Beheer de risico's
Fouten en fraude kunnen op verschillende momenten in het purchase-to-payproces ontstaan, bijvoorbeeld door ongeautoriseerde bestellingen, afwijkende leveranciersgegevens of dubbele facturen.
Met handmatige invoer en controles buiten het systeem neemt de kans op fouten toe en is het lastiger om wijzigingen en goedkeuringen te volgen.
Whitevision brengt documenten, gegevens en processtappen samen in één digitaal proces. Zo worden afwijkingen sneller gesignaleerd, zijn controles beter geborgd en is altijd inzichtelijk wie welke stap heeft uitgevoerd.
Herken afwijkingen
Controles helpen om fouten en afwijkingen vroegtijdig zichtbaar te maken. Leveranciersgegevens kunnen bijvoorbeeld worden vergeleken met bekende stamgegevens, zoals IBAN, btw-nummer en leveranciersnummer. Afwijkingen kunnen zo worden beoordeeld voordat een document verder wordt verwerkt.
Dubbele factuur controle herkent of een factuur met hetzelfde factuurnummer, leverancier of bedrag al eerder is verwerkt. Zo verklein je de kans op dubbele boekingen of betalingen.
Matching biedt extra controle op de samenhang tussen processtappen. Met matching controleer je of goederen of diensten daadwerkelijk zijn ontvangen en worden verschillen in aantallen, prijzen en bedragen eerder zichtbaar.
Controles bij iedere stap
Een betrouwbaar purchase-to-payproces vraagt om duidelijke verantwoordelijkheden. Niet iedere medewerker hoeft dezelfde informatie te kunnen bekijken, wijzigen of goedkeuren. Ook vraagt niet iedere bestelling, factuur of betaling om dezelfde controle.
Met een workflow bepaal je wie een document moet beoordelen. De route kan bijvoorbeeld afhangen van de administratie, leverancier, kostenplaats, het project of het bedrag. Meerdere goedkeuringsstappen zijn mogelijk, bijvoorbeeld eerst door de budgethouder en daarna door een financieel verantwoordelijke.
Met rollen en rechten bepaal je welke informatie medewerkers mogen bekijken en welke handelingen zij mogen uitvoeren.
Van controle naar bewijs
Compliance betekent niet alleen volgens afspraken werken, maar ook kunnen aantonen welke controles zijn uitgevoerd, wie een beslissing nam en wanneer.
De audittrail legt wijzigingen, controles, opmerkingen, goedkeuringen en andere procesinformatie digitaal vast. Zo kun je bij vragen van een accountant, collega of auditor eenvoudig terugvinden:
- Wanneer een document is ontvangen of verwerkt
- Welke gegevens zijn herkend of aangepast
- Welke controles zijn uitgevoerd
- Welke afwijkingen zijn geconstateerd
- Wie een document heeft bekeken of goedgekeurd
- Welke route het document heeft doorlopen
Veelgestelde vragen
Voorkomt Whitevision alle vormen van fraude?
Nee. Geen enkele softwareoplossing kan garanderen dat alle vormen van fraude worden voorkomen.
Whitevision helpt wel om risico’s te verkleinen met vaste digitale processen, controles op gegevens, matching, autorisatiestromen, rollen en rechten en een audit trail. Hierdoor worden afwijkingen eerder zichtbaar en zijn processen minder afhankelijk van handmatige invoer, losse mailboxen en informele afspraken.
Hoe helpt Whitevision bij compliance binnen purchase to pay?
Whitevision helpt om controles, wijzigingen en goedkeuringen volgens een vast digitaal proces uit te voeren en vast te leggen.
Met de audit trail kun je terugvinden welke stappen een document heeft doorlopen en wie een handeling heeft uitgevoerd. Hierdoor kun je eenvoudiger aantonen dat de ingerichte procedures zijn gevolgd.
Je organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor een inrichting die aansluit op de toepasselijke wet en regelgeving, bewaarplichten, privacyregels en interne richtlijnen.
Ondersteunt Whitevision functiescheiding?
Ja. Met autorisatiestromen, rollen en rechten kun je verantwoordelijkheden verdelen tussen medewerkers die documenten verwerken, controleren en goedkeuren.
Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een medewerker gegevens wel mag verwerken, maar niet zelfstandig mag goedkeuren. Ook kunnen extra goedkeuringsstappen worden toegevoegd voor bepaalde bedragen, leveranciers, kostenplaatsen of projecten.
De uiteindelijke inrichting en bevoegdheden worden afgestemd op de processen en het interne beleid van je organisatie.
Kan Whitevision gewijzigde leveranciersgegevens herkennen?
De precieze controlemogelijkheden zijn afhankelijk van het gekoppelde ERP systeem, de beschikbare stamgegevens en de inrichting van het proces.
Bij bepaalde koppelingen kunnen gegevens op een document worden vergeleken met de leveranciersgegevens die in het ERP systeem zijn vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan het IBAN, btw-nummer of leveranciersnummer.
Een verschil wordt hierdoor zichtbaar en kan worden beoordeeld voordat het proces verdergaat.
Hoe helpt matching bij het herkennen van afwijkingen?
Matching vergelijkt gegevens uit verschillende stappen van het inkoopproces.
Met 3-way-matching wordt ook gecontroleerd of de goederen of diensten zijn ontvangen. Hierdoor worden verschillen in prijzen, aantallen en bedragen eerder zichtbaar en kan een afwijking worden beoordeeld voordat een factuur wordt goedgekeurd.
Welke rol speelt Peppol bij een betrouwbaar proces?
Peppol is een netwerk voor de gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische facturen en andere zakelijke documenten.
Whitevision is Peppol Access Provider en ondersteunt het ontvangen en versturen van e-facturen via dit netwerk. Gegevens worden gestructureerd tussen systemen uitgewisseld, waardoor minder handmatige invoer nodig is en de kans op invoerfouten afneemt.
Peppol voorkomt fraude niet automatisch. Het draagt wel bij aan een gestandaardiseerde en beter controleerbare uitwisseling van gegevens.
Kunnen documenten digitaal worden gearchiveerd?
Ja. Whitevision ondersteunt het digitaal verwerken en beschikbaar houden van documenten en bijbehorende procesinformatie.
Documenten blijven gekoppeld aan gegevens, wijzigingen, controles, goedkeuringen en processtappen. Hierdoor ontstaat een digitaal dossier dat eenvoudig kan worden teruggevonden bij interne en externe controles.
Je organisatie blijft verantwoordelijk voor een inrichting die voldoet aan de toepasselijke bewaarplicht, privacywetgeving en eigen richtlijnen.
Werkt Whitevision samen met ons ERP systeem?
Whitevision biedt koppelingen met verschillende ERP systemen en boekhoudsystemen.
Welke gegevens, controles, supplier checks en mogelijkheden voor matching beschikbaar zijn, verschilt per koppeling en inrichting. Tijdens een gesprek brengen we in kaart hoe Whitevision op jouw bestaande omgeving kan aansluiten.
Is Whitevision alleen geschikt voor factuurverwerking?
Nee. Factuurverwerking is een belangrijk onderdeel, maar de controle begint eerder in het purchase to pay proces.
Whitevision helpt om documenten, gegevens, controles en goedkeuringen binnen verschillende processtappen digitaal met elkaar te verbinden. Welke onderdelen worden ondersteund, hangt af van de gekozen oplossing, koppelingen en inrichting.
Is een digitale workflow ook geschikt voor kleinere organisaties?
Ja. Een duidelijke workflow is niet alleen relevant voor grote organisaties.
Ook bij kleinere processen helpen autorisatiestromen, controles, rollen en rechten en een audittrail om verantwoordelijkheden helder te houden en handmatige fouten te verminderen.
De inrichting kan worden afgestemd op de omvang en complexiteit van je organisatie.
Zo helpt Whitevision je in drie stappen
Ontvangen en herkennen
Documenten komen digitaal binnen via bijvoorbeeld PDF of XML. Whitevision herkent en controleert de gegevens en maakt ze klaar voor verdere verwerking.
Controleren en goedkeuren
Documenten worden gecontroleerd, gematcht met bestellingen en ontvangsten en doorgestuurd naar de juiste medewerker. Acties, afwijkingen en de status blijven inzichtelijk.
Verwerken en archiveren
Na goedkeuring worden documenten verwerkt in het ERP of boekhoudsysteem. Alle gegevens, controles en goedkeuringen blijven digitaal beschikbaar in de audittrail.
In goed gezelschap
idverde
Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Van Markus Autoschade
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Rhijn Bouw
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
VDR Bouwgroep
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
Vlasman
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Weijman Vastgoedonderhoud
Hoppenbrouwers Techniek
Winters bouw & ontwikkeling
Witte Bouw
Hurks
Woonpartners Midden-Holland
IP Duursma
Zuijl en Weerd
Raedts
REMONDIS
RH Marine
Roessingh
Roozen van Hoppe Groep
Safety Group
Schapers
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Vaessen
Van Berkel Landschap & Infra
Van den Heuvel Afbouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Groenen Groep
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Mansveld
Van der Meijs
MOBIX
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
Paardekooper
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
Proxsys
Bouwgroep Buitenhuis
Braspenning
Breman
Cnossen Infra
DeLaMar Theater
De Zellingen
Dura Vermeer
Effektief
ETB van Keulen
EURAILSCOUT
Feenstra en van Goor
Frans Vink & Zonen
Gebroeders Pol BV
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Kesselaar & ZN
Keus Schoonmaak en Diensten
Bouwbedrijf Rijk
Bouwbedrijf van der Meer
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Blos kinderopvang
Eurotransplant
IP Zanten
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Munckhof
Hét Service Centrum
Verwater
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend