Optinet

De behoefte

Optinet krijgt circa 2.500 facturen per jaar binnen. De financiële administratie verwerkte deze documenten geheel handmatig en was daardoor het merendeel van de tijd bezig met het inboeken van facturen. Bovendien zorgde deze werkwijze voor stapels papieren. Daardoor was het lastig om het overzicht te behouden. Een weggeraakte factuur was niet ongewoon. Optinet besloot dat het tijd was voor een automatiseringsslag: het ging op zoek naar een scan- en herken-oplossing.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

1. Aanzienlijke tijdwinst door automatisering van het inkoopfactuurverwerkingsproces.
2. Meer overzicht van en inzicht in inkoopfacturen.
3. Snel aan de slag: soepele implementatie en een gebruiksvriendelijk systeem.
4. Accuraat supportteam dat snel reageert en een persoonlijke benadering hanteert.
5. Totaaloplossing waar niet alleen de financiële administratie, maar het hele bedrijf van profiteert.

“Whitevision is een supersysteem dat ons probleem zeker heeft opgelost,” zegt Miriam van den Berg, die sinds vorig jaar de administratie doet bij Optinet. Bij haar vorige werkgever was Miriam reeds gewend aan het werken met een scan- en herken-oplossing, waardoor zij het gevoel had dat ze enigszins terugging in de tijd: “Als je al gewend bent aan een OCR-oplossing, ervaar je des te meer hoe tijdrovend het is om alle inkomende facturen handmatig te verwerken. Daarom heb ik de zoektocht naar goede scan- en herken-software geïnitieerd.”

Aanvankelijk waren de collega’s van Miriam wat huiverig voor het onbekende, maar zij kon de voordelen goed uitleggen. “En Whitevision heeft de beloftes waargemaakt: tijdbesparing, een lagere foutgevoeligheid en meer overzicht zijn een feit!”

Omdat Optinet automatisering gedegen wilde aanpakken, koos het niet alleen voor de slimme OCR-software van Whitevision. Het bedrijf nam ook direct de SMART E-mail handler en het workflow-systeem in gebruik. Deze beslissing heeft volgens Miriam vruchten afgeworpen: “Wanneer ik InstallOffice open, hoef ik de factuur alleen even te openen en controleren. De SMART E-mail handler heeft de inkoopfacturen namelijk al voorgesorteerd en -bewerkt — en de scan- en herken-software heeft de gegevens herkend. Ik hoef alleen nog even te kijken of alles goed staat. En als dit eens niet het geval is, dan is het niet nodig om typewerk te verrichten. Je kan de juiste zaken aanklikken of stukjes uit de factuur kopiëren naar InstallOffice.”

Na het controleren van de factuur verstuurt Miriam het document naar de juiste goedkeurders via de Whitevision Workflow, die zij zeer gebruiksvriendelijk noemt: “Na een zeer korte instructie van mij konden onze projectleiders ermee aan de slag. Zij accorderen facturen nu met één druk op de knop. Dit heeft ervoor gezorgd dat hun aanvankelijke scepsis als sneeuw voor de zon is verdwenen! Voor hen levert de oplossing namelijk ook veel tijdwinst en inzicht op. Als zij vroeger een factuur wilden bekijken, moesten ze de fysieke order in de kast op ons kantoor naslaan. Nu kunnen ze in hun persoonlijke digitale archief opzoeken welke facturen ze hebben goedgekeurd op welke projecten. Dat kost slechts enkele muisklikken!”

Over de implementatie is Miriam zeer positief: “We gingen heel snel live. Onze Whitevision-consultant richtte de oplossing voor ons in en gaf ons een uitstekende instructie. Alles verliep zeer soepel. De volgende dag konden we met Whitevision aan de slag!”

Ook dat ging gemakkelijk: “De inrichting zag er uitstekend uit. En het programma spreekt eigenlijk voor zich. Bovendien is de koppeling met InstaOffice heel goed, waardoor we moeiteloos met Whitevision kunnen werken.”

En áls Miriam eens een vraag heeft, reageert Whitevision vlot en accuraat. “In zo’n geval schiet ik een melding in via het klantportaal. Het supportteam pakt deze op en lost eventuele problemen heel snel op. Heel prettig, want daardoor hebben wij nooit downtime gehad. Wat ik ook fijn vind, is dat de supportmedewerkers berichten met hun naam en foto ondertekenen. Dit toont aan dat je antwoord krijgt van een persoon — niet van een robot.”

Voor Miriam zijn de voordelen van Whitevision duidelijk: “Het systeem werkt altijd en dat is ontzettend belangrijk. Daar komt bij dat Whitevision heel goed bereikbaar is en een persoonlijke benadering hanteert. En de prijs-kwaliteitverhouding is uitstekend. Als ik kijk naar wat Whitevision kost en wat het oplevert, staat er maandelijks absoluut een plusteken onderaan de streep.”

Wat Miriam het meest positieve aspect aan Whitevision vindt? “Het gemak waarmee je met de software kan werken,” zegt zij. “Whitevision is niet alleen een totaaloplossing voor de financiële administratie, maar voor het hele bedrijf!”

Miriam zou Whitevision dan ook zeker aanbevelen aan collega-bedrijven die hetzelfde ERP-pakket gebruiken: “Meteen doen. Liever vandaag dan morgen. Ik heb alleen maar lovende woorden te zeggen over Whitevision.”