Budgetpas
Versimpel uitgavenbeheer met de Budgetpas
Kamp jij met deze knelpunten?
Met de Budgetpas krijgt jouw organisatie meteen inzicht in uitgaven en verloopt de administratie eenvoudiger.
- Declaraties en kleine uitgaven kosten veel tijd en leiden snel tot fouten;
- Medewerkers vergeten bonnetjes of dienen declaraties te laat in;
- Managers hebben geen actueel overzicht van budgetten;
- Finance-afdelingen zijn veel tijd kwijt aan handmatige verwerking en controle;
- Fragmentatie van kostenplaatsen en slechte rapportages maken budgetbeheer lastig;
- Contant geld en losse betaalpassen brengen onnodige risico’s met zich mee.
Slim betalen met realtime inzicht
Voor organisaties met decentrale uitgaven is het lastig om overzicht te houden. Bonnetjes raken kwijt, declaraties lopen door elkaar en uitgaven komen vaak pas later in de administratie terecht. Dat vertraagt beslissingen, vergroot de kans op fouten en kost veel tijd.
De Budgetpas biedt een slimme oplossing. Met een fysieke betaalpas kunnen aankopen direct worden gedaan binnen vooraf ingestelde limieten. Bonnetjes en facturen worden automatisch ingelezen en door AI herkend, inclusief datum, tijd, bedrag en kostensoort. Elke transactie wordt direct gekoppeld aan de juiste kostenplaats of afdeling in het ERP-systeem. Zo bespaar je tijd, verminder je administratieve lasten en heb je altijd realtime inzicht in alle uitgaven.
AI-gestuurde verwerking
Traditionele declaratieprocessen en het beheer van creditcards kost vaak veel tijd en is foutgevoelig. Met de Budgetpas heb je volledige controle en automatiseer je deze processen. AI leest bonnetjes in en verwerkt de boekingen direct. Journaalposten, BTW en crediteurenboekingen worden automatisch aangemaakt en gekoppeld aan het ERP-systeem. Afwijkingen, zoals overschrijdingen van limieten, verschijnen direct in het dashboard. Zo weet je altijd waar het budget staat en kun je snel bijsturen. De administratie is sneller en betrouwbaarder. Iedereen kan eenvoudig en veilig betalen, zonder gedoe.
Volledig in control
Voor organisaties met meerdere locaties, projectteams of cliënten kan het lastig zijn om overzicht en controle te houden. De Budgetpas biedt flexibiliteit én volledige controle. Limieten en autorisaties pas je eenvoudig aan. Passen kun je tijdelijk blokkeren, deblokkeren, opnieuw toewijzen of koppelen aan specifieke afdelingen of projecten. Het centrale dashboard geeft realtime inzicht in alle uitgaven per medewerker, afdeling of project. Zo heb je altijd overzicht en kun je bijsturen voordat budgetten worden overschreden. Met de Budgetpas behoud je volledige grip op uitgaven. Medewerkers betalen gemakkelijk en veilig, terwijl finance teams dagelijks tijd en werk besparen.
De Budgetpas in gebruik
Betalen
Medewerkers doen aankopen direct met de fysieke Budgetpas. Alles blijft binnen de ingestelde limieten, zodat uitgaven automatisch onder controle zijn. Geen extra goedkeuringen of gedoe.
Verwerken
Bonnen worden ingelezen via de app. AI herkent datum, tijd, bedrag en kostensoort en koppelt alles direct aan de juiste kostenplaats, afdeling of project in het ERP-systeem. Handmatig overtypen of controleren is niet meer nodig.
Direct inzicht
Het realtime dashboard laat alle transacties zien per medewerker, afdeling of project. Afwijkingen zijn direct zichtbaar, zodat je snel kunt bijsturen. Zo houd je grip op uitgaven en blijft de administratie eenvoudig en foutloos.
In goed gezelschap
Thunnissen
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend
Staedion
Gemeente Apeldoorn
Port of Amsterdam
DVG
Schoonster
Tijdswinst, betrouwbaarheid en meer overzicht: “Elk bedrijf dat inkomende facturen verwerkt, heeft baat bij Whitevision”
Schenkeveld
Cuzo
Zusterz
Kroek & Partners
Beweging 3.0
Alphen op één lijn
Vivent
Nonna Werkt
Mekander
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Verwater
Hét Service Centrum
Dura Vermeer
Automotions
Paardekooper
AC Borst Bouw
Munckhof
Jansen en De Wit
Effektief
Blankers Schoon
De Nijs
IP Zanten
Eurotransplant
Blos kinderopvang
Bibliotheken
BasisBuren
Barli
Aveco de Bondt
Aalberts
YoungCapital
Bouwbedrijf van der Meer
Bouwbedrijf Rijk
De Zellingen
DeLaMar Theater
Cnossen Infra
Breman
Braspenning
Bouwgroep Buitenhuis
Eneco eMobility
ETB van Keulen
Franssen Franken
Kesselaar & ZN
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Gebroeders Pol BV
Frans Vink & Zonen
Keus Schoonmaak en Diensten
Feenstra en van Goor
EURAILSCOUT
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
MOBIX
Van der Meijs
Mansveld
Proxsys
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Schapers
Safety Group
Roozen van Hoppe Groep
Roessingh
RH Marine
REMONDIS
Raedts
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Groenen Groep
Van Dillen Bouwgroep
Van der Weegen Bouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van den Heuvel Afbouwgroep
Van Berkel Landschap & Infra
Vaessen
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
VDR Bouwgroep
Van Wanrooij
Heras Mobile Fencing
Van Rhijn Bouw
Hendriks groep
Veelgestelde vragen
Hoe veilig is de Budgetpas?
De Budgetpas heeft een gecertificeerde koppeling met de bank en wordt gehost en beveiligd vanuit Nederland. Zo betaal je veilig en blijft jouw organisatie beschermd tegen risico’s.
Wat als een bon ontbreekt?
Als een bon ontbreekt, ontvangt de pashouder een bericht om deze toe te voegen. Deze herinnering wordt meerdere keren herhaald. Jij ziet op het dashboard precies welke pashouder nog bonnen moet aanleveren, zodat je overzicht houdt.
Kan ik zelf limieten instellen?
Ja, als beheerder of manager kun je per pas de limieten instellen. Je ziet altijd wie wanneer een limiet heeft aangepast, zodat je volledige controle behoudt.
Hoe werkt de Budgetpas met het ERP-systeem?
Bij iedere bon stelt de AI direct een boekingsvoorstel op. Dit voorstel komt automatisch in je ERP-systeem terecht, direct of na jouw goedkeuring, zonder dat je dubbel werk hoeft te doen.
Voor wie is de Budgetpas geschikt?
Middelgrote tot grote organisaties met decentrale uitgaven, meerdere locaties of medewerkers die regelmatig kleine aankopen doen.
Welke voordelen biedt de Budgetpas ten opzichte van traditionele company cards?
Geen transactiekosten, automatische AI-boekingen, realtime overzicht en volledige controle over limieten en autorisaties.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.