Zicht op contracten, ruimte voor groei
Je hebt zorgvuldig onderhandeld met leveranciers, afspraken vastgelegd en contracten ondertekend. Toch blijkt in de praktijk dat het benutten van die afspraken niet altijd vanzelf gaat. Medewerkers bestellen vaak op gevoel of bij bekende leveranciers, zonder te checken of daar wel een contract mee is. Daardoor blijven kortingen of bonussen soms liggen en ontstaan er vragen bij de financiële administratie wanneer facturen niet te koppelen zijn aan bestellingen. Zonder goed contractmanagement ontstaat er versnippering en mis je het overzicht.
Gelukkig biedt Inconto van Whitevision dé oplossing voor goed contractmanagement. Het zorgt ervoor dat afspraken niet vergeten worden, maar actief toegepast. Zo weet iedereen precies bij wie, hoe en onder welke voorwaarden er besteld moet worden én benut je de voordelen waar je recht op hebt.
Download whitepaper
Meer weten over onze inkoopoplossing voor kramerijen in de bouw? Download het whitepaper en ontdek de voordelen van onze oplossing
Contractmanagement van A tot Z
Met onze software ontvang je automatisch een seintje bij aflopende contracten, zodat je altijd op tijd kunt verlengen of opzeggen. Iedere contractsoort heeft een eigen digitale workflow, waardoor het opstellen, goedkeuren en beheren van contracten snel en overzichtelijk verloopt. Het volledige proces – van onderhandeling tot goedkeuring – verloopt elektronisch, inclusief meldingen voor actiehouders. Je behoudt centraal inzicht in de status van elk contract, met een duidelijk overzicht van goedkeuringen, inclusief reden en tijdstip. Met Whitevision digitaliseer je contractmanagement van A tot Z – slim, overzichtelijk en efficiënt.
Grip op je inkoopproces
Een medewerker vindt via de interne catalogus direct het juiste artikel, mét prijs en leveranciersafspraken. Bestellen gaat snel, goedkeuren gebeurt met één klik en de order gaat automatisch naar de leverancier. Zodra de levering binnen is controleert het systeem de factuur op afwijkingen. Bestellingen, ontvangsten en facturen worden automatisch aan elkaar gekoppeld (dit noemen we ‘3-way-matching’). Alles in orde? Dan kan er direct betaald worden.
Met het product Inconto van Whitevision breng je meer structuur en overzicht in je inkoopproces dankzij slim contractmanagement. Bestellen, ontvangen, factureren en betalen: alles loopt soepel in elkaar over.
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Indien wij de opdracht mogen uitvoeren, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het type ERP-systeem, of jullie hier al mee werken, en de mate waarin de voorbereidingen zijn getroffen, neemt de implementatie 1 tot 4 dagen in beslag. Deze dagen worden verdeeld over meerdere contactmomenten. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 8 weken.
Tijdens het traject vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. Daarnaast plannen we regelmatig contactmomenten in voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Wat houdt de term 'kramerijen' precies in?
Kramerijen zijn kleine wijzigingen, correcties of aanvullingen die tijdens een bouwproject ontstaan. Deze leiden vaak tot losse bestellingen van materialen en andere kleine onderdelen. Hoewel deze bestellingen slechts een klein deel van de inkoopwaarde uitmaken, kosten ze onnodig veel tijd en moeite door het extra administratieve werk. Met de kramerijoplossing van Whitevision digitaliseer en automatiseer je dit hele proces, waardoor je tijd en kosten bespaart.
Welke voordelen biedt de Kramerijoplossing voor bouwbedrijven?
Met de Kramerijoplossing automatiseer je het verwerkingsproces rondom kramerijen. Omdat je handmatig werk drastisch vermindert, bespaar je tijd en werk je efficiënter. Je behoudt het overzicht en je hebt direct inzicht in de geplaatste bestellingen. Het is heel makkelijk om gedetailleerde rapporten uit te draaien. Aan de hand daarvan kan je zien of leveranciers hun afspraken nakomen. Ook beschik je hiermee tijdig over managementinformatie, waardoor je makkelijker datagedreven beslissingen kan nemen.
Wat is het verschil tussen een purchase-to-pay-oplossing en de Kramerijoplossing van Whitevision?
Bij een purchase-to-pay-oplossing bestel je vanuit een centrale catalogus binnen het systeem. Onze Kramerijoplossing werkt anders. De uitvoerder blijft op de oude vertrouwde manier bestellen — bijvoorbeeld per telefoon, via WhatsApp of via een webshop. Op basis daarvan maakt onze software automatisch een bestelling aan.
Kan ik mij als groothandel aansluiten bij Whitevision?
Dit kan niet, omdat wij uitsluitend in opdracht van onze klanten werken. Onze Kramerijoplossing is geen ‘marktplaats’ voor de uitvoerder. Wij werken nauw samen met groothandels, maar zij blijven onafhankelijk opereren.
Hoe werkt de app voor uitvoerders?
De app is zeer eenvoudig in gebruik. Wanneer de goederen geleverd worden, kan de uitvoerder de ontvangst van de artikelen direct in de app bevestigen. Het is ook mogelijk om afwijkingen te registreren en een foto van de levering toe te voegen. Het systeem koppelt al deze informatie automatisch aan de bestelling.
Hoe houdt de oplossing rekening met prijsafspraken?
Veel bouwbedrijven maken jaarlijks afspraken met leveranciers. Dit betekent dat er per project contracten met prijslijsten zijn. De Kramerijoplossing controleert automatisch of de ontvangen artikelen overeenkomen met de afgesproken prijzen. Hoe jij met afwijkingen omgaat, bepaal je zelf. Je kan bijvoorbeeld per maand of per kwartaal een rapport opvragen om de verschillen te zien. Dit rapport kan je vervolgens opsturen naar de leverancier, inclusief een verzoek om een creditfactuur aan te maken.
Contractmanagement: zo werkt het
Bestellen
Medewerkers vinden direct het juiste artikel in de interne catalogus en plaatsen met goedkeuring eenvoudig hun bestelling.
Automatiseren
Leveringen worden bevestigd en het systeem matcht automatisch de factuur met de bestelling – jij krijgt alleen een seintje bij afwijkingen.
Verwerken
Klopt alles? Dan stelt het systeem de factuur betaalbaar.
Klanten van Whitevision. Je bevindt je in goed gezelschap.
Kupers
Meer gemak, efficiëntie en snelheid met Whitevision en Trip Software: “De integratie werkt vlekkeloos!”
BMN
YoungCapital
Dura Vermeer
Hét Service Centrum
Munckhof
Mekander
Mekander koppelt professionele zorgverleners, van begeleiders tot verpleegkundigen niveau 5, aan zorgvragers in de regio. Denk aan wijkteams, verpleeghuizen, cliënten met een PGB en particuliere zorgvragers. De focus ligt op individuele zorg bij mensen thuis, zodat cliënten zich zo lang mogelijk zelfstandig kunnen redden.
Nonna Werkt
Nonna Werkt bemiddelt tussen zelfstandige zorgverleners en klanten die zorg nodig hebben. Dat kunnen instellingen zijn, zoals verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties, maar ook particulieren met een PGB.
Vivent
Vivent is een zorginstelling die dagelijks samenwerkt met een breed scala aan professionals, waaronder zzp’ers en uitzendbureaus. Deze partijen hebben allemaal hun eigen manier van factureren, terwijl Vivent zelf ook interne procedures hanteert. Het gevolg was een complex en tijdrovend facturatieproces. In juni 2019 ging Vivent daarom de samenwerking aan met Selfbilling om orde in de chaos te scheppen en het proces toekomstbestendig te maken.
Stichting Alphen op één Lijn
Alphen op één Lijn (AOEL) is een stichting die de aangesloten zorgverleners helpt om het vak leuk te houden. Ze doen dit door samen te werken, te inspireren, te faciliteren en te ontzorgen. Want als de zorgverlener in zijn kracht staat, komt dit ten goede aan de patiënt. AOEL is opgericht voor de ondersteuning van de aangesloten zorgverleners bij het uitvoeren van multidisciplinaire zorg. AOEL vervult hierin de rol van organisator en ondersteuner in de ruimste zin van het woord. AOEL is aanspreekpunt voor de zorgverzekeraar en andere samenwerkingspartners. Patiënten verdienen moderne en passende zorg van hoge kwaliteit.
Beweging 3.0
Beweging 3.0 is actief op het gebied van zorg, wonen en welzijn in de regio Eemland (Amersfoort, Baarn, Bunschoten-Spakenburg, Eemnes, Hoevelaken, Leusden, Nijkerk, Soest en Woudenberg). De organisatie biedt wijk- en gespecialiseerde verpleging thuis, (tijdelijk) verblijf, zorg met en zonder behandeling in woonzorgcentra en verpleeghuizen, en revalidatiezorg. Daarnaast behoren welzijnsorganisatie Welzin en dienstverlener Leef3.nu tot Beweging 3.0. Daarmee ondersteunt de organisatie mensen zo lang mogelijk zelfstandig en met kwaliteit van leven.
Kroek & Partners
Kroek & Partners Interimzorg levert zorgprofessionals in vrijwel alle sectoren van de zorg, met als specialisatie de jeugdzorg. De organisatie ondersteunt instellingen bij ziekte, zwangerschapsverlof en complexe casuïstiek. Officemanager Daniël Waanders: “Wij willen instellingen ontzorgen. Dat kan ad hoc zijn, bijvoorbeeld vanmiddag, of voor langere periodes. En als er geen specialist beschikbaar is, nemen wij de zorg in onderaannemerschap over.”
Zusterz
Zusterz is een zorgbemiddelingsbureau dat zzp’ers ondersteunt en bemiddelt tussen zorgprofessionals en instellingen zoals verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties. Het bureau verzorgt onder andere de facturatie en zorgt dat alle partijen efficiënt kunnen samenwerken. Met ongeveer vijftig zzp’ers die structureel bij klanten werken, was er behoefte aan een gestroomlijnd en foutloos facturatieproces.
Cuzo
Cuzo is een arbeidsbemiddelingsbureau actief in Gelderland en Limburg. Het bureau is gespecialiseerd in het bemiddelen, uitzenden en detacheren van zorgprofessionals, met een focus op ouderenzorg. De kracht van Cuzo? De medewerkers hebben zelf een achtergrond in de zorg en weten daardoor precies wat er nodig is op de werkvloer.
Schenkeveld
Schenkeveld Recruitment B.V. bemiddelt tussen zzp’ers en bedrijven, met name in de sloop, asbestsanering en betonreparatie. Veel bouwbedrijven kiezen bewust voor zzp’ers en willen geen vast personeel in dienst. Rob Schenkeveld, eigenaar: “Wij werken op twee manieren. De eerste is zuivere bemiddeling, waarbij de zzp’er wordt betaald door de opdrachtgever en wij een provisie rekenen. De tweede is bemiddeling via tussenkomst: de zzp’er factureert aan ons en wij met een marge aan de opdrachtgever. Zo kunnen wij al onze klanten bedienen, ongeacht hun voorkeur.”
Schoonster
Tijdswinst, betrouwbaarheid en meer overzicht: “Elk bedrijf dat inkomende facturen verwerkt, heeft baat bij Whitevision”
DVG
DVG Personenvervoer is een landelijke franchiseorganisatie die taxibedrijven en touringcarondernemingen in heel Nederland bundelt. De organisatie schrijft vervoerders in voor aanbestedingen bij gemeentes en provincies en zorgt dat het vervoer efficiënt en betrouwbaar wordt uitgevoerd. Het gaat onder andere om leerlingenvervoer, WMO-vervoer en ander gemeentelijk vervoer. DVG regisseert de samenwerking tussen de diverse vervoerders en de overheid, zodat het vervoer overal goed geregeld is.
Port of Amsterdam
Gemeente Apeldoorn
Staedion
Gemeente Purmerend
Goedhart
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
Verwater
Automotions
Paardekooper
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Effektief
Blankers Schoon
De Nijs
IP Zanten
Eurotransplant
Blos kinderopvang
Bibliotheken
BasisBuren
Barli
Aveco de Bondt
Aalberts
Bouwbedrijf van der Meer
Bouwbedrijf Rijk
De Zellingen
DeLaMar Theater
Cnossen Infra
Breman
Braspenning
Bouwgroep Buitenhuis
ETB van Keulen
Kesselaar & ZN
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Gebroeders Pol BV
Frans Vink & Zonen
Keus Schoonmaak en Diensten
Feenstra en van Goor
EURAILSCOUT
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
MOBIX
Van der Meijs
Mansveld
Proxsys
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Schapers
Safety Group
Roozen van Hoppe Groep
Roessingh
RH Marine
REMONDIS
Raedts
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Groenen Groep
Van Dillen Bouwgroep
Van der Weegen Bouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van den Heuvel Afbouwgroep
Van Berkel Landschap & Infra
Vaessen
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
VDR Bouwgroep
Van Wanrooij
Heras Mobile Fencing
Van Rhijn Bouw
Hendriks groep