Prohles

De behoefte

Stichting Prohles werkte al bijna 10 jaar met een scan- en herken-oplossing inclusief workflow-software. Maar de overstap naar AFAS vroeg om vernieuwing. Het plan was om de personeels- én financiële administratie in één systeem te gaan beheren. Vanuit die gedachte besloot de stichting om voor het verwerken van inkoopfacturen een softwareoplossing te zoeken die uitstekend met AFAS zou koppelen.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Sander legt uit waarom hij in de praktijk zeer tevreden is met Whitevision. “Nadat een factuur terecht is gekomen in het systeem, kan een medewerker deze bekijken en beoordelen. Eigenlijk hoef je alleen even te controleren of het systeem alles goed heeft herkend. Is dat eens niet zo, dan kan je een factuur makkelijk trainen. Dat hoef je maar één keer te doen. Daarna gaat de herkenning voor de betreffende crediteur automatisch.”

Heel soms is er — door de wijze van aanlevering — sprake van een slecht herkenbare factuur, maar zelfs dan is er geen handmatig typewerk nodig: “Je hoeft alleen in de betreffende velden te klikken om de informatie in te voeren. Dat is erg efficiënt werken.”

Wat Sander ook heel handig vindt, is dat Whitevision wijst op afwijkende informatie: “Als het KvK- of btw-nummer op de factuur afwijkt van de crediteureninformatie in AFAS, signaleert Whitevision dat. En ook als een factuur al eerder geboekt is in AFAS, geeft het systeem ons een seintje. De koppeling werkt dus uitstekend. Dat scheelt ons tijd!”

Volgens Sander is de gebruiksvriendelijkheid van Whitevision een pluspunt. “Tijdens de implementatie heeft onze Whitevision-consultant twee dagen lang het proces met mij doorgenomen. Hij zorgde dat alles tiptop in orde was, zodat we direct met de oplossing aan de slag konden. En in de praktijk bleken we heel makkelijk met het systeem te kunnen werken. Alles spreekt voor zich.”

Lopen Sander en zijn collega’s toch eens tegen een vraag aan, dan schakelen zij het supportteam van Whitevision in. “Daarvoor gebruiken we het klantportaal. Whitevision reageert dan heel accuraat. De enkele keer dat wij een incident hebben ingeschoten, wisten we binnen een dag precies waar we aan toe waren.”

Het meest positieve aspect van Whitevision? Dat kan Sander helder definiëren: “Whitevision is een toevoeging voor mijn organisatie. Het sluit heel goed aan op AFAS en geeft realtime inzicht in de kosten. Zo behouden wij de controle. Bovendien automatiseert de oplossing handmatige handelingen omtrent het boeken van inkoopfacturen. Daardoor houden wij tijd over.”

Sander meent dat Stichting Prohles niet meer zonder Whitevision kan: “Wij hebben een structureel goed programma dat onze basisadministratie ondersteunt. Whitevision heeft ons prima begeleid en de oplossing bevalt ons. Ik ben zeer enthousiast!”