Thunnissen

De behoefte

Toen Thunnissen overstapte naar ERP-systeem AFAS, had het een passende oplossing voor inkomende documentverwerking nodig. Het bedrijf ontvangt dagelijks wel zo’n 100 facturen en wil deze zo efficiënt mogelijk verwerken. Maar bij het boeken van inkoopfacturen heeft Thunnissen best regelmatig te maken met uitzonderingen — een bekend fenomeen in de bouwsector. Daarom zocht het bedrijf naar een softwareleverancier met specifieke bouwkennis.

De oplossing

Thunnissen werkte al een tijd met NCN Capital, dat werkkapitaaloplossingen biedt aan bedrijven om hun financiële supply chain te optimaliseren. NCN Capital raadde partner Whitevision aan voor het verwerken van inkomende documenten. Wanneer klanten beide oplossingen gebruiken, halen zij daar namelijk nóg meer voordeel uit. Thunnissen was al enigszins bekend met Whitevision, maar verdiepte zich er nogmaals in. Twee elementen trokken het bedrijf over de streep: Whitevisions focus op de bouwsector én het feit dat Whitevision continu doorontwikkelt, óók op AI-gebied.

De voordelen van Whitevision

1. Slimme zelflerende software met hoge herkenning.
2. Soepeler en sneller inkoopfactuurverwerkingsproces.
3. Optimaal profiteren van de dynamic discounting die NCN Capital biedt.
4. Prettige samenwerking en uitstekend supportteam.
5. Continue doorontwikkeling van de oplossing.

“De kracht van Whitevision ligt in de slimheid van het pakket,” zegt Arlette van der Want. Als controller bij Thunnissen zorgt zij dat de processen binnen het bedrijf van a tot z goed verlopen. “Je kan ontzettend veel met Whitevision. Het systeem heeft een hoge herkenningsgraad én is zelflerend. Je kan het trainen om facturen nog beter te herkennen, waardoor je steeds efficiënter gaat werken. En velden handmatig invullen, dát hoeft niet meer.”

Voorheen werkte Thunnissen ook met een inkoopfactuurverwerkingsoplossing, maar deze was beduidend minder slim: “De herkenning was minder goed en de leverancier deed niet zoveel op AI-gebied als Whitevision. Het systeem was ook niet zelflerend. Daardoor was er toch nog veel sprake van handmatig werk. Dat is bij Whitevision wel anders!”

Voeg je de oplossingen van Whitevision en NCN Capital samen, dan boek je pas écht voordeel. NCN Capital zorgt dat bedrijven facturen automatisch kunnen uploaden, waarna ze leveranciers kunnen uitnodigen om gebruik te maken van dynamic discounting. “In het begin waren wij hier een beetje skeptisch over,” geeft Arlette toe. “We vroegen ons af of dit op de bouwmarkt zou aanslaan. Maar NCN Capital heeft onze verwachtingen echt overtroffen! Leveranciers en onderaannemers hebben inzicht in de openstaande facturen én kiezen regelmatig voor een snellere uitbetaling tegen een korting. Dat levert ons onderaan de streep natuurlijk geld op.”

Met Whitevision zet je deze oplossing kracht bij. Want, vertelt Arlette, hoe eerder je een factuur goedkeurt, hoe hoger de korting waarvoor een leverancier kan kiezen: “Vroeger duurde de goedkeuring gerust een week langer. Met Whitevision verloopt het proces een stuk soepeler en sneller. En daardoor zijn de kortingen ook nog eens hoger. Door Whitevision halen we nog meer uit de dynamic discounting die NCN Capital mogelijk maakt.”

Hoe het proces precies verloopt, legt Arlette graag uit: “Digitale facturen komen binnen in onze facturen-mailbox. Vanuit daar worden ze naar Whitevision gestuurd. Wanneer onze medewerkers inloggen, selecteren zij de facturen in Whitevision. Gaat het om een leverancier waarop we het systeem al getraind hebben, dan heeft het systeem alle velden herkend. In dat geval hoeven we alleen nog even te controleren of de gegevens kloppen — en soms halen we nog enkele regels op uit AFAS. Als het een nieuwe leverancier betreft, trainen we het systeem om deze de volgende keer te herkennen. Wanneer alle velden ingevuld en gecontroleerd zijn, verwerken we de factuur en sturen we deze naar de goedkeurder.”

Via het platform van NCN Capital kan de leverancier de status van de factuur tussentijds checken.  “Onze leveranciers hebben transparantie en inzicht,” zegt Arlette. “En wij krijgen een stuk minder vragen binnen.”

Wanneer facturen zijn goedgekeurd, krijgen leveranciers hier een bericht over. Via het platform kunnen zij de factuur dan eerder laten uitbetalen: “Wij doen één betaalbatch per week. Leveranciers kunnen er daarom voor kiezen om een goedgekeurde factuur op de eerstvolgende donderdag te laten uitbetalen. Doen ze dat, dan ontvangen wij een korting op de factuur.”

Het contact met Whitevision verloopt volgens Arlette heel soepel. “We kunnen altijd met onze vragen terecht,” vertelt zij. “Whitevision reageert snel en de samenwerking is heel prettig. Dat merkten we al tijdens de implementatie: we hebben een goede training gehad. Maar ook het supportteam is geweldig. Overigens komen we er zelf vaak wel uit, want Whitevision is een gebruiksvriendelijk systeem. Je moet er natuurlijk even aan wennen, maar wij hadden het vrij snel onder de knie. En dan werk je er heel soepel mee.”

Wat Arlette ook fijn vindt, is het feit dat Whitevision continu doorontwikkelt. Whitevision wil handmatig repeterend werk de wereld uit helpen — en Thunnissen deelt die wens. “Als je facturen bij binnenkomst aan bepaalde orders kan koppelen en direct kan doorzetten, hoeft niemand er meer naar om te kijken,” zegt Arlette. “Dat is echt ons streven en Whitevision is bezig om dit mogelijk te maken. Want dan is een factuur er nóg sneller doorheen. En dan kunnen we leveranciers met behulp van het platform van NCN Capital weer sneller uitbetalen.”

Of Arlette de combinatie van Whitevision en NCN Capital zou aanbevelen? “Jazeker! Wij hebben Whitevision gekoppeld aan onze ERP-software, AFAS. Dat werkt heel fijn, want de twee systemen schieten continu informatie naar elkaar. En ik zou echt aanraden om Whitevision samen met de oplossing van NCN Capital te gebruiken. Hoe meer bouwbedrijven dit doen, hoe meer voordeel dit iedereen oplevert. Want dan maken steeds meer leveranciers gebruik van kortingen, waar we allemaal van profiteren!”