De 3 belangrijkste controles aan de voorkant van het factuurverwerkingsproces

Digitale factuurverwerking is tegenwoordig niet meer weg te denken uit moderne organisaties. Het biedt talloze voordelen: je bespaart tijd, verlaagt operationele kosten en creëert ruimte voor werk dat écht waarde toevoegt. Denk aan strategische inkoop, leveranciersrelaties of financiële analyses. Maar… een soepel en efficiënt factuurverwerkingsproces begint bij de basis. En die basis? Dat zijn de controles aan de voorkant van het proces.

Waarom zijn die controles zo belangrijk? Simpel: hoe eerder je fouten of onvolledigheden signaleert, hoe minder herstelwerk, telefoontjes en frustratie er later in het proces ontstaan. Het voorkomt vertragingen, discussie met leveranciers en onnodige belasting van je financiële team. Het goede nieuws: deze controles zijn niet ingewikkeld, maar wél vaak tijdrovend. Precies het soort werk dat zich uitstekend leent voor automatisering.

Benieuwd welke controles wij essentieel vinden? We zetten de drie belangrijkste voor je op een rij.

1. Controleer of het gaat om een bekende crediteur

De eerste stap bij binnenkomst van een factuur is het controleren van de afzender: kennen we deze crediteur? Is dit een partij waarmee we daadwerkelijk zaken doen? Het lijkt een open deur, maar in de praktijk komen spookfacturen of foutief geadresseerde documenten vaker voor dan je denkt.

Controleer daarom altijd of de crediteur geregistreerd staat in je leveranciersbestand. Kloppen de gegevens, zoals het KvK-nummer, btw-nummer en IBAN? Zijn er geen afwijkingen in de tenaamstelling of het e-mailadres van waaruit de factuur is verzonden? Als er iets niet klopt of de crediteur is onbekend, is het belangrijk om de factuur direct terug te sturen met een verzoek tot correctie of aanvullende informatie. Zo voorkom je dat foutieve facturen onbedoeld worden verwerkt of zelfs betaald.

2. Controleer of de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan de inhoud van een factuur. Denk aan:

Volledige en correcte bedrijfsgegevens van zowel verzender als ontvanger
Een uniek factuurnummer
De factuurdatum
Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Het juiste btw-tarief en het bijbehorende bedrag
Het totaalbedrag inclusief btw

Deze eisen zijn terug te vinden op de website van de Belastingdienst. Mist een van deze elementen? Dan is de factuur formeel ongeldig en mag deze niet worden verwerkt of betaald. Het is dus cruciaal om deze controle direct bij binnenkomst uit te voeren. Een snelle check voorkomt gedoe achteraf, zoals correctieverzoeken, vertraging in betalingen of problemen bij een belastingcontrole.

3. Controleer of de factuur voldoet aan alle organisatie-specifieke eisen

Naast de wettelijke vereisten heeft elke organisatie ook eigen spelregels voor facturen. Denk aan:

Vermelding van een inkoopordernummer
Kostenplaats of projectnummer
Naam van de interne contactpersoon
Specifieke referenties of contractnummers

Deze gegevens zijn essentieel voor een correcte toewijzing en goedkeuring binnen je organisatie. Ontbreken ze, of is de syntax niet correct (bijvoorbeeld een verkeerd formaat van het inkoopordernummer), dan leidt dat tot vertraging. De factuur moet dan handmatig worden nagekeken of teruggestuurd naar de leverancier. Door deze controle aan de voorkant te doen, voorkom je dat facturen blijven hangen in het goedkeuringsproces.

Slim automatiseren met Factuurportal

Deze controles zijn belangrijk, maar ze kosten tijd. Zeker als je dagelijks tientallen of honderden facturen ontvangt. Daarom hebben we deze stappen volledig geautomatiseerd in onze cloudoplossing: Factuurportal. Factuurportal voert alle standaard én organisatie-specifieke controles automatisch uit bij binnenkomst van een factuur.

Foutieve of incomplete facturen worden direct afgekeurd en automatisch teruggestuurd naar de crediteur met een duidelijke toelichting. Zo voorkom je dat ze verder het proces in komen en houd je je administratie schoon én overzichtelijk.

Conclusie

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt zeker voor factuurverwerking. Door aan de voorkant te controleren op bekende crediteuren, wettelijke eisen en interne spelregels, leg je de basis voor een efficiënt, foutloos en geautomatiseerd proces. En met slimme tools zoals Factuurportal kun je deze controles moeiteloos automatiseren, zodat jij tijd overhoudt voor wat echt telt.