Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
De behoefte
Via Metacom gebruikte Ploegam al jaren een digitale oplossing voor het scannen, herkennen en inboeken van inkoopfacturen. Maar op een gegeven moment stopte daarvoor de ondersteuning. Dat zette de zoektocht naar een nieuwe oplossing in gang.
De oplossing
Ploegam ging grondig te werk: na veel zoeken en diverse gesprekken met mogelijke softwareleveranciers bleven er uiteindelijk twee partijen over. Eén daarvan was Whitevision. Ploegam was onder de indruk van het bestaande klantenbestand, de usecase en het verhaal van Whitevision. Uiteindelijk gaven het gebruiksgemak en de toekomstgerichtheid van de oplossing de doorslag: Ploegam ging met Whitevision in zee.
De voordelen van Whitevision
- Modern en snel verwerkingsproces;
- Meer tijd en efficiëntie;
- Gebruiksvriendelijke en toekomstbestendige oplossing;
- Goede herkenning;
- Prima koppeling met Metacom.
“Hoewel we noodgedwongen zijn overgestapt naar Whitevision, zijn we er echt op vooruitgegaan,” zegt Stefan Veld, applicatiebeheerder bij Ploegam. “De oplossing die we hiervoor gebruikten, werkte. Maar deze was wel zes jaar oud. Onze mensen vinden het fijner om met Whitevision te werken. Het proces is moderner en alles verloopt veel sneller.”
Wat dit oplevert? “Tijdbesparing,” zegt Stefan. “Vroeger moesten we nog best veel handelingen verrichten om een factuur te verwerken. Bij Whitevision is alles simpel: je opent de software, selecteert de facturen die je wilt verwerken en drukt enkele knoppen in. Het is een zeer gebruiksvriendelijk systeem. En de herkenning is veel beter!”
Voordat Ploegam met Whitevision aan de slag kon, was er werk aan de winkel. Ploegam gebruikte Metacom en daar bestond nog geen koppeling voor. Whitevision besloot om deze te maken — in samenspraak met VanMeijel, de maker van Metacom, en Ploegam. “Zo’n koppeling nieuw bouwen, is complex,” vertelt Stefan. Aanvankelijk bracht dat de nodige uitdagingen met zich mee, maar hij is blij met de manier waarop Whitevision te werk is gegaan. “We wisten dat het een complex traject zou worden. Gelukkig bleef onze consultant Remco van Whitevision altijd goed meedenken. In de loop van het traject verliep de samenwerking tussen Whitevision en VanMeijel steeds soepeler, waardoor we ons bij Ploegam meer konden richten op de inhoud.
Over het resultaat is Stefan te spreken: “Ik ben zeker tevreden met de koppeling. Het heeft even geduurd, maar deze werkt naar verwachting.”
Aanvankelijk heerste er best wat twijfel over het gebruik van een nieuwe oplossing. Maar nu Stefan Whitevision in werking ziet, is hij volledig overstag: “Whitevision heeft onze zorgen weggenomen. Ik werk zelf niet dagelijks met Whitevision, maar ik zou het geen straf vinden als dat ik dat wél zou moeten. Het enthousiasme van mijn collega’s werkt aanstekelijk.”
Dat enthousiasme zit ‘m vooral in het gebruiksgemak van Whitevision: “Het is heel makkelijk om nieuwe medewerkers te leren om met Whitevision te werken. De software ziet er vriendelijk uit en doet wat we hopen. We zijn altijd bij en hebben stress en drukte enorm verminderd. Sterker nog, mijn collega’s op de administratie-afdeling houden tijd over! Ik zie dat mensen elkaar nu meenemen in het oppakken van andere taken. ‘Misschien vind je het leuk om dít erbij te leren?’ vragen ze dan. Zo groeien medewerkers in hun functie. Ze benutten hun kwaliteiten en vinden het leuker om hun werk uit te voeren.”
Dat Whitevision toekomstbestendig is, staat voor Stefan als een paal boven water. “Ik ben ervan overtuigd dat Whitevision over tien jaar nog prima overeind staat. Dat is voor ons belangrijk, want wij zijn deze werkrelatie voor de langere termijn aangegaan.”
Of Stefan Whitevision zou aanbevelen? “Dat is een volmondig ja!” zegt hij. “Sterker nog, dit hebben we al meerdere keren gedaan. Wij opereren in de bouwsector en dat is een kleine wereld. Bouwbedrijven hebben over het algemeen veel onderling contact en kijken regelmatig bij elkaar in de keuken. Als concullega’s bij ons komen, vertellen wij enthousiast over onze ervaring met Whitevision.”
Stefan vermoedt dat andere bouwbedrijven, net als Ploegam, op zoek zijn gegaan naar een alternatief voor de verouderde scan- en herkensoftware. “Ik hoop dat Whitevision nu officieel als optie wordt genoemd. Voor ons is het namelijk echt een uitkomst geweest!”
