Callens
Het Belgische familiebedrijf Callens werd opgericht in 1966. Inmiddels is het uitgegroeid tot een volledig geïntegreerde partner in warmte- en luchttechnieken voor de procesindustrie. Callens zet in op vooruitstrevende hoogtechnologische installaties. Daarbij ligt de focus op economische en ecologische voordelen én het menselijke welzijn. Het bedrijf hecht grote waarde aan het leveren van topkwaliteit en besteedt aandacht aan de juiste timing, gekoppeld aan een daadkrachtig service-apparaat. Wat klanten kunnen verwachten? Snelheid, betrouwbaarheid en zekerheid. Daar zetten 270 enthousiaste medewerkers zich elke dag vurig voor in.
De behoefte
Callens werkte al met een factuurverwerkingsoplossing, maar deze was vooral bedoeld om een goedkeuringsflow op te zetten. Facturen inboeken, dát moest Callens nog steeds handmatig doen. Het bedrijf zocht een manier om het volledige verwerkingsproces te automatiseren.
De oplossing
Drie jaar geleden, tijdens de overstap naar ERP-leverancier 4PS, kwam Callens in aanraking met Whitevision, dat een partnership heeft met 4PS. Kort daarop besloot Callens om Whitevision uit te rollen op de finance-afdeling. Dat verliep uitstekend: de oplossing bleek alles te bieden wat Callens zocht. Toen het bedrijf vernam dat Whitevision ook orderbevestigingen verwerkt, besloot het om hier eveneens mee aan de slag te gaan. Daardoor kan ook dát proces nu geautomatiseerd verlopen.
De voordelen van Whitevision
- Aanzienlijke tijdwinst door reducering van handmatig werk.
- Meer overzicht helpt taken te verdelen en prioriteren.
- Eenvoudigere en snellere verwerking van orderbevestigingen.
- Transparante communicatie en uitstekende ondersteuning.
- Innovatieve partij die continu doorontwikkelt.
“Efficiëntie, snelheid, overzicht en minder handmatig werk: dát zijn de grootste voordelen die Whitevision ons heeft gebracht,” zegt Frederik Drumont, buyer bij Callens. “In onze business moeten de zaken soms heel snel gaan. Stuurt een projectleider een mail over materiaal dat zeer dringend nodig is? Dan moeten we daar echt vandaag naar kijken.”
Vroeger wilde dat proces nog weleens vertragen, vertelt Frederik: “Soms zaten er 100 e-mails in de mailbox. We moesten dan eerst het onderscheid maken tussen vragen, verzoeken, facturen en orderbevestigingen. Dat kostte best wat tijd. Tegenwoordig maakt Whitevision die schifting voor ons. Daardoor zien wij in één oogopslag welke zaken dringend onze aandacht nodig hebben. Zo kunnen we de werklast direct verdelen over verschillende collega’s!”
Hoe heeft Whitevision het verwerkingsproces rondom inkoopfacturen en orderbevestigingen nu precies verbeterd? “Vroeger kwamen alle mails binnen in onze algemene inkoop-mailbox,” vertelt Frederik. “Wij verwerkten de berichten handmatig. Orderbevestigingen en inkooporders moesten we wegslepen, naast elkaar zetten en manueel verwerken. Nu sorteert de SMART E-mail handler de mails, waardoor deze allemaal meteen in de juiste mapjes staan. Met Whitevision kunnen de juiste collega’s alles direct oppakken en verwerken.”
Met Whitevision verloopt het verwerkingsproces gestroomlijnd, legt Frederik uit: “In Whitevision zien we links de orderbevestiging en rechts de bonnen. Deze moeten matchen op prijs, aantal én data. Stel, de levering is gedateerd in oktober, terwijl de bestelling pas is bevestigd in november. In zo’n geval geeft Whitevision aan dat er qua prijs en aantal een match is, maar dat de data verschillen. Dat is heel goed gevisualiseerd, waardoor wij meteen zien dat er een aandachtspunt is. Zo kunnen wij direct aan de juiste afdeling vragen of we ondanks de afwijking in data een akkoord mogen geven. Als dit het geval is, kunnen we doorgaan met de verwerking.”
En het ERP-systeem? Daarin hoeft Callens de gegevens niet meer in te voeren: “Met Whitevision is alles automatisch ingevuld in ons ERP-systeem. We hoeven enkel nog even naar het document te kijken!”
Leren werken met Whitevision is de moeite waard, vindt Frederik: “Het is niet moeilijk, maar je moet het even onder de knie krijgen. Je wilt het zelflerende systeem ook trainen. In het begin is daar wat tijd voor nodig, maar die verdien je echt terug. Qua tijdwinst merken wij dat er sprake is van een exponentiële groei.”
Wat prettig is, is dat Callens altijd kan vertrouwen op ondersteuning vanuit Whitevision. “Als ik een vraag stel, weet ik dat ik deze geen tweede keer hoef te stellen,” zegt Frederik. “Whitevision gaat er namelijk meteen mee aan de slag. Zo’n snelle en goede communicatie vind ik ontzettend belangrijk bij softwareleveranciers. Wanneer je een systeem gebruikt, loop je immers altijd weleens ergens tegenaan. Dan is het essentieel dat je open met elkaar kan communiceren. Ik apprecieer de transparantie van Whitevision daarom ontzettend.”
Hoe ziet Frederik de toekomst? “Als bedrijf willen wij natuurlijk altijd nog sneller en beter werken. Whitevision is een innovatieve partij die altijd met de volgende stap bezig is. Momenteel rolt het bijvoorbeeld al AI-initiatieven uit. Ik ben dus benieuwd welke ontwikkelingen er nog allemaal aankomen voor ons om het verwerkingsproces nóg gemakkelijker te maken.”
Of Frederik Whitevision zou aanbevelen? ”Jazeker! Whitevision is een robuust systeem dat heel goed werkt. Daarnaast denken zij heel actief na over de procesmatige problemen die klanten ervaren — om daar vervolgens oplossingen voor te bedenken. Ze staan ook open voor suggesties. Zolang Whitevision vanuit deze aanpak blijft werken, zie ik geen enkele reden om níet bij hen te blijven!”
