Klantcase Bolk Transport
Bolk Transport verlegt grenzen. Het internationale transportbedrijf verzorgt al meer dan tachtig jaar bijzonder transport, logistiek en distributie. Van exceptioneel transport tot huiftransport tot op- en overslag: het innovatieve bedrijf regelt de juiste oplossing voor iedere transportvraag. Het vervoert álles tot 150 ton over de weg of over het water. Duurzaamheid, flexibiliteit en vakkundigheid staan voor Bolk Transport voorop. Daarnaast is ‘kwaliteit’ een sleutelwoord. Het bedrijf doet op dit gebied geen compromissen. Bovendien hecht het waarde aan het aangaan van goede samenwerkingen, partnerschappen en relaties.
De behoefte
Bij Bolk Transport verliep het verwerken van inkoopfacturen geheel handmatig. Wanneer er een factuur binnenkwam, werd de digitale vrachtbrief afgescheurd. Hier werd een nummer op gezet, waarna het document moest worden verwerkt en gearchiveerd in de administratie. Het bedrijf besloot dat dit proces sneller en efficiënter kon. Daarom zocht het naar een partij die kon helpen met het digitaliseren ervan. Ook had Bolk Transport een oplossing nodig voor CMR-verwerking.
De voordelen van Whitevision
- Oplossing voor inkoopfactuurverwerking én geïntegreerde CMR-module
- Flexibiliteit en deskundigheid
- Branche-specifieke oplossing
- Efficiëntieverhoging en gebruiksgemak
- Tijdbesparing door digitalisering van het verwerkingsproces
“Als er vroeger een factuur met onduidelijkheden werd neergelegd bij de planning, was er een gevaar dat deze onderaan de stapel terechtkwam,” zegt Niek Hemmer, controller bij Bolk Transport. “Soms zag je een dergelijke factuur nooit meer terug.” Met de oplossing van Whitevision voor het verwerken van inkoopfacturen behoort dit probleem tot het verleden: “Nu worden dit soort zaken geregistreerd. De communicatie gaat daarom ook per mail. Wanneer er dan iets ondersneeuwt, stuurt het systeem automatisch reminders.” En natuurlijk is dat niet het enige voordeel van de oplossing: “Whitevision heeft vooral gezorgd voor veel meer efficiëntie bij het verwerken van inkoopfacturen. En de CMR-oplossing werkt in de praktijk heel goed.” Niek ziet de toekomst dan ook zonnig in: “Wij blijven wel met Whitevision werken. Ik heb geen enkel alternatief voorbij zien komen dat beter is!”
“Het volledig inboeken van facturen was voorheen een behoorlijke klus,” vertelt Niek. “We moesten zaken als factuurnummer en datum handmatig registreren. Daarnaast scheurden we de CMR eraf om het nummer te noteren en het document op te sturen naar het secretariaat. Daar werd het gescand en handmatig toegekend aan de juiste order. Dat was een zeer arbeidsintensief proces.”
Met de scanoplossing voor inkomende documenten van Whitevision is hier verandering in gekomen: “De meeste facturen plus CMR-documenten komen nu binnen per mail; daar vragen we onze leveranciers ook specifiek om, omdat dit makkelijker is. Wat tóch niet per mail binnenkomt, scannen we in. Whitevision doet de rest: de oplossing zet de factuur om in een pdf-bestand en boekt deze in. Dat gaat allemaal automatisch.”
Bolk Transport maakt niet alleen dankbaar gebruik van de scanoplossing van Whitevision, maar ook van de aanvullende CMR-module. “Voor het uitbesteden van transporten worden inkoopreferenties aangemaakt in ons TMS systeem welke vervolgens worden doorgezet naar AFAS. In Whitevision kunnen we vervolgens de inkoopfactuur afletteren tegen de inkoopverplichting.”
Dat de CMR-module en de inkoopfactuuroplossing geïntegreerd zijn, is wel zo gemakkelijk: “Whitevision pakt verplichtingen in AFAS automatisch op, zodat wij de inkoopfactuur kunnen afboeken met het nummer dat in Whitevision staat. We moeten het paginanummer waarop de CMR staat ingeven in Whitevision. Whitevision schrijft dan de CMR weg naar ons TMS systeem.”
Voordat de oplossing werd geïmplementeerd heeft Whitevision uitvoerig met Bolk Transport gesproken over de gewenste inrichting. “We hebben uitgelegd hoe we het precies wilden en toen heeft onze contactpersoon bij Whitevision dat allemaal voor ons mogelijk gemaakt. Na een heldere uitleg zijn we zelf met de oplossing aan de slag gegaan.” Dat deze gebruiksvriendelijk was, hielp het bedrijf vooruit: “Digitalisering vereist een hele andere manier van werken. Dat is altijd even wennen. Maar gelukkig is het contact met Whitevision heel goed. Niet alleen qua vorm, maar ook op inhoudelijk niveau.”
Omdat het gebruik van de portal aanvankelijk enkele vragen opriep, moesten Niek en zijn collega’s de supportafdeling soms inschakelen: “Alles wordt snel opgelost. Wanneer we hulp nodig hebben, verloopt het contact op een goede manier.”
Niek’s oordeel na negen maanden met Whitevision te hebben gewerkt? “We hebben samen zo’n mooi product neergezet. Ik zou deze superoplossing zeker aanbevelen aan andere organisaties. Er zijn nog wel meer transportbedrijven die met problemen rondom de verwerking van inkoopfacturen en CMR-documenten zitten. Voor hen zou Whitevision, net als voor ons, uitkomst kunnen bieden!”
