Spring naar content

Groenen Groep

Groenen Groep is gespecialiseerd in het uitvoeren van grondwerken, sloopwerken, grondzuigtechniek, wegenbouw. De in Veldhoven gevestigde groep bestaat uit verschillende bedrijven die samenwerken onder het motto ‘Sterk door samenwerking’. De bedrijven uit de groep werken onderling samen, maar Groenen Groep slaat ook de handen ineen met opdrachtgevers én met alle vakmensen die dagelijks hun expertise inzetten voor het bedrijf. Door uitgebreide kennis van en ervaring binnen het vakgebied heeft Groenen Groep verschillende diensten en divisies kunnen opzetten op het gebied van grondwerken, sloopwerken en wegenbouw. Deze vullen elkaar naadloos aan. En daardoor is Groenen Groep een volwaardige totaalaanbieder die opdrachtgevers in de profit- en non-profitsector veel tijd bespaart.

De behoefte

Groenen Groep werkt met diverse uitvoerders en zij kopen allerlei benodigdheden in bij verschillende leveranciers: van rioolspullen tot stenen, zand en grond. Omdat het inkoopfactuurverwerkingsproces van oudsher op papier verliep, zorgde dit voor veel werk. Naarmate Groenen Groep groeide, werd het onwerkbaar. De papieren stapelden zich op. Daarom besloot het bedrijf om de gehele boekhouding én de inkoop te digitaliseren.

De oplossing

ERP-leverancier Exact gaf aan een oplossing voor het verwerken van inkoopfacturen te hebben, maar al snel bleek dat de vraag van Groenen Groep hier te complex en specifiek voor was. Via een Google-zoektocht belandde het bedrijf op de website van Whitevision, waar het direct een klik voelde. Tijdens de demo bleek dat gevoel juist te zijn: binnen 3 kwartier zag Groenen Groep dat Whitevision precies bood waarnaar het op zoek was. Het bedrijf besloot niet meer naar andere partijen te kijken en met Whitevision aan de slag te gaan.

De voordelen van Whitevision

  1. Overzicht en grip doordat de verwerking en fiattering van facturen geheel digitaal geschiedt.
  2. Tijdbesparing en efficiëntere werkwijze: facturen staan binnen een week in de boekhouding
    zonder dat hier papier aan te pas komt.
  3. Perfecte koppeling met Exact: het ERP-systeem herkent en archiveert door Whitevision verwerkte facturen automatisch.
  4. Razendsnelle inrichting van de oplossing volgens de specifieke eisen van Groenen Groep.
  5. Ruimte om te focussen op kerntaken, omdat het systeem uitstekend werkt.

“Whitevision heeft ervoor gezorgd dat wij overzicht en grip hebben,” vertelt Mark Mertens, financieel medewerker bij Groenen Groep. Dat was voorheen anders. “Zelfs toen ik alle facturen al digitaal binnenkreeg, printte ik ze nog uit om ze te laten rondgaan. Toen wij 5.000 – 6.000 facturen per jaar ontvingen, verloren we de grip. Nu we Whitevision gebruiken, geschieden de verwerking én fiattering geheel digitaal. Via de Whitevision Workflow kijkt de bedrijfsleider de prijzen na, waarna hij de factuur doorzet naar mijn boekhouding. Ik beheer het gehele systeem nu volledig digitaal. Daardoor heb ik de controle terug!”

“Whitevision is tijdbesparend, efficiënt, toegankelijk en klantvriendelijk. Een superfijn systeem én bedrijf!” Mark Mertens - Financieel medewerker

Dat het verwerken en accorderen van facturen nu veel efficiënter verloopt, legt Mark uit aan de hand van een voorbeeld. “Stel, we bestellen een vracht stenen bij de betonwarenfabriek en een dag later ontvangen we de digitale factuur. In zo’n geval sleep ik de factuur naar de bewuste bv binnen Whitevision (wij hebben 3 werkmaatschappijen). Daar wordt de factuur ingelezen. De herkenning is direct al hoog, maar de eerste 2 à 3 keer moet je deze nog even in de gaten houden. Daarna verloopt alles prima. Als ik een vraag heb over de factuur, verstuur ik deze naar mijn collega via Whitevision — de software staat vrijwel altijd open bij ons. De betreffende uitvoerder zet het juiste werknummer op de factuur en stuurt deze terug naar mij.”

Vervolgens treedt het fiatteringsproces in werking: “Onze bedrijfsleider kijkt binnen Whitevision naar de factuur. Wanneer hij zijn akkoord geeft, wordt de factuur direct in onze Exact-software verwerkt. Het document heeft alle benodigde wegen bewandeld, dus ik zie het niet meer terug, tenzij ik dat wil — alle facturen worden namelijk digitaal gearchiveerd, waardoor we ze altijd heel eenvoudig kunnen terugzoeken!”

“Het verwerken van inkoopfacturen verloopt véél sneller met Whitevision”

Wat Whitevision Groenen Groep heeft opgeleverd? “Tijdbesparing, efficiëntie en overzicht,” zegt Mark. “De oplossing scheelt echt heel veel tijd. Wij zijn ook erg blij dat we niet meer met papier hoeven te werken. Toen we dat nog deden, bleven facturen soms weken liggen. Inmiddels is iedereen binnen ons bedrijf dusdanig geïnstrueerd en zijn onze mensen nu bereid om facturen snel te controleren en op te sturen.”

Whitevision heeft een grote rol gespeeld in deze verbetering: “Vanaf het moment dat een factuur binnen is, staat zij binnen een week in de boekhouding, terwijl dit vroeger minimaal een maand duurde. Dat is een echte opluchting voor ons.”

Een enorme plus is de koppeling met Exact. “Deze werkt perfect,” zegt Mark. “Nadat een factuur is goedgekeurd, hoef ik maar één handeling te verrichten om deze te boeken in Exact. Het ERP-systeem herkent en archiveert de factuur automatisch. Echt fantastisch.”

“Ik ben enorm tevreden over de oplossing, het bedrijf en de werkwijze”

Vanaf de eerste minuut had Mark een goed gevoel bij Whitevision. En dat gevoel is gedurende de gehele samenwerking onderschreven: “Tijdens het implementatieproces heeft Whitevision alles precies ingericht zoals wij het wilden. We hadden behoorlijk specifieke wensen en die heeft Whitevision razendsnel ingewilligd. In de beginperiode konden we met vragen terecht bij onze Whitevision-consultant, die ons bedrijf intussen goed had leren kennen. Dat was heel fijn. Maar ook nu we af en toe contact leggen met het supportteam via het klantportaal, worden we prima geholpen. Whitevision is heel toegankelijk. Als je een bericht stuurt, krijg je altijd snel antwoord. Ik ben enorm tevreden over het bedrijf en de werkwijze.”

Of Mark denkt dat Groenen Groep voorlopig met Whitevision zal blijven werken? “Absoluut. De oplossing is relatief gezien niet duur en je wint er zóveel tijd mee. Je kunt je focussen op je werk, want het systeem werkt geweldig. Ik wilde het digitale tijdperk helemaal niet omarmen, maar Whitevision trok mij over de streep. En nu ben ik echt heel blij dat ik die stap heb genomen!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

mei 2024

Verplichte rapportage werkgebonden personenmobiliteit per 1 juli 2024: een nieuwe standaard

Vanaf 1 juli 2024 wordt het voor organisatie met 100 of meer medewerkers die minimaal 20 uur per week werken verplicht om hun werkgebonden personenmobiliteit te rapporteren. Uiterlijk 30 juni 2025 stuur je de gevraagde gegevens over 2024 in. Dit is een significante verandering die bedrijven dwingt hun huidige processen te herzien en te investeren in automatiseringsoplossingen. In dit blog verkennen we de impact van deze nieuwe regelgeving en leggen we uit hoe automatisering kan helpen bij het voldoen aan deze vereisten.
Artikel lezen
mei 2024

Webinar: 24/7 automatisch je facturen mailbox op orde

De komst van e-mail en PDF heeft het probleem van papieren facturen grotendeels opgelost, maar een nieuwe uitdaging dient zich aan: de constante stroom van inkomende e-mails met facturen vergt veel voorwerk voor administratieve medewerkers. Onder andere facturen, serviceorders en orderbevestigingen komen in verschillende formaten binnen, Whitevision verzamelt ze allemaal op een gestroomlijnde manier, waardoor je meer tijd overhoudt voor andere taken.
Artikel lezen
mei 2024

Webinar: efficiënt declaraties verwerken

Wil je af van het tijdrovende en soms verwarrende proces van declaraties verwerken? Als financieel-administratief medewerker weet je hoe ingewikkeld het kan zijn om verschillende soorten bonnen en facturen te verwerken, of ze nu digitaal zijn of op papier. Gelukkig is er een oplossing: met de Whitevision App kunnen declaraties efficiënt en volledig automatisch verwerkt worden.
Artikel lezen

123