Kesselaar & ZN

De behoefte

Kesselaar & ZN gebruikte een ERP-systeem waar medewerkers in de loop der tijd omheen gingen werken. Zij werkten steeds vaker met Excelbestanden en teamleden verrichtten onnodig dubbel werk. Dat ging ten koste van de efficiëntie. Faalkosten en verspilde tijd in processen waren het gevolg. Kesselaar & ZN besloot dat het tijd was om met een nieuw systeem invulling te geven aan het automatiseren van de boekhouding. Enerzijds om efficiënter te kunnen werken, anderzijds om klaar te zijn voor de (digitale) uitdagingen in de bouwsector.

De oplossing

Na een zoektocht koos Kesselaar & ZN voor ERP-systeem 4PS Construct. Al snel kwam partner Whitevision in beeld. De ERP-leverancier legde de nauwe samenwerking tussen beide partijen uit en gaf aan dat Whitevision uitstekend van pas zou komen met het oog op de plannen om verder te automatiseren. Kesselaar & ZN nodigde Whitevision uit op kantoor en kreeg een uitleg van de mogelijkheden. Het besluit was snel genomen: de koppeling van Whitevision zou absoluut van toegevoegde waarde zijn voor het bedrijf.

De voordelen van Whitevision

1. Gestandaardiseerde, geoptimaliseerde processen zijn het uitgangspunt.
2. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn gemakkelijk onder te verdelen.
3. Papierloos werken zorgt voor een beter overzicht van en meer inzicht in inkoopfactuurverwerking.
4. Minder typewerk, meer efficiëntie en lagere kosten.
5. Oplossing die gericht is op de bouw en goed inspeelt op de behoeftes van bouwbedrijven.

“Wat ik zo goed vind aan Whitevision is dat het uitgaat van geoptimaliseerde processtromen,” zegt Ferry van Wilgenburg, directeur van Kesselaar & ZN. “Whitevision en 4PS Construct hebben gestandaardiseerde processen, waaraan diverse rollen zijn gekoppeld. De kracht daarvan is dat je op elk moment kan zien waar een factuur zich bevindt. Bovendien kunnen we Whitevision hierdoor ook gebruiken om opdrachten op een gestandaardiseerde manier binnen te halen.” Sinds Kesselaar & ZN de oplossing van Whitevision gebruikt, verloopt alles een stuk gestroomlijnder: “Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden leggen we gemakkelijk neer op de juiste plek. Dat past bij onze bedrijfsfilosofie!”

Een groot voordeel van het gebruik van Whitevision? “De lege bureaus,” zegt Ferry. “Alleen al vanuit duurzaamheidsoverwegingen wilden wij af van de papierwinkel. Met Whitevision hebben we de daarvoor benodigde digitaliseringsslag gemaakt.”

Vroeger was het kantoorbeeld anders: “Er lagen stapels inkoopfacturen op de bureaus waar medewerkers ‘iets mee moesten’. Whitevision helpt ons op een digitale manier bij te houden waar facturen liggen. Als supervisor kan ik eenvoudig nagaan waar facturen zich opstapelen, zodat ik de juiste persoon kan benaderen. En als iemand een keertje ziek is, dan liggen de inkoopfacturen niet in een postvak waar niemand in kijkt. We hebben een beter overzicht en meer inzicht, waardoor we heel duidelijk kunnen zien waar processen soepel verlopen en waar ze haperen.”

Met Whitevision kan Kesselaar & ZN de stroom aan inkoopfacturen een stuk gemakkelijker coördineren – een uitdaging voor bedrijven die facturen digitaal ontvangen. “Facturen komen op allerlei manieren en in diverse vormen binnen,” zegt Ferry. “Als wij standaarden afspreken met de opdrachtgever, kan Whitevision de inkomende facturen scannen en automatisch in 4PS Construct zetten. Dat scheelt ons heel veel typewerk. Daarnaast kunnen we door de digitale inkoopfactuurverwerking veel efficiënter werken. We profiteren dus ook van een grote kostenbesparing.”

De overduidelijke voordelen van Whitevision betekenen voor Ferry een verwezenlijking van de aanvankelijke beloftes: “Je ziet weleens dat partijen aan de voorkant iets presenteren dat ze uiteindelijk niet kunnen waarmaken. Bij Whitevision is dat absoluut niet het geval. De theorie komt overeen met de praktijk. De oplossing doet wat zij moet doen en wat wij ervan verwachten. Heel prettig!”

Het supportteam van Whitevision heeft Kesselaar & ZN niet vaak hoeven in te schakelen. “Alles draait prima,” zegt Ferry. “Bovendien sluiten Whitevision en 4PS Construct naadloos op elkaar aan.” De enkele keer dát Kesselaar & ZN hulp nodig had, verliep het proces soepel: “Whitevision loste onze vraag op een goede, prettige manier op. Het team is kundig. Dat merkte ik ook al toen de implementatieconsultant van Whitevision bij ons op kantoor kwam. Hij wist echt waar hij over sprak.”

Dat de toekomst er rooskleurig uitziet, moge duidelijk zijn. “Als Whitevision op deze manier blijft werken, zal de oplossing ook op termijn een rol bij ons blijven spelen. Het komt niet bij mij op om over te stappen op een andere koppeling. Dat zou zonde zijn van mijn tijd.”

Ferry zou andere bouwbedrijven ongetwijfeld aanraden om met Whitevision te werken: “Als je een overstap overweegt, zeg ik: vooral doen. Whitevision is gespecialiseerd in de bouw en weet daarom goed wat er binnen ons vakgebied speelt. Het bedrijf begrijpt waarmee wij te maken hebben en kan dat heel goed toepassen!”