Verzamelfacturen: zo stroomlijn je gemakkelijk de administratie van zorgorganisaties

Facturatie in de zorg is vaak een puzzel. Zeker als je werkt met veel zzp’ers, flexkrachten en verschillende opdrachtgevers. Gelukkig is er een slimme manier om het overzicht te bewaren én tijd te besparen: verzamelfacturen. Steeds meer zorgorganisaties ontdekken hoe handig dit is. En met Selfbilling wordt het nóg makkelijker.

Waarom verzamelfacturen?

Zorgorganisaties hebben vaak een grote externe schil: tientallen, soms honderden zzp’ers die via bemiddelaars worden ingezet. Elke zzp’er stuurt een factuur, en die moet worden gecontroleerd, geboekt en betaald. Dat betekent: veel administratie, veel kans op fouten en veel tijd kwijt aan het verwerken van losse facturen.

Verzamelfacturen lossen dat op. In plaats van tientallen losse facturen, ontvang je als organisatie één overzichtelijke factuur waarin alle werkzaamheden van zzp’ers zijn samengevoegd. Minder handelingen, minder fouten, meer overzicht.

De btw-kwestie: zuivere bemiddeling

In de zorg zijn veel werkzaamheden vrijgesteld van btw. Maar als de facturatie via een bemiddelaar loopt, wordt er vaak tóch 21% btw gerekend over de gewerkte uren. Dat komt doordat de bemiddelaar als tussenpersoon factureert. En dat is zonde, want die btw kan niet worden teruggevraagd.

Daarom kiezen steeds meer organisaties voor zuivere bemiddeling. Hierbij factureert de zzp’er rechtstreeks aan de opdrachtgever, zonder tussenkomst van de bemiddelaar. Over de zorgwerkzaamheden wordt dan geen btw gerekend. De bemiddelaar stuurt apart een provisiefactuur voor de bemiddelingskosten.

Slim, toch? Ja, maar het brengt ook een uitdaging met zich mee.

Het nadeel van zuivere bemiddeling

Bij zuivere bemiddeling ontvangt de zorgorganisatie dus van elke zzp’er een aparte factuur. En dat betekent: veel leveranciers aanmaken in het systeem, veel losse betalingen doen en veel contactmomenten voor factuurvragen. Dat kost tijd. En het maakt de administratie minder overzichtelijk.

Je komt als organisatie voor een dilemma te staan: kies je voor btw-besparing, of voor gemak in je administratie?

Verzamelfacturen bieden het beste van beide

Gelukkig hoef je niet te kiezen. Met verzamelfacturen combineer je de voordelen van zuivere bemiddeling met het gemak van centrale facturatie. Hoe dat werkt?

De bemiddelaar treedt op als “invoice services provider”. Namens en voor rekening van de zzp’er stuurt hij de factuur naar de opdrachtgever. Maar in plaats van losse facturen per zzp’er, worden deze samengevoegd tot één verzamelfactuur. De originele facturen worden als bijlage meegestuurd, zodat alles netjes en transparant blijft.

De opdrachtgever boekt één factuur, doet één betaling, en de bemiddelaar zorgt voor de uitbetaling aan de zzp’ers. Zo houd je grip op het proces én bespaar je tijd.

Selfbilling automatiseert het hele proces

Je denkt misschien: klinkt goed, maar kost dat niet juist extra werk om zo’n verzamelfactuur op te stellen? Gelukkig niet. Selfbilling heeft dit proces volledig geautomatiseerd.
Onze software haalt alle benodigde gegevens uit de database: uren, tarieven, leveranciers, plaatsingen. Je stelt een periodieke facturatie in, of start handmatig een factuurrun. En voilà: alle verzamelfacturen worden gegenereerd, inclusief originele facturen als bijlage. Klaar om te boeken in je boekhoudsoftware.

Geen handmatig knip- en plakwerk, geen fouten, geen gedoe. Gewoon slim geregeld.

Waarom dit werkt in de zorg

Facturatie in de zorg vraagt om flexibiliteit én betrouwbaarheid. Je werkt met veel mensen, veel regels en vaak onder tijdsdruk. Verzamelfacturen helpen je om het overzicht te bewaren. En met Selfbilling weet je zeker dat alles klopt. Van btw-vrijstelling tot uitbetaling.

Of je nu werkt in een ziekenhuis, een zorginstelling of met PGB-houders: onze software past zich aan jouw werkwijze aan. En dat is precies wat je nodig hebt in een sector die draait om zorg, vertrouwen en efficiëntie.