Spring naar content

Pdf en OCR: hoe lees je pdf-documenten uit met OCR-software?

Op de financiële administratie krijg je een veelheid aan documenten binnen. Vaak gaat het om pdf’s. En deze wil je op de meest efficiënte manier verwerken. Hoe pak je dat aan? Wie processen serieus wil optimaliseren, kan tegenwoordig niet meer zonder automatiseringsoplossingen. In dat kader heb je misschien de term ‘pdf OCR’ gegoogeld. Je weet dat OCR (de afkorting voor ‘Optical Character Recognition’) iets kan betekenen in het verwerken van pdf-documenten, zoals inkoopfacturen. Maar wat precies?

OCR + pdf-bestanden: korte uitleg

Gescande documenten en pdf-documenten converteren tot digitale versies die je kan bewerken en archiveren: dát is wat OCR-software doet. Je zet contracten, brieven, artikelen, handleidingen en rapporten in een handomdraai om naar bewerkbare teksten.

Patroonherkenning ligt ten grondslag aan OCR. Nadat de software een tekst heeft gescand, destilleert hij letters, cijfers en leestekens op pixelniveau. Hier komen woorden en tekst uit. Het resultaat: een doorzoekbaar digitaal document dat je kan bewerken. (Meer weten? Lees onze blog ‘Wat is OCR?‘)

OCR wordt vaak ingezet om inkoopfacturen, declaraties, werkbonnen, servicemeldingen en hr-dossiers uit te lezen. Waarom? Dit zijn veelal pdf’s die financieel-administratief medewerkers van oudsher overtypen. Lees je een pdf-bestand uit met OCR, dan hoef je deze tijdrovende, foutgevoelige taak niet meer uit te voeren. Handig, want zo houd je tijd over voor niet-repeterende werkzaamheden die je uitdaging bieden en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.

 

Slimme OCR-software: de verstandigste keuze

Reguliere OCR-software doet eigenlijk niets meer dan documenten omzetten naar tekst. Aan deze basale vorm van tekstherkenning heb je in de praktijk niet veel, omdat je dan alsnog een interpretatieslag moet doen. Een slim OCR-systeem biedt uitkomst: het herkent de gegevens op pdf-documenten en interpreteert deze om een logisch resultaat aan je te presenteren. Een voorbeeld: als er 6 cijfers achter het woord ‘factuurnummer’ staan, begrijpt het OCR-systeem de context en herkent het de cijfers als het factuurnummer.

In sommige gevallen herkent de OCR-software een bepaald element op het pdf-document niet in één keer. Op zulke momenten kan je het systeem trainen door eenvoudig aan te klikken wat het had moeten herkennen. Omdat slimme OCR-software een zelflerend vermogen heeft, zal de herkenning van het bewuste element de volgende keren wél goed gaan. Bovendien profiteren alle gebruikers van de ‘geleerde les’, omdat deze wordt doorgevoerd in het systeem!

 

De waarde van een totaaloplossing

Nadat het OCR-systeem de velden op een pdf-document heeft herkend, doet het een geautomatiseerd voorstel. Dit betekent dat jij de afzonderlijke velden niet meer handmatig hoeft in te vullen wanneer je een pdf-bestand verwerkt.

Maar daar hoeft het niet bij op te houden. Als je voor iedere pdf OCR inzet, is het vaak ook mogelijk om andere handelingen in je administratieve proces te automatiseren. Ben je hierin geïnteresseerd, kies dan voor een totaaloplossing. Hiermee kan je inkoopfacturen met een projectnummer bijvoorbeeld automatisch koppelen aan een bepaalde projectleider, zodat deze de factuur ter goedkeuring ontvangt. Dit verloopt via geavanceerde workflow-software, die het mogelijk maakt om een herkende factuur altijd en overal digitaal te accorderen.

 

Wil je nog meer weten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief of volg onze LinkedIn pagina!

Whitevision_portret Cecko

Kunnen we ergens mee helpen?

Neem contact op

Onze voordelen

  • Meer dan 2.350 klanten

  • Werk efficiënter

  • Bespaar tijd & geld

Sfeerfoto Ipad ppt

Efficiënter werken met OCR?

Benieuwd hoe jij kan profiteren van de OCR-herkenning van allerlei soorten pdf-bestanden? Neem gerust eens contact met ons op. We bespreken graag wat de slimme totaaloplossing van Whitevision kan betekenen in het verwerken van jouw pdf’s.

Plan een demo of neem contact met ons op.

Terugkijken: krijg grip op je inkoopproces met Whitevision Procurement

Een inkoopproces bestaat uit veel verschillende stappen. Aanvragen, budgetten controleren, goedkeuringen regelen, bestellingen plaatsen en uiteindelijk de factuur verwerken. Wanneer deze stappen verspreid zijn over verschillende systemen, e-mails en Excelbestanden, kost dat al snel veel tijd en ontbreekt het overzicht. In dit webinar laten we zien hoe je met Whitevision Procurement jouw volledige inkoopproces digitaliseert. Van de eerste aanvraag en goedkeuring tot bestelling, ontvangst en automatische factuurmatching. Zo verminder je handmatig werk en krijg je meer grip op iedere stap binnen het proces.
Bekijk meer

Terugkijken: Automatiseer je bestelproces met Whitevision Procurement

Bestellingen verwerken via e-mail, Excel of verschillende losse systemen zorgt al snel voor onnodig handmatig werk. Wie heeft wat aangevraagd? Is er voldoende budget? Is de bestelling goedgekeurd en zijn de goederen daadwerkelijk ontvangen? Zonder één duidelijk proces raak je het overzicht gemakkelijk kwijt. In dit webinar laten we zien hoe je met Whitevision Procurement het bestelproces automatiseert. Van aanvraag en goedkeuring tot bestelling en goederenontvangst. Zo weet je vooraf waar geld aan wordt uitgegeven en houd je grip op iedere bestelling.
Bekijk meer

Nieuwe Archiefwet in 2027: wat verandert er voor financiële administratie en inkoop?

De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Dat is een logische stap, want documenten komen steeds vaker digitaal binnen en worden ook digitaal verwerkt. Denk aan facturen via Peppol, contracten in een documentmanagementsysteem en goedkeuringen via digitale workflows. De Archiefwet geldt vooral voor overheidsorganen, zoals ministeries, gemeenten en waterschappen. Ook andere organisaties kunnen onder de wet vallen wanneer zij met openbaar gezag zijn bekleed. Voor medewerkers en managers binnen financiële administratie en inkoop is het daarom belangrijk om kritisch naar de volledige documentstroom te kijken. Documenten moeten niet alleen correct worden verwerkt, maar ook betrouwbaar, leesbaar, toegankelijk en eenvoudig terug te vinden zijn.
Bekijk meer

Bekijk het webinar terug

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • Geef aan voor welke categorie je je wilt afmelden.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Whitevision Quote - Joost - klein

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

4PS-Broschüre herunterladen