Self-billing: zo kijkt de Belastingdienst ernaar

Self-billing. Het klinkt misschien als iets technisch, maar in werkelijkheid is het gewoon een slimme manier van samenwerken. En het goede nieuws? De Belastingdienst vindt dat ook. Zolang je het netjes regelt, is er niets aan de hand. Sterker nog: ze zien het als een manier om je administratie overzichtelijker en consistenter te maken.

Wat is self-billing eigenlijk?

Bij self-billing draait het facturatieproces om. Niet de leverancier (bijvoorbeeld een zzp’er) maakt de factuur, maar jij als opdrachtgever. Op basis van gewerkte uren, gemaakte afspraken of verbruikte materialen stel je automatisch een factuur op. Uit naam van de leverancier, maar door jou verstuurd.

Dat klinkt misschien wat onlogisch, maar het werkt juist heel goed. Zeker als je met veel externe krachten werkt. Minder losse facturen, minder fouten, en meer grip op je administratie. Bovendien bespaar je tijd: geen achterstallige facturen meer, geen onduidelijkheden over tarieven, en alles loopt via één gestroomlijnd proces.

Wat vindt de Belastingdienst ervan?

De Belastingdienst staat positief tegenover self-billing. Mits je aan een paar spelregels voldoet:

Vooraf akkoord: Beide partijen moeten vooraf schriftelijk instemmen met het gebruik van self-billing. Dit kan in een contract of overeenkomst.
Duidelijke vermelding: Op de factuur moet staan: “Factuur uitgereikt door afnemer”.
Verantwoordelijkheid leverancier: De leverancier blijft verantwoordelijk voor de inhoud van de factuur. Jij maakt hem wel, maar hij moet kloppen.
Wettelijke eisen: De factuur moet voldoen aan alle wettelijke eisen, zoals correcte tenaamstelling, btw-nummer, KvK-nummer en een doorlopende factuurnummering.

Kortom: als je het goed instelt, is self-billing gewoon toegestaan.

Waarom is de Belastingdienst zo positief?

Omdat self-billing zorgt voor duidelijkheid en consistentie. En dat is precies wat ze willen zien. Geen losse bonnetjes, geen handmatig geknutsel, maar een strak proces waarin alles netjes wordt vastgelegd. Dit maakt controles eenvoudiger en verkleint de kans op fouten of fraude.

Met een goede self-billing oplossing regel je dat eenvoudig. De software genereert automatisch facturen op basis van ingevoerde gegevens: uren, tarieven, plaatsingen, alles zit erin. De leverancier krijgt een overzicht dat klopt. Geen verrassingen, geen fouten.

En hoe zit het met factuurnummers?

Ook daar hoef je je geen zorgen over te maken. Self-billing maakt voor elke leverancier een eigen, doorlopende factuurnummerreeks. Dat betekent dat jouw leverancier in zijn boekhouding een aparte reeks terugziet die alleen geldt voor de facturen richting jouw organisatie.

Mag dat? Jazeker. De Belastingdienst accepteert meerdere reeksen, zolang ze maar logisch en doorlopend zijn. Bijvoorbeeld per dagboek, per opdrachtgever of per afnemer. En dat is precies wat moderne software automatisch voor je regelt.

Voordelen van self-billing

Waarom kiezen steeds meer organisaties voor self-billing? Een paar redenen:

Minder fouten: Geen handmatige facturen, dus minder kans op typefouten of verkeerde bedragen.
Tijdwinst: Geen achterstallige facturen meer; alles loopt automatisch.
Grip op cashflow: Je weet precies wanneer facturen worden verstuurd en betaald.
Consistentie: Eén systeem, één werkwijze, minder chaos.
Transparantie: Leveranciers zien direct wat er gefactureerd is en waarom.

Vooral als je werkt met veel zzp’ers of flexkrachten, is self-billing een uitkomst. Je facturatieproces wordt niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder.

Praktische tips om te starten

Wil je beginnen met self-billing? Let op deze punten:

Leg afspraken vast: Zet in je contract dat je werkt met self-billing en hoe het proces verloopt.
Gebruik goede software: Kies een oplossing die voldoet aan de wettelijke eisen en automatisch facturen genereert.
Communiceer duidelijk: Zorg dat leveranciers weten hoe het werkt en wat ze kunnen verwachten.
Controleer regelmatig: Houd een vinger aan de pols om te zien of alles klopt.

Samengevat

Self-billing is geen grijs gebied. Het is een erkende, toegestane manier van factureren, mits je het goed aanpakt. En met een betrouwbare oplossing als Selfbilling zit je helemaal goed. Je voldoet aan de regels van de Belastingdienst, je houdt grip op je administratie, en je bespaart tijd.

Dus: self-billing? Gewoon doen.