Port of Amsterdam

De behoefte

Het doel van Port of Amsterdam was om de factuurverwerking te optimaliseren en digitaliseren. Dat was het vertrekpunt. Na een marktonderzoek zijn ze bij Factuurportal by Whitevision uitgekomen. De belangrijkste reden hiervoor was dat Factuurportal in staat is om readable pdf-facturen betrouwbaar uit te lezen en omdat Factuurportal uitgebreide controles en validaties op de inkomende facturen uitvoert. Met name de controle op aanwezigheid van een uitgegeven ordernummer was voor Port of Amsterdam essentieel. De demo gaf direct vertrouwen: een complete oplossing die betrouwbaar uitleest, valideert en automatisch verwerkt.

De oplossing

De samenwerking tussen Port of Amsterdam en Factuurportal by Whitevision is vlekkeloos tot stand gekomen. Sinds de implementatie verloopt de factuurverwerking aanzienlijk efficiënter. Door middel van de complete oplossing die het product Factuurportal biedt, hoeven ze geen handmatige acties meer uit te voeren zoals printen, scannen of inlezen. Alle facturen worden automatisch geïmporteerd in het systeem en ze hoeven zelf geen incomplete of foute facturen meer terug te sturen. Factuurportal regelt al deze werkzaamheden. Hierdoor verschijnen er alleen maar juiste facturen in het systeem. De grote voordelen die Port of Amsterdam hierdoor ervaart zijn gemak en tijdsbesparing.

Het nieuwe inkoopsysteem van Port of Amsterdam koppelen

Enige tijd geleden heeft Port of Amsterdam een nieuw inkoop/spend managementsysteem ingevoerd. Ze hebben de software van Factuurportal by Whitevision gekoppeld aan dit systeem. Dit verliep verrassend eenvoudig, doordat er van standaarden gebruik wordt gemaakt. Op dit moment lopen er meer bestellingen via dit systeem, waardoor er nu op veel meer facturen verplichte ordernummers worden vermeld. De hele inkomende factuurverwerking is daardoor nóg efficiënter geworden. De controle op ordernummers door Factuurportal en de matching in het inkoopsysteem maken dat nog meer activiteiten volledig automatisch worden uitgevoerd.

De samenwerking met Whitevision

Port of Amsterdam geeft aan sinds de start het contact en de service altijd als zeer goed te hebben ervaren. De periodieke afstemming tussen de crediteurenadministratie en het supportteam van Whitevision – over de stand van zaken en eventuele optimalisaties – ondersteunt de fijne ervaring. Dankzij de service die Whitevision levert op het gebied van automatische factuurverwerking en e-facturatie, wordt tijd vrijgespeeld waardoor ze nu meer aandacht kunnen besteden aan andere werkzaamheden.

Het resultaat

• Geen uitval meer in het factuurproces
• Nauwelijks handwerk of papierwerk
• Snellere verwerking en betaling
• Automatische controle op ordernummers
• Efficiënte koppeling met het nieuwe inkoopsysteem
• Maandelijkse afstemming met het Supportteam voor continue optimalisatie

Klaar voor de toekomst

Kortom, Port of Amsterdam is zeer tevreden over de ervaring met Factuurportal by Whitevision. Er is sprake van goed contact en goede service. Dankzij Factuurportal beschikt Port of Amsterdam over een toekomstbestendige oplossing voor factuurverwerking. Het resultaat: het proces is volledig geoptimaliseerd, waardoor kostbare tijd vrijkomt voor andere belangrijke taken. Een efficiënte aanpak die werkt, vandaag én in de toekomst.