DeLaMar Theater

De behoefte

DeLaMar Theater werkte reeds met een scan- en herkenoplossing voor het verwerken van inkoopfacturen. Maar met de komst van een nieuwe directrice besloot de organisatie om over te stappen op een ander boekhoudsysteem: AFAS. In dat kader was het een logische beslissing om te kiezen voor een inkoopfactuurverwerkingsoplossing die hier naadloos op aansluit.

De oplossing

Als partner van AFAS bood Whitevision uitkomst. Zodoende kwamen er 2 Whitevision-consultants langs bij DeLaMar Theater om een demo te geven. Op een groot scherm lieten zij de voorbeeldomgeving zien. De oplossing zag er niet alleen gemakkelijk en gebruiksvriendelijk uit, maar kon ook snel worden geïmplementeerd. Dit sprak DeLaMar Theater aan. De beslissing was in korte tijd genomen: de organisatie zou kersvers ERP-pakket AFAS gaan gebruiken in combinatie met de oplossing van Whitevision.

De voordelen van Whitevision

1. Snelle implementatie, gebruiksvriendelijk systeem
2. Extra veel tijdwinst en meer efficiëntie met SMART-OCR
3. Inkoopfactuurverwerking volledig automatisch óf met enkele muisklikken
4. Zelflerend systeem dat steeds slimmer wordt. Niet meer registreren, maar controleren
5. Inkoopfacturen zitten direct in het systeem, niet pas aan het eind van de maand
6. Goede, klantvriendelijke supportafdeling die problemen snel oplost

“Tijdwinst is een van de grootste voordelen van het boeken van inkoopfacturen met Whitevision,” vertelt Florence Grootfaam. Zij is vanaf het begin administrateur bij DeLaMar Theater en draait zodoende al 8 jaar mee binnen de organisatie. “In het begin was het even wennen, maar het is een enorm gebruiksvriendelijk systeem dat facturen goed herkent. Als je bijvoorbeeld terugkerende maandfacturen hebt, kan je de factuur van de vorige maand kopiëren en dan ben je klaar met boeken.”

Een ander positief aspect vindt Florence het zelflerende systeem: “We hadden natuurlijk al met een scan- en herkenoplossing gewerkt, maar Whitevisions herkenning met SMART-OCR was nieuw voor ons. Heb je dit eenmaal geïmplementeerd, dan herkent het systeem facturen van een bepaalde leverancier. Voor ons is het heel fijn dat de oplossing bijvoorbeeld ook kan leren dat bepaalde facturen verschillende grootboekrekeningen hebben. Wanneer er iets wijzigt, moet je dat zelf even aanpassen, maar de handelingen die je hiervoor verricht zijn minimaal. Kortom, Whitevision zorgt voor tijdwinst en meer efficiëntie!”

“Wanneer een factuur binnenkomt in onze e-mail-inbox, slepen wij deze naar het systeem,” zegt Florence over het factuurverwerkingsproces. “Daarbinnen heeft Whitevision 2 kopjes voor ons aangemaakt: ‘facturen met bijlage’ en ‘facturen zonder bijlage’. Nadat we een factuur onder het correcte kopje hebben geplaatst, zoekt het systeem automatisch de juiste crediteur op. Dit doet het op basis van het KvK- of btw-nummer.” En wat als er sprake is van een afwijking? “Zoiets wordt gehighlight. Maar in principe herkent het systeem alle factuurgegevens zelf. En zelfs wanneer een factuur een andere lay-out heeft, hoeven we niets over te typen. Na enkele muisklikken neemt het systeem het weer van ons over.”

“Wil je facturen per mail automatiseren? Dan kun je met de Whitevision E-mail handler ervoor zorgen dat
e-mailberichten automatisch klaar gezet worden om in te lezen in je OCR of Workflow systeem. Inkomende e-mailberichten worden automatisch verwerkt, ook buiten kantoortijden.

Voor standaardfacturen heeft DeLaMar Theater bepaalde informatie van tevoren ingevoerd, zodat het systeem de verwerking hiervan direct kan oppakken. “In AFAS zetten we dan dat een factuur met een bepaald grootboeknummer altijd bestemd is voor een specifieke budgethouder. Door dit in te programmeren zijn we bij zulke standaardfacturen binnen 1 minuut klaar met boeken.”

Maar hoe zit het dan met urenfacturen? “Die tellen vaak meerdere pagina’s. Bovendien moeten verschillende budgethouders deze meestal accorderen, dus daar moeten we wat alerter op zijn. Maar ook hierin is Whitevision ondersteunend – vooral vanwege het zelflerende aspect. Het systeem wordt steeds slimmer. Wij hoeven daardoor niet meer te registreren, maar alleen even goed te controleren.”

“Wanneer ik een factuur verwerk, staat deze meteen in AFAS,” vertelt Florence. “De twee systemen werken goed samen. Als ik bijvoorbeeld een kostenplaats vergeet, komt de factuur terug naar Whitevision met de vermelding dat er iets niet klopt. Dan móet ik de factuur eerst afhandelen in Whitevision. Heel prettig, zo’n koppeling.” Een ander voordeel: “Na het verwerken van een factuur zijn je posten direct up-to-date. Alle inkoopfacturen zitten in het systeem. Dat scheelt veel tijd aan het eind van de maand!”

Dat Whitevision een klantvriendelijk bedrijf is, vindt Florence erg fijn. “Het klantportaal werkt heel goed. Ik kan hier alles in kwijt. Eigenlijk ben ik iemand die graag meteen de telefoon pakt, maar tegenwoordig moet je alles nu eenmaal registreren. Bij Whitevision gaat dit gelukkig heel soepel. Onze verzoeken worden goed opgepakt. We krijgen altijd antwoord, per e-mail óf telefoon.” Dit bleek onder meer toen DeLaMar Theater net begon te werken met de oplossing. “Op een gegeven moment kampten we met een lastig probleem, waarvoor we support moesten inschakelen. Whitevision heeft hier heel snel en adequaat op gereageerd.”

Of DeLaMar Theater voorlopig met Whitevision blijft werken? “Zeker! We zijn er zo’n half jaar geleden mee begonnen en de oplossing bevalt goed.” Florence zou Whitevision dan ook aanbevelen aan andere organisaties die AFAS gebruiken: “De koppeling werkt heel erg fijn!”