Schoonster
Schoonster is een landelijk schoonmaakbedrijf dat gelooft in meer aandacht voor een schonere en betere leefomgeving in heel Nederland. Het bedrijf wordt aangestuurd door 18 zeer betrokken partners die regionaal het verschil maken. Met circa 3.750 specialisten biedt Schoonster schoonmaak en facilitair management voor organisaties met meerdere locaties.
De behoefte
Het proces van inkoopfacturen versoepelen: dát was het doel van Schoonster. Het bedrijf verrichtte nog flink wat handmatige handelingen rondom inkoopfactuurverwerking. Om maar een voorbeeld te noemen: het boeken van regels op kostenplaatsen kostte erg veel tijd. Met gemiddeld 380 inkomende facturen per maand besloot Schoonster om dit op te lossen. Het bedrijf ging op zoek naar een automatiseringsoplossing.
De oplossing
Omdat het toenmalige boekhoudpakket beperkingen had, besloot Schoonster om over te stappen naar Nocore. Via deze ERP-leverancier kwam Schoonster in contact met Whitevision, dat een koppeling met Nocore biedt. Er volgden enkele gesprekken, waar Schoonster enthousiast van werd: Whitevision zag er veelbelovend uit. Het bedrijf besloot daarom om niet alleen met Nocore, maar óók met Whitevision in zee te gaan.
De voordelen van Whitevision
- Inkoopfactuurverwerking kost 2-3 uur in plaats van 2-3 dagen.
- Meer tijd en ruimte voor andere taken.
- Communicatie rondom facturen binnen één systeem.
- Naadloze koppeling met ERP-systeem Nocore.
- Uitstekende ondersteuning tijdens én na de implementatie.
“Whitevision heeft ons veel tijdswinst opgeleverd,” zegt Rob Burgmeijer, operationeel directeur van Schoonster. “In de schoonmaaksector heb je echt te maken met ‘centenwerk’, dus je moet overal heel scherp op zitten. Anders loopt de winst bij je weg. Vroeger betekende dit dat ik twee tot drie dagen per maand bezig was met controleren, uitzoeken en navraag doen. Nu ben ik in twee tot drie uurtjes klaar. Met Whitevision verwerk ik namelijk zó meer dan 100 facturen in één uur!”
Manuela Kaptein, die verantwoordelijk is voor service- en managementondersteuning, vult aan: “Ik vind het een heel goede oplossing. In het verleden liep ik de lijst door om elke inkoop naast de juiste verkoop te zetten, om daar dan nauwkeurige notities bij te maken. Met Whitevision gaat het stukken sneller. Reguliere contractfacturen zijn bijna één-op-één door te zetten. Dankzij Whitevision worden de inkoopbedragen uit Nocore automatisch naast de factuurbedragen geplaatst in een aparte inkoopkolom. Dat maakt de controle en het fiatteren van facturen snel en betrouwbaar. Als ik notities wil maken, kan dit via Whitevision volledig digitaal, met duidelijke annotaties op de factuur zelf. Ik houd nu veel meer tijd over voor andere taken. Denk aan debiteuren- en crediteurenbeheer, maar ook aan het dieper uitzoeken van uiteenlopende zaken.”
Wat Schoonster een groot voordeel vindt, is dat alles binnen Whitevision kan worden afgehandeld. Rob: “Als ik een vraag over een factuur heb, stuur ik deze via Whitevision samen met de factuur terug naar Manuela. Zij ontvangt mijn vraag, zoekt het antwoord uit en stuurt de factuur naar mij ter goedkeuring. Ik hoef niets meer zelf te archiveren of onthouden. Ik zie de factuur vanzelf weer verschijnen. Vroeger was dat wel anders, toen kwam er heel wat knip-, plak- en mailwerk bij kijken.”
Manuela vindt het ook fijn dat alle communicatie rondom een factuur bewaard blijft. “Wat je op een factuur zet, blijft staan,” zegt zij. “Als je de factuur nog niet verwerkt hebt, blijft deze in ‘de wachtkamer’ bij Whitevision staan. Na de verwerking gaat de factuur naar Nocore. Roep je de factuur later via Nocore op, dan kan je alle notities nalezen. Handgeschreven notities in blokken zijn daarmee overbodig geworden.”
En hoe werkt de koppeling met Nocore? “In mijn ogen naadloos,” zegt Manuela. “De informatie vanuit Nocore wordt één-op-één gekoppeld met Whitevision.”
Rob is het hier volledig mee eens. Ook benadrukt hij dat het eenvoudig is om met Whitevision te werken: “Het gebruiksgemak is heel hoog. Ik werk inmiddels enkele maanden met het systeem en het heeft ons veel voordelen opgeleverd: tijdswinst, efficiëntie, betrouwbaarheid en meer overzicht. Daarnaast is de foutmarge echt afgenomen.”
Aanvankelijk was het natuurlijk even wennen om te werken met een nieuw systeem. Maar, vertelt Manuela, Whitevisions Tobias heeft het implementatieproces uitstekend begeleid: “Wij startten in januari en dan komt er altijd een hoos facturen op je af. Gelukkig heeft Tobias mij in die eerste maand goed ondersteund met het trainen van het zelflerende systeem, vooral waar het complexe facturen en factuurregels betrof. Als we ergens tegenaan liepen, reageerde hij heel snel en greep hij in. Dat was erg prettig, want zo hielp hij mij over de drempel. En dat initiële proces heeft ons veel vertrouwen gegeven.”
Inmiddels werkt Schoonster met veel souplesse en plezier met Whitevision. Als het bedrijf nu tegen vragen aanloopt, schiet het een vraag in via het klantportaal van Whitevision. “Het Supportteam van Whitevision reageert meteen en geeft altijd een goede terugkoppeling,” zegt Manuela. “Ik ben heel tevreden met de samenwerking met Whitevision.”
Of Manuela Whitevision zou aanbevelen? “Jazeker!” luidt het antwoord.
Daar kan Rob zich in vinden: “Elk bedrijf dat inkomende facturen verwerkt, heeft baat bij Whitevision. Schoonster is een samenwerkingsverband van 18 schoonmaakbedrijven en er is nu al een partner die Whitevision óók in combinatie met Nocore heeft geïmplementeerd. Het maakt niet uit hoe groot of klein je bent. Whitevision levert je de nodige voordelen op!”
