Spring naar content

Bouwbedrijf van der Vliet

Bouwbedrijf van der Vliet is gespecialiseerd in kleinbouw. Onderhoud, verbeteringen, verbouwingen, renovaties, restauraties en kleine nieuwbouw vallen binnen het expertisegebied van het bedrijf, dat inmiddels ruim 100 jaar bestaat. Kwaliteit vormt dé basis van waaruit werknemers en partners werken. Deze komt tot uiting in de kennis, de deskundigheid, het vertrouwen en de goede communicatie die Bouwbedrijf van der Vliet aan den dag legt. De interne medewerkers en de vaste samenwerkingspartijen zijn optimaal op elkaar ingespeeld, waardoor het bedrijf zijn afspraken nakomt en klanten écht ontzorgt. Hoe? Door hen alles uit handen te nemen – van ontwerp tot realisatie.

De behoefte

Het inkoopfactuurverwerkingsproces bij Bouwbedrijf van der Vliet was veelomvattend. Facturen kwamen per mail binnen, waarna vele handmatige handelingen nodig waren: uitprinten, inboeken in het ERP-systeem en een papieren goedkeuringsronde doorlopen. Tijdens het verwerkings- en goedkeuringsproces raakten facturen vaker dan eens weg. Bovendien leverde dit proces te veel werkzaamheden op. Daardoor kwam Bouwbedrijf van der Vliet op een gegeven moment voor een belangrijke keuze te staan: een extra medewerker aannemen óf een automatiseringsoplossing in gebruik nemen.

De oplossing

Al snel besloot Bouwbedrijf van der Vliet dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen de beste optie zou zijn. Een goede oplossing zou een kosten- en tijdbesparing opleveren. Bovendien hoefde er geen nieuwe medewerker te komen. Een gesprek met ERP-leverancier BouwInfosys wees uit dat WhiteVision een passende, solide oplossing kon bieden. Bouwbedrijf van der Vliet had er zóveel vertrouwen in dat het vrijwel direct besloot om met Whitevision in zee te gaan.

“Whitevision heeft ons zeer veel tijdbesparing opgeleverd,” vertelt Maryse Miltenburg, mede-eigenaar van Bouwbedrijf van der Vliet. “Vroeger was ik één hele dag per week bezig met het verwerken van inkomende facturen. Nu houd ik alles dagelijks bij, omdat dit met Whitevision ontzettend snel gaat.”

De voordelen van Whitevision

De Whitevision-Workflow draagt bij tot het versnellen van het verwerkingsproces: “In het verleden deed elke factuur een ‘rondje’ langs iedereen. Nu krijgen medewerkers alleen nog inkoopfacturen te zien die bij hún projecten horen. Zij zijn erg blij dat we deze efficiëntieslag hebben kunnen maken. Eigenlijk zijn we allemaal heel positief over Whitevision. Het is een heel makkelijk en prettig systeem, je bespaart er enorm veel papier mee én je kan facturen (plus bijbehorende werkbonnen) zeer makkelijk terugvinden!”

Waarom Maryse de oplossing van Whitevision ideaal vindt, licht zij graag toe door het verwerkingsproces te beschrijven. “Facturen komen bij ons binnen in een speciale facturenmailbox. Ik sleep de pdf-bestanden heel makkelijk naar Whitevision, waarna ik BouwInfosys open om de facturen binnen te halen. Daar wordt netjes aangegeven bij welke administratie en welk boekjaar de facturen horen. Heel handig, want wij hebben meerdere administraties. Eigenlijk zorgt het systeem er zo reeds van tevoren voor dat je geen fouten maakt. Zodra ik de hele factuur zie staan, voert het systeem alle gegevens zelf in. In het begin moet je sommige zaken nog even aanvullen maar dat hoef je slechts één keer te doen. Whitevision is namelijk een zelflerend systeem  omdat het gebruik maakt van SMART OCR.”

Dat SMART OCR zijn vruchten afwerpt, merkt Maryse zeker: “Wij gebruiken Whitevision nu ruim vijf maanden en 75% van de facturen wordt in één keer goed geboekt. Het enige wat we handmatig hoeven te doen is aangeven bij welk project een factuur hoort. Maar dat vergt alleen een simpele druk op de knop: zodra je bijvoorbeeld een bedrag aanklikt, neemt Whitevision het alweer van je over!”

“Whitevision is eenvoudig in gebruik en koppelt fantastisch met BouwInfosys”

Een goed begin is het halve werk – dát merkte Bouwbedrijf van der Vliet nadat het had besloten om Whitevision in gebruik te nemen. “De implementatie verliep uitstekend,” licht Maryse toe. “De eerste stappen geschiedden op afstand. Vervolgens kwamen de accountmanager van Whitevision en onze contactpersoon van BouwInfosys bij ons langs. Na één hele nuttige dag konden we meteen met Whitevision aan de slag.”

Hoewel Maryse het rechtstreekse nummer van de accountmanager kreeg om verdere vragen snel te kunnen stellen, heeft zij nooit de telefoon hoeven te pakken: “De koppeling werkt fantastisch en Whitevision is erg eenvoudig in gebruik. De leercurve is echt minimaal. Een week na de implementatie belde Whitevision míj op om te vragen hoe het ging. ‘Prima!’ zei ik. Wij hadden gewoon geen aanvullende hulp nodig.”

“Een investering in Whitevision verdient zichzelf makkelijk terug”

“Wat ik heel fijn vind is dat Whitevision niet een bedrijf is dat éérst zijn best doet om je iets te verkopen om je vervolgens aan je lot over te laten,” zegt Maryse. Zij vindt dat de communicatie prima en gebalanceerd verloopt: “In het begin word je echt begeleid. Daarna houdt WhiteVision heel goed contact via de mail. We worden niet overladen met berichten, maar Whitevision houdt ons wel op de hoogte van interessante ontwikkelingen en webinars. Bovendien maakt Whitevision het ons heel makkelijk om vragen te stellen.”

Maryse zou Whitevision dan ook zeker aanbevelen aan andere bedrijven: “Dat doen we eigenlijk al! Binnenkort komt een van onze onderaannemers bijvoorbeeld langs om eens te kijken hoe de oplossing werkt. Ik raad Whitevision absoluut aan, ook aan kleinere bedrijven. Je moet best even een investering doen, maar die verdient zichzelf makkelijk terug. Als je eenmaal met de oplossing werkt, ervaar je namelijk een enorm gemak. En dat is gewoon geweldig!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

maart 2024

Documentherkenning: welke software heb je nodig?

Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen
maart 2024

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Artikel lezen

123