E-mail handler
Verwerk automatisch al je inkomende e-mails met de E-mail handler
Kamp jij met deze knelpunten?
Als dit zo is, helpen wij jou om binnen de kortste keren aan de slag te gaan met het automatiseren van je e-mailverwerking.
- Je ontvangt dagelijks documenten via e-mail, maar verwerkt ze nog handmatig;
- Je wilt inkomende e-mailbijlagen automatisch koppelen aan je ERP- of workflowsysteem;
- Door ongestructureerde inboxen ontbreekt het overzicht op documenten;
- Het handmatig sorteren, combineren of archiveren van e-mails kost te veel tijd;
Efficiënter werken begint bij je inbox
Je inbox stroomt dagelijks vol met allerlei documenten, van facturen tot herinneringen, in verschillende formaten en soms als bijlagen. Handmatig verwerken is tijdrovend en kan gemakkelijk fout gaan. De E-mail handler neemt dit werk volledig van je over en zorgt voor een gestroomlijnd proces. De E-mail handler automatiseert de ontvangen e-mails uit jouw inbox en het beheer van alle inkomende documenten, ongeacht hun formaat. Het systeem sorteert, verwerkt en archiveert alles direct, zodat jij je kunt richten op de taken die er echt toe doen.
Laat je inbox voor je werken
De E-mail handler zorgt voor de volledige automatisering van de verwerking van je e-mails. Het sorteert niet alleen je inkomende berichten, maar verwerkt ook pdf-bijlagen, XML-bestanden en andere documenten. Je hoeft dus niet langer handmatig te zoeken, ordenen of splitsen – de E-mail handler doet dit voor je. Hierdoor ben je altijd verzekerd van een georganiseerde inbox en kun je je processen versnellen zonder in te boeten op kwaliteit. De E-mail handler herkent inkomende e-mails, sorteert ze automatisch en bereidt ze voor voor verdere verwerking in je digitale systemen. Dit betekent dat je geen handmatige handelingen meer nodig hebt om je inbox op orde te houden. Het is je nieuwe geheime wapen voor efficiënt werken!
Een goed georganiseerde inbox in 3 stappen
Inventarisatie van je proces
Samen bepalen we hoe de E-mail handler het beste werkt voor jouw organisatie. We kijken naar je specifieke processen en configureren het systeem op maat.
Mappen instellen
Je wijst eenvoudig de mappen en e-mailaccounts aan die het systeem moet volgen. Dit zorgt ervoor dat alles automatisch naar de juiste plek wordt gestuurd.
Starten maar!
Geef het systeem simpelweg het startsein, en de E-mail handler begint automatisch met het verwerken van je e-mails en documenten. Jij hebt direct overzicht, en je bespaart tijd en energie.
In goed gezelschap
Kupers
Meer gemak, efficiëntie en snelheid met Whitevision en Trip Software: “De integratie werkt vlekkeloos!”
BMN
YoungCapital
Dura Vermeer
Hét Service Centrum
Munckhof
Mekander
Mekander koppelt professionele zorgverleners, van begeleiders tot verpleegkundigen niveau 5, aan zorgvragers in de regio. Denk aan wijkteams, verpleeghuizen, cliënten met een PGB en particuliere zorgvragers. De focus ligt op individuele zorg bij mensen thuis, zodat cliënten zich zo lang mogelijk zelfstandig kunnen redden.
Nonna Werkt
Nonna Werkt bemiddelt tussen zelfstandige zorgverleners en klanten die zorg nodig hebben. Dat kunnen instellingen zijn, zoals verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties, maar ook particulieren met een PGB.
Vivent
Vivent is een zorginstelling die dagelijks samenwerkt met een breed scala aan professionals, waaronder zzp’ers en uitzendbureaus. Deze partijen hebben allemaal hun eigen manier van factureren, terwijl Vivent zelf ook interne procedures hanteert. Het gevolg was een complex en tijdrovend facturatieproces. In juni 2019 ging Vivent daarom de samenwerking aan met Selfbilling om orde in de chaos te scheppen en het proces toekomstbestendig te maken.
Stichting Alphen op één Lijn
Alphen op één Lijn (AOEL) is een stichting die de aangesloten zorgverleners helpt om het vak leuk te houden. Ze doen dit door samen te werken, te inspireren, te faciliteren en te ontzorgen. Want als de zorgverlener in zijn kracht staat, komt dit ten goede aan de patiënt. AOEL is opgericht voor de ondersteuning van de aangesloten zorgverleners bij het uitvoeren van multidisciplinaire zorg. AOEL vervult hierin de rol van organisator en ondersteuner in de ruimste zin van het woord. AOEL is aanspreekpunt voor de zorgverzekeraar en andere samenwerkingspartners. Patiënten verdienen moderne en passende zorg van hoge kwaliteit.
Beweging 3.0
Beweging 3.0 is actief op het gebied van zorg, wonen en welzijn in de regio Eemland (Amersfoort, Baarn, Bunschoten-Spakenburg, Eemnes, Hoevelaken, Leusden, Nijkerk, Soest en Woudenberg). De organisatie biedt wijk- en gespecialiseerde verpleging thuis, (tijdelijk) verblijf, zorg met en zonder behandeling in woonzorgcentra en verpleeghuizen, en revalidatiezorg. Daarnaast behoren welzijnsorganisatie Welzin en dienstverlener Leef3.nu tot Beweging 3.0. Daarmee ondersteunt de organisatie mensen zo lang mogelijk zelfstandig en met kwaliteit van leven.
Kroek & Partners
Kroek & Partners Interimzorg levert zorgprofessionals in vrijwel alle sectoren van de zorg, met als specialisatie de jeugdzorg. De organisatie ondersteunt instellingen bij ziekte, zwangerschapsverlof en complexe casuïstiek. Officemanager Daniël Waanders: “Wij willen instellingen ontzorgen. Dat kan ad hoc zijn, bijvoorbeeld vanmiddag, of voor langere periodes. En als er geen specialist beschikbaar is, nemen wij de zorg in onderaannemerschap over.”
Zusterz
Zusterz is een zorgbemiddelingsbureau dat zzp’ers ondersteunt en bemiddelt tussen zorgprofessionals en instellingen zoals verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties. Het bureau verzorgt onder andere de facturatie en zorgt dat alle partijen efficiënt kunnen samenwerken. Met ongeveer vijftig zzp’ers die structureel bij klanten werken, was er behoefte aan een gestroomlijnd en foutloos facturatieproces.
Cuzo
Cuzo is een arbeidsbemiddelingsbureau actief in Gelderland en Limburg. Het bureau is gespecialiseerd in het bemiddelen, uitzenden en detacheren van zorgprofessionals, met een focus op ouderenzorg. De kracht van Cuzo? De medewerkers hebben zelf een achtergrond in de zorg en weten daardoor precies wat er nodig is op de werkvloer.
Schenkeveld
Schenkeveld Recruitment B.V. bemiddelt tussen zzp’ers en bedrijven, met name in de sloop, asbestsanering en betonreparatie. Veel bouwbedrijven kiezen bewust voor zzp’ers en willen geen vast personeel in dienst. Rob Schenkeveld, eigenaar: “Wij werken op twee manieren. De eerste is zuivere bemiddeling, waarbij de zzp’er wordt betaald door de opdrachtgever en wij een provisie rekenen. De tweede is bemiddeling via tussenkomst: de zzp’er factureert aan ons en wij met een marge aan de opdrachtgever. Zo kunnen wij al onze klanten bedienen, ongeacht hun voorkeur.”
Schoonster
Tijdswinst, betrouwbaarheid en meer overzicht: “Elk bedrijf dat inkomende facturen verwerkt, heeft baat bij Whitevision”
DVG
DVG Personenvervoer is een landelijke franchiseorganisatie die taxibedrijven en touringcarondernemingen in heel Nederland bundelt. De organisatie schrijft vervoerders in voor aanbestedingen bij gemeentes en provincies en zorgt dat het vervoer efficiënt en betrouwbaar wordt uitgevoerd. Het gaat onder andere om leerlingenvervoer, WMO-vervoer en ander gemeentelijk vervoer. DVG regisseert de samenwerking tussen de diverse vervoerders en de overheid, zodat het vervoer overal goed geregeld is.
Port of Amsterdam
Gemeente Apeldoorn
Staedion
Gemeente Purmerend
Goedhart
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
Verwater
Automotions
Paardekooper
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Effektief
Blankers Schoon
De Nijs
IP Zanten
Eurotransplant
Blos kinderopvang
Bibliotheken
BasisBuren
Barli
Aveco de Bondt
Aalberts
Bouwbedrijf van der Meer
Bouwbedrijf Rijk
De Zellingen
DeLaMar Theater
Cnossen Infra
Breman
Braspenning
Bouwgroep Buitenhuis
ETB van Keulen
Kesselaar & ZN
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Gebroeders Pol BV
Frans Vink & Zonen
Keus Schoonmaak en Diensten
Feenstra en van Goor
EURAILSCOUT
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
MOBIX
Van der Meijs
Mansveld
Proxsys
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Schapers
Safety Group
Roozen van Hoppe Groep
Roessingh
RH Marine
REMONDIS
Raedts
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Groenen Groep
Van Dillen Bouwgroep
Van der Weegen Bouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van den Heuvel Afbouwgroep
Van Berkel Landschap & Infra
Vaessen
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
VDR Bouwgroep
Van Wanrooij
Heras Mobile Fencing
Van Rhijn Bouw
Hendriks groep
GWS dé schoonmaker
Veelgestelde vragen
Wat doet de E-mail handler precies?
De E-mail handler automatiseert het sorteren, verwerken en archiveren van inkomende e-maildocumenten. Het systeem verwerkt e-mails en bijlagen automatisch en maakt ze klaar voor integratie in je workflow, OCR- of ERP-systeem.
Is dit geschikt voor kleinere administraties?
Ja, de E-mail handler is flexibel en geschikt voor zowel kleine als grotere administraties. Het helpt bij het automatiseren van documentverwerking, wat tijd bespaart, ongeacht de grootte van je organisatie.
Hoe leert de E-mail handler?
De E-mail handler leert van je acties. Als een e-mail niet correct wordt verwerkt, kun je het corrigeren en het systeem onthoudt de aanpassing voor de volgende keer. Zelflerend en altijd beter!
Kan ik de E-mail handler gebruiken met meerdere administraties?
Ja! De E-mail handler werkt voor meerdere administraties, zelfs als je meerdere inboxen hebt. Zo kun je alles automatisch verwerken zonder dat je iets hoeft te doen.
Kan de E-mail handler gedeelde inboxen uitlezen?
Ja, de E-mail handler kan ook gedeelde inboxen uitlezen, zoals die van je crediteurenadministratie. Zorg ervoor dat er een account is met de juiste toegang.
Werkt de E-mail handler met verschillende e-mailsystemen?
Ja, het werkt met Microsoft Exchange Webservices (EWS), waardoor je Outlook, Office 365 en andere e-mailsystemen kunt koppelen.
Wat gebeurt er met de originele e-mail?
De originele e-mail wordt altijd bewaard in een archiefmap, zodat je deze later nog kunt gebruiken, bijvoorbeeld om door te sturen of te beantwoorden.
Hoe snel is de verwerking?
De verwerking van je e-mails gebeurt continu op de achtergrond. Het systeem werkt altijd door, zodat jij geen vertraging hebt.
Kan ik de E-mail handler ook gebruiken als ik een andere oplossing heb voor inkomende facturen?
Ja, de E-mail handler kan eenvoudig worden toegevoegd aan je huidige oplossing en is flexibel genoeg om met verschillende systemen samen te werken.
Wat als mijn vraag niet in de FAQ staat?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.