De Nijs
Aannemer De Nijs is gespecialiseerd in binnenstedelijke bouw. Het pakt grote én kleine projecten op, maar de gemeenschappelijke deler is dat deze vaak ingewikkeld zijn. De Nijs zet zich in voor de opleiding en ontwikkeling van jonge bouwprofessionals op alle niveaus. Het combineert professionaliteit, betrokkenheid, korte beleidslijnen en een nuchtere kijk op bouwen. Daardoor is het bedrijf een betrouwbare partner in bouw en ontwikkeling. Het gebied waar De Nijs voornamelijk opereert: de Randstad en de regio’s Alkmaar, Haarlem en Amsterdam.
De behoefte
Zo’n twee jaar geleden stond De Nijs voor een nieuwe ontwikkeling binnen het bedrijf. De Nijs heeft redelijk wat vennootschappen en het toenmalige ERP-pakket volstond niet meer. In het kader daarvan besloot het bedrijf over te stappen op ERP-systeem AFAS, omdat dit het best aansloot bij de veranderde wensen. Deze switch vroeg eveneens om een nieuwe OCR-oplossing. Want ook de scan- en herkensoftware die De Nijs toentertijd gebruikte, bleek niet meer afdoende te zijn — zeker niet in combinatie met AFAS.
De oplossing
Al gauw kwam De Nijs erachter dat AFAS een nauw partnership onderhoudt met Whitevision. Een van de medewerkers kende Whitevision bovendien vanuit een vorige werkgever en kon daarom bevestigen dat de totaaloplossing veel kan op het gebied van factuurherkenning. Na enkele goede contactmomenten met Whitevision was het besluit genomen: De Nijs koos voor de combinatie AFAS-Whitevision.
De voordelen van Whitevision
- Efficiëntieboost door aanzienlijke vermindering van handmatige handelingen.
- Automatisering van de gehele e-mailafhandeling en een groot deel van de facturenstroom.
- Ruimte voor leuk en meer waardevol werk, zoals het analyseren van data.
- Grandioze helpdesk met razendsnelle reactiesnelheid.
- Toegankelijke, goed benaderbare en innovatieve OCR-partij die een uitstekende koppeling met AFAS biedt.
“Met Whitevision zijn de handmatige handelingen aanzienlijk verminderd, dus de oplossing heeft ons veel efficiëntie opgeleverd,” zegt Dave van Poelgeest, die al 12 jaar administratief medewerker is bij Van Nijs. “We hoeven geen gegevens meer over te typen. En door het gebruik van de SMART E-mail handler is het ook niet meer nodig om mails door te spitten en te bepalen wat we met welk bericht moeten doen. De hele e-mailafhandeling is geautomatiseerd: de SMART E-mail handler sorteert en bewerkt de hele mailbox. Herinneringen komen separaat in een bak. En facturen worden automatisch doorgezet naar Whitevision, dat ze op de juiste manier inleest en herkent. Dat werkt heel goed!”
Controller Kees Lokhorst vult aan: “We boeken facturen niet meer handmatig, want Whitevision herkent alles. Dat creëert ruimte. Want hoe beter je herkenningssoftware, hoe minder mensen je nodig hebt om de factuurstroom te doorgronden. Dat is mooi, want ik zeg altijd: je moet dingen doen die je leuk vindt. Als je wéét dat software je werk goed overneemt, kun je tijd besteden aan zaken die je eigenlijk écht moet uitzoeken. Wij hebben nu bijvoorbeeld veel meer tijd om onze data te analyseren.”
Volgens de twee collega’s heeft Whitevision een belangrijke rol gespeeld in het optimaliseren van interne processen. “Een groot deel van de facturenstroom is geautomatiseerd,” vertelt Kees. “Wanneer de prestatiebonnen van onderaannemers binnenkomen, herkent en boekt het systeem deze automatisch.”
“Je kan de software trainen en dat werkt heel goed,” zegt Dave. Naast de OCR-software vindt hij de regelherkenning erg veel voordeel opleveren. “Nadat je het systeem hebt getraind op een bepaalde leverancier, herkent het nummers en data — ook op regelniveau — en genereert het boekingsvoorstellen automatisch. Daardoor hebben wij nu vooral een controlerende functie.”
Over de ondersteuning vanuit Whitevision is De Nijs erg te spreken. “De helpdesk is grandioos,” zegt Dave. “Als je een vraag neerlegt, wordt deze meteen opgepakt.” En Dave kan het weten, want hij is intern aangesteld als beheerder van Whitevision. “Bij vragen maak ik de tickets aan. De reactiesnelheid van Whitevision is waanzinnig snel — van het sturen van een ontvangstbevestiging tot het oplossen van het probleem.”
Dave omschrijft Whitevision als ’toegankelijk’ en ‘goed benaderbaar’: “Whitevision denkt met je mee als je een vraag stelt of een oplossing voor een probleem nodig hebt. Ook in combinatie met AFAS. De twee partijen zoeken altijd naar mogelijkheden om de zaken nóg gebruiksvriendelijker en beter te laten verlopen.” Met nadruk op ‘nóg’, want over de koppeling met AFAS heeft Dave eigenlijk alleen maar goede woorden te zeggen: “Die werkt prima. Ik kan geen moment bedenken waarop hiermee iets niet goed is gegaan.”
Innovatief? Dát kan je Whitevision volgens De Nijs wel noemen. Dave geeft een voorbeeld: “Twee jaar geleden kampten wij met een vraagstuk waarvoor nog geen technische oplossing was. Wij leggen onze gehele datastructuur van inkoopfacturen vast binnen AFAS en die wilden we graag laten uitlezen in Whitevision. In de huidige versie heeft Whitevision dit mogelijk gemaakt. Die oplossing zijn we nu aan het implementeren.”
Kees prijst ook de live verdiepingscursussen van Whitevision: “Twee van mijn collega’s zijn daar dit jaar naartoe gegaan, waaronder Dave. Het was heel goed georganiseerd. Ze kwamen allebei erg enthousiast terug!”
De Nijs beveelt Whitevision dan ook graag aan — zó graag dat het de koppeling AFAS-Whitevision regelmatig aan collega-bouwbedrijven laat zien. “Wij zitten in de gebruikersgroep van AFAS en zijn meedenkend partner,” vertelt Dave. “Daarom komen andere bouwbedrijven regelmatig bij ons langs om te kijken hoe AFAS én onze facturenstroom in Whitevision werken.”
“Wij leggen dan uit waarom we voor deze combinatie hebben gekozen,” zegt Kees. “AFAS wordt steeds groter in de bouw, voert wijzigingen vrij gemakkelijk door én koppelt goed met Whitevision. De koppeling én de oplossing van Whitevision voldoen aan de verwachtingen.” Of, zoals Dave het samenvat: “Wij hebben gekregen waar we om hebben gevraagd!”
