Vivent

Maakt gebruik van

Vivent is een zorginstelling die dagelijks samenwerkt met een breed scala aan professionals, waaronder zzp’ers en uitzendbureaus. Deze partijen hebben allemaal hun eigen manier van factureren, terwijl Vivent zelf ook interne procedures hanteert. Het gevolg was een complex en tijdrovend facturatieproces. In juni 2019 ging Vivent daarom de samenwerking aan met Selfbilling om orde in de chaos te scheppen en het proces toekomstbestendig te maken.

De behoefte

Het probleem bij Vivent lag vooral in de variatie van facturen en het ontbreken van overzicht. Henriëtte Oreel, controller en projectleider bij Vivent: “Voorheen kwamen er facturen binnen van zzp’ers en uitzendbureaus die totaal verschillend waren. Het kostte veel tijd om dit te controleren en te verwerken. Ook was het onduidelijk of de tarieven klopten of dat uren dubbel werden gefactureerd. We wilden een systeem dat dit foutloos en efficiënt kon regelen, zodat wij ons volledig op de zorg kunnen richten.”

De oplossing

Selfbilling zorgde voor een volledige stroomlijning van het facturatieproces. De software is gekoppeld aan het planningspakket Nedap Ons®, inclusief een ORT-splitser, eigen oplopende factuurnummering per leverancier en self-billing-provisieafrekeningen. Ook is er een koppeling met het ERP-pakket AFAS, zodat alle stamgegevens automatisch gekoppeld worden aan de gefiatteerde uren, inclusief correcte tarieven en toeslagen. Zo kan Vivent eenvoudig facturen genereren namens leveranciers en tegelijkertijd de kostenboeking automatisch laten plaatsvinden. Henriëtte: “Door alles aan de voorkant goed te regelen, besparen we enorm veel werk aan de achterkant. Dat geeft rust en overzicht.”

De voordelen

Dankzij Selfbilling is het werk dat eerder uren in beslag nam teruggebracht tot enkele uren per week. Rick Weijters, administrateur bij Vivent, vertelt: “Het vele werk van coderen en controleren van facturen wordt nu teruggebracht tot slechts enkele uren per week. Daarnaast hebben we veel meer grip en controle op het proces.” Door deze automatisering is de financiële administratie overzichtelijk en betrouwbaar geworden, fouten worden voorkomen en medewerkers hebben meer tijd om zich te richten op hun kerntaken.

Terugblik en vooruitkijken

De samenwerking met Selfbilling heeft niet alleen het facturatieproces verbeterd, maar ook geleid tot een blauwdruk voor toekomstige zorginstellingen. Henriëtte Oreel: “We hebben geleerd hoe belangrijk het is om vanaf dag één de juiste interne stakeholders bij de implementatie te betrekken. Dat voorkomt misverstanden en maakt het proces soepel. Voor ons betekent dit dat we ons volledig kunnen richten op de cliënten.”