DVG

Maakt gebruik van

DVG Personenvervoer is een landelijke franchiseorganisatie die taxibedrijven en touringcarondernemingen in heel Nederland bundelt. De organisatie schrijft vervoerders in voor aanbestedingen bij gemeentes en provincies en zorgt dat het vervoer efficiënt en betrouwbaar wordt uitgevoerd. Het gaat onder andere om leerlingenvervoer, WMO-vervoer en ander gemeentelijk vervoer. DVG regisseert de samenwerking tussen de diverse vervoerders en de overheid, zodat het vervoer overal goed geregeld is.

Het probleem

Het facturatieproces tussen DVG, de vervoerders en de gemeentes verliep complex en foutgevoelig. Verschillen tussen het aantal gereden ritten en het gefactureerde bedrag zorgden voor veel overleg en vertraging. Facturen moesten handmatig worden gecontroleerd, wat tijdrovend en foutgevoelig was. Dit maakte het hele proces omslachtig en kwetsbaar.

“Onze regiomanager gaf aan ons in een Excel-bestand door wat we mochten factureren aan de gemeentes. Maar dan moet het bedrag dat de vervoerder factureert daaraan natuurlijk wel gelijk zijn. Als dat afwijkt, gaat er iets niet goed. Het gaf gewoon gedoe, dit facturatieproces. Selfbilling bleek de oplossing.” Johan van Engelen

De oplossing

Met Selfbilling heeft DVG een duidelijk en betrouwbaar facturatieproces ingericht. De door gemeentes aangeleverde bedragen worden automatisch ingelezen via FTP in het Selfbilling-systeem, dat de selfbilling-facturen genereert. Zo ontstaat een sluitende administratie: de facturen van de vervoerder worden automatisch afgestemd met de bedragen die DVG mag declareren bij de gemeente. Het proces is grotendeels geautomatiseerd, foutmarges zijn sterk verkleind en de administratieve druk is aanzienlijk afgenomen.

“Wij sturen nu uit naam van de vervoerder een factuur aan onszelf, een factuur waarop staat ‘factuur uitgereikt door afnemer’. Dat is handig. Het bespaart tijd en iedereen krijgt waar hij recht op heeft. Geen gedoe meer!” Johan van Engelen

Resultaat

Dankzij Selfbilling verloopt de facturatie bij DVG nu soepel en efficiënt. De verschillen tussen in- en verkoop zijn verdwenen, het proces is betrouwbaar en volledig geautomatiseerd. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en maakt het voor zowel DVG als de vervoerders duidelijk wat er gefactureerd moet worden. Bovendien hebben de medewerkers meer rust en overzicht, waardoor ze zich kunnen concentreren op het leveren van kwalitatief goed vervoer in plaats van te worstelen met administratie.