Administratie afgelopen boekjaar bijgewerkt? Tijd voor procesoptimalisatie!

Als financieel administratief medewerker gebruik je kwartaal 1 meestal om de boekhouding van het afgelopen jaar af te ronden. Je kijkt bijvoorbeeld of alle inkoopfacturen correct en in de juiste periode zijn geboekt en of alle goedkeuringen binnen zijn. Vervolgens loop je de administratie nauwkeurig na, zodat de accountantscontrole kan plaatsvinden.

In een later stadium kan ook de inspecteur van de belastingdienst langskomen en vragen om een afbeelding van de factuur inclusief autorisaties. Daarom ga je in de eerste maanden van het jaar tevens na wie de factuur heeft goedgekeurd en of deze persoon ook de bevoegdheid hiervoor had. Al met al een periode vol pieken en deadlines waarin je een hoge werkdruk ervaart. Gedurende het proces heb je ongetwijfeld weleens gedacht: kan dit allemaal niet wat efficiënter? Goed nieuws: dat is zeker mogelijk. Een digitale inkoopfactuurverwerkingsoplossing biedt uitkomst.

Autorisatieproces digitaliseren: altijd overzicht

Je kunt het autorisatieproces op verschillende manieren digitaliseren – bijvoorbeeld middels een facturenworkflow. Hierdoor weet je altijd waar een document zich bevindt. Ook heb je een helder beeld van de doorlooptijd en de zaken die nog moeten worden afgehandeld. Bovendien zorgt een goed autorisatiesysteem ervoor dat je procuratieschema wordt gevolgd. Daarnaast hoef je je nooit meer af te vragen wie wat wanneer heeft gedaan omtrent de fiattering van inkoopfacturen. Het systeem logt deze informatie namelijk op een nette en overzichtelijke manier.

Gemakkelijker zoeken en terugvinden

De controle die een accountant of belastinginspecteur uitvoert, start altijd vanuit je financiële administratie. Stap je over op een digitale inkoopfactuurverwerkingsoplossing, dan kun je een factuur slim archiveren – namelijk, als pdf-bestand onder je boeking. Hierdoor heb je met 1 klik toegang tot het betreffende document, inclusief de bijbehorende e-mailbody, bijlages, notities en loggegevens. Al deze informatie is direct beschikbaar vanuit je financiële systeem.

Investeren in tijdwinst en efficiëntieverhoging

Maak je je zorgen over de investering die een dergelijke procesoptimalisatie met zich meebrengt? Dat is gelukkig niet nodig. Je betaalt namelijk alleen voor wat je gebruikt. Bovendien levert het digitaal verwerken van inkoopfacturen je enorm veel tijdbesparing op, onder meer door regelherkenning en het matchen van facturen met inkooporders.

De gewonnen uren kun je uiteraard besteden aan werkzaamheden die leuker zijn en die meer toegevoegde waarde hebben voor de organisatie. Omdat het implementatieproces snel en eenvoudig verloopt, zijn zulke voordelen direct merkbaar.

Kunnen we ergens mee helpen?

Neem contact op