Eurotransplant
De stichting Eurotransplant is een serviceorganisatie voor de samenwerkende transplantatiecentra, laboratoria en donorziekenhuizen binnen acht landen. Zij zet zich in voor een optimaal gebruik van beschikbare donororganen door de best mogelijke match te maken tussen donororgaan en -ontvanger. De toewijzing van organen geschiedt op basis van medische en ethische gronden. Binnen de democratisch opgezette organisatie hebben medici, wetenschappers en beleidsmakers inbreng in het beleid en de werkwijze van Eurotransplant.
De behoefte
Aanvankelijk verwerkte Eurotransplant alle inkomende documenten op papier, met de hand. Het proces was daardoor veelomvattend. De organisatie wilde graag gemakkelijker taken aan elkaar kunnen toewijzen door te digitaliseren. Deze efficiëntieslag moest tijdwinning opleveren én ervoor zorgen dat de kans op het maken van fouten verder zou worden teruggebracht.. Daarnaast vond Eurotransplant het prettig om papieren documenten te elimineren.
De oplossing
Eurotransplant werkte met AFAS en ging op zoek naar een systeem dat inkomende documenten binnen dit pakket kon verwerken. Whitevision bood uitkomst: de oplossing bleek naadloos aan te sluiten op AFAS én documenten moeiteloos digitaal te verwerken. De samenwerking was een feit!
De voordelen van Whitevision
- Snellere verwerking van inkomende documenten
- Geen gegevens meer overtypen door de scan- en herkenoplossing
- Enorme verbetering van het controleproces (minder doorlooptijd) en minder foutgevoelig
- Meer fysieke opslagruimte én betrouwbaarheid door digitaal archief
- Uitstekende klantenservice en probleemoplossing
- Naadloze aansluiting op AFAS
“Sinds we Whitevision gebruiken, kunnen we inkomende facturen veel sneller verwerken,” vertelt Rogier van den Oord, functioneel beheerder bij Eurotransplant. “De factuur wordt ingescand in Whitevision, herkend door SMART-OCR en toegekend aan een eigenaar. Deze controleert of het bedrag correct is, waarna de factuur AFAS ingaat. Daar wordt de factuur middels de workflow toegewezen aan de persoon die de verdere afhandeling op zich neemt.” Niet alleen de doorlooptijd van de verwerking, maar ook het controleproces is hierdoor enorm verbeterd.
“Het is niet meer nodig om informatie in te voeren. Alles wordt digitaal in het systeem overgenomen. Wij hoeven vervolgens alleen nog even te controleren of alle gegevens goed zijn ingevuld.” Het resultaat: minder fouten. Zeker voor Eurotransplant is dat een belangrijk element. “Voor ons ligt het wat complexer. Wij handelen inkomende documenten van ziekenhuizen anders af dan facturen van leveranciers. Dat zijn twee verschillende groepen en die hebben we in het systeem kunnen incorporeren.”
Het inkoopfactuurverwerkingssysteem verloopt nu zeer gestructureerd bij Eurotransplant. “Binnen AFAS werken wij in workflows. We zetten taken uit naar bepaalde groepen. Zo zijn er twee medewerkers die inkomende facturen inscannen en deze verwerken in Whitevision. Iedere factuur heeft een unieke barcode, die Whitevision voor ons herkent. Het systeem zorgt ervoor dat elke factuur in de juiste groep terechtkomt.”
Dat de organisatie nu met een digitaal archief werkt, is een ander groot voordeel van Whitevision: “Wanneer we medische data binnenkrijgen, wordt deze gedigitaliseerd naar een speciaal archief. In plaats van een fysieke kaartenbak vol papieren hebben we nu een overzichtelijke digitale kaartenbak.” De voordelen daarvan? “Meer fysieke opslagruimte, meer betrouwbaarheid en minder kans op fouten. Bovendien kunnen we facturen véél makkelijker terugvinden.”
De aansluiting van Whitevision op AFAS is uitstekend. “Wij werken hiervoor met connectoren van AFAS, zodat we bepaalde data kunnen opgeven. Eigenlijk hebben we daar nooit problemen mee gehad. Alles verloopt heel vloeiend.” Daarnaast maakt Eurotransplant gebruik van een koppeling met het eigen dossiersysteem: “Dat was een stukje maatwerk dat Whitevision prima voor ons heeft verzorgd.” Dat Whitevision een gebruiksvriendelijke oplossing is, heeft het implementatieproces vergemakkelijkt: “De leercurve is niet hoog. Ik heb zelf een behoorlijk technische achtergrond, maar ik merk dat nieuwe medewerkers Whitevision ook in een redelijk snel tempo onder de knie krijgen.”
Doet er zich toch een keer een vraag voor, dan reageert Whitevision hier adequaat op. “De klantenservice vind ik een van de meest positieve aspecten. Wanneer ik een incident aanmeld, gaat Whitevision met ons in gesprek. We komen altijd tot een oplossing. De accountmanager van Whitevision komt bovendien met regelmaat langs. Daarnaast staat Whitevision ervoor open om zaken beschikbaar te stellen aan klanten. We hebben een goede verstandhouding en een fijne, informele samenwerking. Kortom, ik heb niets te klagen.”
Als je het Rogier vraagt, is Whitevision ontzettend betrouwbaar. “Wordt er een probleem geconstateerd, dan pakt Whitevision dit op om het tot op de bodem uit te zoeken en een passende oplossing te vinden.” Maar niet alleen de ondersteuning is goed. Whitevision denkt ook mee met de klant: “Een tijdje geleden gaf ik aan dat ik iets ongebruikelijks in het systeem zag. De supportafdeling heeft toen echt met mij meegedacht om te ontdekken waar dit vandaan kwam.
Met Whitevision kun je over zulke zaken een fijne, open dialoog voeren. Mijn ervaring is dat dit bij andere bedrijven niet altijd even gemakkelijk is. Whitevision, doet het sámen met ons.” Rogier heeft dan ook een lange samenwerking voor ogen. “Wij werken op meerdere fronten samen met Whitevision – zowel met betrekking tot finance als beveiligde verwerking van medische data. Dat is allemaal heel goed geregeld. Ik zie dus geen reden om over te stappen naar een andere aanbieder.” Een tijdje geleden gaf Eurotransplant op verzoek van Whitevision zelfs een kleine demonstratie van de oplossing aan een potentiële klant: “Deze mocht bij ons langskomen om te zien hoe het systeem werkte. Dat was een goede ervaring. Zo kunnen we elkaar immers helpen!”
