EURAILSCOUT

De behoefte

Inkoopfactuurverwerking geschiedde bij EURAILSCOUT op papier. Medewerkers op de financiële administratie printten facturen plus bijlages uit, zetten hier een boekingsstempel op, voerden de factuurgegevens handmatig in en lieten de factuur vervolgens in een map rondgaan om de juiste handtekeningen te verkrijgen. Een tijdrovend proces dat geen inzicht bood in de status van facturen. Bovendien was het overtypen van gegevens een foutgevoelige taak. EURAILSCOUT besloot om verandering aan te brengen in het proces: het bedrijf ging op zoek naar een oplossing die tijdbesparing zou opleveren en het inkoopproces zou helpen stroomlijnen.

De oplossing

ERP-leverancier 4PS gaf aan goede ervaringen te hebben met de oplossing van partner Whitevision. EURAILSCOUT ging af op de aanbeveling en regelde een demo. Deze beviel erg goed: EURAILSCOUT had het gevoel dat de oplossing van Whitevision, die uitstekend bleek te koppelen met 4PS, aan alle wensen en eisen voldeed. Het duurde niet lang voordat het bedrijf de beslissing nam om met Whitevision te gaan werken.

De voordelen van Whitevision

1. Gestroomlijnd inkoopfactuurverwerkingsproces en meer overzicht.
2. Tijdbesparing en efficiëntie boost.
3. Lagere foutgevoeligheid.
4. Facturen makkelijk terugvinden en papierloos werken met een digitaal archief.
5. Soepel implementatieproces en uitstekend support.

“Met Whitevision hebben we de inkoopfactuurverwerking kunnen stroomlijnen én besparen we enorm veel tijd,” zegt Birgit Maes, financieel administratief medewerkster bij EURAILSCOUT. “Het hele proces wordt nu in Whitevision afgewerkt: van binnenkomst tot fiattering en archivering. Daardoor hebben we meer overzicht. Bovendien ligt de foutgevoeligheid veel lager. We kunnen bijvoorbeeld geen dubbele facturen inlezen, omdat het systeem een seintje geeft wanneer je dezelfde factuur voor een tweede keer probeert te verwerken.” Daarnaast heeft Whitevision voor veel meer overzicht gezorgd: “Wij kunnen de status van een factuur te allen tijde inzien. Dat is héél handig!”

Hoe verloopt het gestroomlijnde inkoopfactuurverwerkingsproces in de praktijk? Birgit licht dit toe: “Wanneer een factuur binnenkomt in onze facturenmailbox, sleep ik deze naar het ‘Whitevision’-bakje. De factuur wordt dan automatisch ingelezen in het systeem. Wanneer ik Whitevision open, zie ik alle facturen in één map staan. Dit maakt het controlewerk heel eenvoudig. De herkenning is hoog, maar áls het systeem een factuurnummer eens niet herkent, kan je het trainen door aan te klikken wat het had moeten herkennen. Dan gaat het de volgende keer goed.”

EURAILSCOUT maakt onderscheid tussen facturen met en zonder inkooporders. “Dat doen wij volledig in Whitevision. Als we achteraf iets willen nakijken, kan dat met één druk op de knop.” Nadat Birgit de factuur heeft gecontroleerd, stuurt zij deze ter goedkeuring naar een collega. “Dat gaat via de Whitevision Workflow, waar wij onze procuratieregeling hebben ingericht. Daardoor kan een factuur nooit ergens tussendoor glippen wanneer de CFO deze bijvoorbeeld nog moet goedkeuren.”

Na fiattering gaat de betaalblokkade van de factuur af en wordt de factuur opgeslagen in het digitale archief. “Heel praktisch, want zo kunnen we de factuur op een later tijdstip eenvoudig raadplegen in 4PS. We krijgen dan niet alleen de factuur, maar ook alle bijbehorende notities te zien. Zo werken we een stuk efficiënter én besparen we veel papier!”

Ruim twee jaar geleden werd Whitevision geïmplementeerd. Over dit traject was Birgit erg tevreden: “Het verliep soepel en goed. Onze Whitevision-consultant kwam langs op kantoor om alles in te richten en uit te leggen. Het tempo paste hij volledig op ons aan en we kregen alle ruimte om vragen te stellen.

De introductie verliep door de goede begeleiding en het gebruiksvriendelijke systeem erg soepel.  Ik vind Whitevision een fijn programma om mee te werken.” Daarnaast is Birgit positief over Whitevision als bedrijf: “De samenwerking verloopt erg prettig. Het supportteam van Whitevision staat altijd voor je klaar. Wat je ook vraagt, je krijgt heel snel antwoord. Toen wij bijvoorbeeld meer wilden weten over een bepaalde module, kregen we direct de informatie die we zochten.”

Wat betreft Birgit blijft EURAILSCOUT met Whitevision werken: “Op de financiële administratie zijn we erg tevreden met de oplossing. En de directie is er net zo blij mee — zij kan ervan op aan dat facturen door de juiste personen worden goedgekeurd middels de Whitevision Workflow.”

Birgit zou de oplossing dan ook zeker aanbevelen aan andere organisaties: “Met Whitevision bespaar je tijd en realiseer je een efficiëntie boost. Bovendien is het systeem zó gebruiksvriendelijk dat iedereen er eigenlijk mee kan werken. Wat wil je nog meer?”