Wat is een inkooporder en hoe verwerk je deze efficiënt?

Wanneer medewerkers artikelen kopen, is het vaak handig om de bestellingen vast te leggen als inkooporders. Dan kan een verantwoordelijke goedkeuring geven voordat zij de producten daadwerkelijk bestellen. Zo accordeer je de stroom van tevoren, waarmee je discussies achteraf vermijdt. Vooral voor grotere organisaties die met meerdere locaties werken, is dit handig. De inkooporder zie je dan ook vaak terug in sectoren als onderwijs en de bouw.

Werken met inkooporders: waarom zou je dat doen?

Allereerst heb je direct inzicht in de artikelen die je gaat ontvangen, alsmede in de kosten daarvan. Wanneer de producten worden verzonden door de leverancier, zijn zaken als prijs, aantal en bestel- en aflevermoment al vastgelegd. Achteraf verrast worden door een onverwachte prijs op de factuur is er dus niet bij.

Heb je de artikelen binnen, dan vergelijk je factuur en ontvangsten en boek je de items in. Een gecoördineerd en gecontroleerd proces, míts je het op de juiste manier aanpakt.

‘Purchase-order-problematiek’: wat kan beter?

Wanneer je artikelen inkoopt via een inkooporder, wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. Is er sprake van afwijkingen, dan moeten financieel-administratief medewerkers alle regels aflopen om te controleren waar het hiaat precies zit. Even overleggen met een collega geschiedt doorgaans per e-mail. Al met al is dit een tijdrovend proces. En door het gebruik van verschillende kanalen gaat het overzicht dikwijls verloren.

De vele repetitieve handmatige werkzaamheden die met dit proces gemoeid zijn, maken het tevens inefficiënt en foutgevoelig. Kortom, een verbeterslag is voor veel organisaties geen overbodige luxe. Maar waar begin je?

De vele repetitieve handmatige werkzaamheden die met dit proces gemoeid zijn, maken het tevens inefficiënt en foutgevoelig.

Van nieuwe inkooporder aanmaken tot factuur verwerken: zó maak je een efficiëntieslag

Stel, je bestelt enkele computers. De geselecteerde leverancier levert deze volgende maand. Maar de factuur ontvang je nu. Wanneer deze binnenkomt, betaal en verwerk je haar direct. Dan is het dus nog wachten totdat de computers daadwerkelijk binnenkomen.

Gebruik je slimme OCR-software met een matching-module voor de verwerking, dan bekijkt de software allereerst of er ontvangsten zijn. Zo niet, dan blijft de factuur gewoon even staan. Zodra je de artikelen binnenkrijgt, vergelijkt het systeem de factuurregels met de ontvangstregels. Komen deze overeen, dan wordt de factuur automatisch doorgezet naar je ERP-pakket. Maar als er andere kosten op de factuur staan die van tevoren niet besproken zijn (zoals transportkosten), dan worden deze los bijgeboekt. Vaak kun je instellen dat de factuur bij een groot kostenverschil langs een beoordelaar gaat, maar dat kleine prijsverschillen automatisch worden verwerkt.

Tip voor een effectief proces: voed leveranciers én medewerkers op!

Om matching effectief te laten verlopen, moeten alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat medewerkers hun ontvangsten op tijd registreren. Want als deze blijven liggen, blijven de facturen óók liggen.

Daarnaast is het cruciaal om leveranciers op te voeden. Vraag of zij het ordernummer standaard op hun facturen kunnen vermelden. Alleen dan kunnen de ontvangstregels van de betreffende order automatisch worden gekoppeld aan de factuurregels.

Inkooporders verwerken met slimme OCR-software: de voordelen op een rij

Efficiëntieboost en tijdswinst

Stel, er zijn 10 laptops geleverd én gefactureerd. Oftewel, er is sprake van een match. Dan zorgt slimme OCR-software voor een automatische afhandeling van de ontvangst. Ook maakt het systeem de boeking meteen compleet. Alles staat in een handomdraai in je ERP-pakket — zonder dat jij hier allerlei handmatige handelingen voor hoeft te verrichten. Dat is de kracht van 3-way-matching.
Kleinere foutmarge

Goede OCR-software voert de vergelijking uit en gebruikt duidelijke kleuren om jou de stand van zaken te tonen. Een groene regel staat bijvoorbeeld voor een volledige match, terwijl een oranje regel je vertelt dat de prijs afwijkt. Zo zie je in één oogopslag waar het wel en niet goed gaat. Hierdoor ben je veel alerter op fouten.
Meer grip op je proces

Omdat slimme OCR-software de vergelijking direct uitvoert, heb je aan de voorkant meteen de controle. Zijn er afwijkingen, dan kun je ingrijpen vóórdat de factuur betaald is. Kortom, je hebt meer grip op je proces.