Van Wanrooij

De behoefte

Toen Van Wanrooij besloot om over te stappen op ERP-systeem 4PS, wilde het bedrijf een scan- en herken-oplossing vinden die hier naadloos mee zou samenwerken. Het werkte reeds met een OCR-systeem, maar dit was geen partner van 4PS — en een goede integratie was cruciaal. Bovendien was Van Wanrooij toe aan vernieuwing. Daarom ging het op zoek naar een alternatief.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Hoe merkt Van Wanrooij dat het inkoopfactuurverwerkingsproces veel soepeler verloopt met Whitevision? Theo: “Wij hebben het zelflerende OCR-systeem zoveel mogelijk getraind. Dit merken we, want het herkent de meeste gegevens nu direct en leest deze vlekkeloos in. Wij hoeven de informatie alleen even te controleren, waarna we de factuur inboeken. Vervolgens gaat zij de Whitevision Workflow in.”

Volgens Joep verloopt het goedkeuringsproces daardoor een stuk makkelijker dan voorheen: “Whitevision doet een voorzet door aan te geven welke personen een factuur moeten fiatteren. Als je dit aan de voorkant één keer goed hebt ingericht, hoef je hier praktisch niet meer over na te denken. Vroeger was dat wel nodig — toen moesten we telkens per factuur aangeven wie de goedkeurders waren.”

De koppeling met ERP-systeem 4PS werkt in de praktijk zeer goed. “Als klant haal je echt voordeel uit het partnership tussen Whitevision en 4PS,” zegt Joep. “Bij veel koppelingen wordt de klant de dupe wanneer een van de twee systemen een update krijgt. Vaak moet je dan een dure maatwerkconsultant inhuren om alles recht te trekken. Maar Whitevision regelt dit uitstekend met 4PS, waardoor je er als klant geen omkijken naar hebt.”

Bovendien verliepen de implementatie en ingebruikname van Whitevision zeer soepel. “In de testomgeving stond alles wat we hadden geleerd, zodat we het eenvoudig konden naslaan,” vertelt Theo. “Ook konden we snel aan de slag met het systeem. Dat vond ik erg fijn, want het is belangrijk om alle theorie in de praktijk te brengen.”

En Van Wanrooij ervoer deze eerste schreden als zeer positief. Joep: “De look en feel van Whitevision waren echt een vooruitgang. Vlak na de livegang hoorde ik van meerdere mensen dat zij het veel makkelijker vonden om facturen te accorderen. De interface speelt hierbij een belangrijke rol. Daardoor is het systeem zeer gebruiksvriendelijk!”

Van Wanrooij is erg te spreken over de ondersteuning van Whitevision. “Ik heb met meerdere supportafdelingen te maken en ik vind die van WhiteVision er echt bovenuit steken,” zegt Joep. “De responstijden zijn goed en de supportmedewerkers denken graag met je mee.”

Theo voegt toe dat deze instelling van Whitevision al heel snel duidelijk werd: “Zowel in het voortraject als na de implementatie konden we bepaalde momenten inplannen om vragen te stellen aan onze Whitevision-consultant. Dat was heel prettig!”

Al met al concludeert Theo dat de financiële administratie met Whitevision een stuk efficiënter en fijner werkt. Hij zou de oplossing dan ook zeker aanbevelen aan andere bedrijven die 4PS als ERP-systeem hebben: “De koppeling bespaart ons echt veel tijd en werk.” Joep voegt daaraan toe: “Als je het mij vraagt, blijven wij absoluut met Whitevision werken. Het is een goede oplossing en de samenwerking met Whitevision is heel fijn!”