige handelingen en houd je meer controle over je financiële en inkoopprocessen.