Landelijke Huisartsen Vereniging

De behoefte

Het digitaal verwerken van inkoopfacturen is voor veel bedrijven al een no-brainer. De LHV wilde daarom graag overstappen op digitale  factuurverwerking. Daarnaast gaf de vereniging aan dat er nog een andere behoefte speelde. Ieder jaar stuurt de LHV naar alle huisartsen een formulier met een grote hoeveelheid aan gegevens om te controleren of deze nog kloppen. De betreffende artsen kunnen wijzigingen  aanbrengen of aangeven dat de informatie correct is.

Ook wordt er een financieel document bijgevoegd om het type lidmaatschap te bepalen op basis van inkomenscategorie. Wanneer de LHV deze formulieren in grote stapels retour ontvangt, moeten de documenten worden gescand en gearchiveerd. Om een vloeiender werkproces te bewerkstelligen wilde de LHV meer efficiëntie aanbrengen in dit proces.

De oplossing

De LHV had reeds twee gesprekken gevoerd met andere partijen die niet zoveel vertrouwen wekten toen er een medewerker van Whitevision langskwam. Deze kwam zeer kundig over en versterkte de aanvankelijke voorkeur die de LHV voelde voor Whitevision. De vereniging had namelijk al kennisgemaakt met Whitevision tijdens een AFAS Open, een dag waarop bedrijven die samenwerken met AFAS zich kunnen voorstellen aan AFAS gebruikers. Omdat er toen al was gesproken over de automatisering van controle- en wijzigingsformulieren alsmede de financiële administratie, had de LHV Whitevision in het achterhoofd gehouden. Na de tweede ontmoeting was de beslissing snel genomen: de LHV ging in zee met Whitevision, want er was niet alleen een mooie oplossing voor de inkoopfacturen, maar ook voor de formulieren.

“Vroeger moesten we de binnengekomen inkoopfacturen en formulieren scannen, controleren en insturen naar het betreffende programma. Dat duurde allemaal erg lang,” vertelt Clemens Vlaar, die inmiddels drie jaar bij de LHV werkt als systeembeheerder. Hij legt uit dat er bij het voorheen arbeidsintensieve proces niet veel mensen betrokken waren en dat de efficiëntieslag met Whitevision daarom des te voelbaarder is: “Eén persoon houdt zich bezig met de controle- en wijzigingsformulieren; deze was vroeger zeker een paar maanden bezig met de verwerking ervan wanneer ze retour werden gestuurd. Die persoon heeft de positieve gevolgen van onze overstap op Whitevision echt gevoeld – evenals de financiële administratie, waarvoor Whitevision een automatiseringsoplossing voor inkomende facturen heeft geïmplementeerd. Wat de LHV er in de eerste plaats bij gewonnen heeft, is tijd. Het scheelt ons gewoon maanden.”

Voor Whitevision is inkoopfactuurverwerking in combinatie met AFAS gesneden koek. “Omdat de controle- en wijzigingsformulieren uniek zijn voor de LHV, was er een aanvullende oplossing nodig,” vertelt Clemens. “Whitevision heeft zijn oplossing op ons afgestemd door de applicatie binnen de standaard inrichtingsmogelijkheden af te stemmen op onze behoeftes. De verwerking van de documenten start al in de ‘fysieke’ fase. Whitevision heeft er een standaardproces van gemaakt – vanaf het moment dat de stapels binnenkomen via de post tot het scannen en archiveren. Daar hebben we geen omkijken meer naar.” Hetzelfde geldt voor de verwerking van inkoopfacturen: “Whitevision zorgt dat deze in het juiste programma terechtkomen en dat de workflow wordt opgestart. Alles wordt ingescand, de gegevens worden gecontroleerd en de facturen belanden op de juiste plek. Dat gaat eigenlijk allemaal automatisch.”

De dag waarop een medewerker van Whitevision langskwam bij de LHV om de oplossing te implementeren, herinnert Clemens zich nog goed: “Het implementatieproces verliep erg soepel. Wij hadden zelf wat voorbereidingen getroffen, waarna onze contactpersoon bij Whitevision de software in één dag heeft opgezet.” En daar hield de service niet op. Omdat de LHV in het begin wat problemen ondervond, is er kort daarna opnieuw een Whitevision-medewerker op kantoor gekomen om te kijken wat er verkeerd ging: “Daar is echt tijd ingestoken. Whitevision is absoluut een klantvriendelijk bedrijf en heeft de wil om oplossingen te creëren.”

En dat is, ondanks de flinke groei die Whitevision in de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, niet veranderd. “Vroeger hadden we één contactpersoon die alles voor AFAS deed,” legt Clemens uit. “Nu zijn er meer AFAS-specialisten aanwezig. Soms betekent dit dat een medewerker die ons nog niet goed kent, zich even goed in de materie moet verdiepen.” Maar dit blijkt geen enkel probleem: “Whitevision heeft een zeer goed kennisniveau. Zij spreken onze taal.”

Dat Whitevision altijd bereikbaar is, vindt Clemens een positief punt: “Het is heel belangrijk dat je direct bij een bedrijf terechtkan als je tegen vragen of problemen aanloopt bij het gebruik van een oplossing. De helpdesk van Whitevision is niet heel groot, maar wel erg georganiseerd. Als een expert je niet direct te woord kan staan, word je altijd snel teruggebeld.”

Clemens ziet de toekomst dan ook zonnig tegemoet: “Ik ga ervan uit dat we de komende jaren zeker blijven samenwerken met Whitevision. Niet alleen vanwege de efficiënte automatiseringsoplossing die ze ons bieden, maar ook vanwege het goede contact. En als andere organisaties het me zouden vragen, zou ik Whitevision absoluut aanbevelen!”