Spring naar content

Weijman Vastgoedonderhoud

Weijman Vastgoedonderhoud is een sterk groeiende organisatie die tot de top van Nederland behoort wanneer het gaat om totaalonderhoud en renovaties aan woningen en gebouwen. Het bedrijf mag gerenommeerde woningcorporaties, overheid en professionele gebouwenbeheerders tot zijn klanten rekenen. Samen met ruim 100 vakmensen onderscheidt Weijman Vastgoedonderhoud zich als een innovatief, duurzaam, betrouwbaar en kwalitatief bedrijf. Medewerkers doen waar zij goed in zijn en waar ze energie van krijgen. Met een flinke dosis teamspirit brengt Weijman Vastgoedonderhoud projecten keer op keer tot een mooi einde.

De behoefte

Weijman Vastgoedonderhoud gebruikte reeds een pdf-inlezer om inkoopfacturen digitaal te verwerken. Maar deze verouderde oplossing werkte als een soort tweetrapsraket: er waren maar liefst twee softwareprogramma’s nodig om een factuur digitaal in te lezen. Dit resulteerde in een omslachtige werkwijze. Daarom besloot Weijman op zoek te gaan naar een simpelere oplossing waarmee het bedrijf sneller zou kunnen werken.

De oplossing

Omdat ERP-leverancier 4PS positief was over de automatiseringsoplossing van partner Whitevision, besloot Weijman Vastgoedonderhoud hier eens naar te kijken. Na een demo was het bedrijf laaiend enthousiast. Dat de OCR-software de kennis van de gebruikerscommunity gebruikt — die onder andere uit veel bouwbedrijven bestaat — was het belangrijkste pluspunt. Voor Weijman Vastgoedonderhoud zou dit een hoop werk schelen: het zou niet langer nodig zijn om stamgegevens van leveranciers telkens opnieuw in te voeren, omdat veel leveranciers reeds bekend zijn in het systeem. Wel zo makkelijk, vond het bedrijf. En daarom ging het in zee met Whitevision.

De voordelen van Whitevision

  1. Foutlozer, sneller en efficiënter werken.
  2. Zeer hoge verwerkingssnelheid van facturen.
  3. De herkenning wordt mettertijd nóg beter omdat het systeem zelflerend is.
  4. Uitstekend implementatieproces en grote servicegerichtheid.
  5. Naadloze koppeling met 4PS

“Met de komst van Whitevision hebben we een flinke efficiëntieslag gemaakt,” vertelt Simone van den IJssel, financieel manager bij Weijman Vastgoedonderhoud. “We kunnen nu foutlozer en sneller werken. Het inkoopfactuurverwerkingsproces bestaat uit minder stappen. Bovendien is Whitevision een kwalitatieve scan- en herken-oplossing: het systeem herkent facturen uitstekend. Wij hoeven alleen nog een stukje controle uit te voeren. Dat heeft een enorme tijdbesparing opgeleverd. We kunnen facturen nu heel snel verwerken!”

“Of ik Whitevision zou aanbevelen aan anderen Absoluut! Je krijgt een kwalitatief hoogstaand product, zeer goede service én oplossingsgerichte consultants.”

Dat Whitevision veel handelingen heeft geautomatiseerd, vindt Simone erg positief: “Wij hebben een mailbox gekoppeld aan inkomende documenten, die automatisch worden ingelezen. Dit systeem is zó goed ingericht dat er heel weinig overblijft wat Whitevision niet zelf kan verwerken. De documenten worden helemaal klaargezet om in te lezen. Vervolgens doen wij even een visuele controleslag om zeker te weten dat alles goed gaat. Soms moeten we even iets aanpassen. Het zelflerende systeem onthoudt dit, zodat de herkenning de volgende keer nóg beter is.”

Dat Whitevision veel handelingen heeft geautomatiseerd, vindt Simone erg positief: “Wij hebben een mailbox gekoppeld aan inkomende documenten, die automatisch worden ingelezen. Dit systeem is zó goed ingericht dat er heel weinig overblijft wat Whitevision niet zelf kan verwerken. De documenten worden helemaal klaargezet om in te lezen. Vervolgens doen wij even een visuele controleslag om zeker te weten dat alles goed gaat. Soms moeten we even iets aanpassen. Het zelflerende systeem onthoudt dit, zodat de herkenning de volgende keer nóg beter is.”

“Uitstekend implementatieproces en naadloze koppeling met 4PS”

Over het implementatieproces is Simone heel tevreden. “De zaken worden van tevoren uitstekend ingesteld,” licht zij toe. “Sommige instellingen zijn afhankelijk van het bedrijf. Onze Whitevision-consultant heeft één dag uitgetrokken om alles goed in te richten. Vervolgens hebben wij een tweedaagse training gehad, waarna we vrij snel met de oplossing aan de slag konden.
Natuurlijk was het aanvankelijk even wennen en hadden we een aantal vragen. Maar onze Whitevision-consultant is altijd erg betrokken geweest bij ons bedrijf en ons proces. Dat heeft enorm geholpen.”

Inmiddels geschiedt de gehele inkoopfactuurverwerking van Weijman Vastgoedonderhoud in Whitevision: “We kunnen heel goed met het systeem uit de voeten. Bovendien sluiten Whitevision en 4PS naadloos op elkaar aan. Je werkt echt met een koppeling. Alles gaat automatisch!”

“Whitevision steekt er met kop en schouders bovenuit”

Samengevat kan Simone zeggen dat zij de samenwerking met Whitevision vanaf het begin als heel plezierig heeft ervaren. “Elk bedrijf heeft zijn eigen processen en werkwijze. Whitevision houdt daar écht rekening mee. Bovendien is de consultant zeer oplossingsgericht, wat ik heel positief vind. En kampen we eens met een vraag, dan kunnen we deze direct inschieten via het klantportaal. Whitevision hecht veel waarde aan service en komt altijd snel met een oplossing voor je probleem.”

Denkt Simone dat Weijman Vastgoedonderhoud met Whitevision zal blijven werken? “Zeker. Ik heb andere scan- en herken-oplossingen gezien, maar WhiteVision steekt er met kop en schouders bovenuit!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

maart 2024

Documentherkenning: welke software heb je nodig?

Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen
maart 2024

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Artikel lezen

123