Documenten in de cloud verwerken en opslaan: 6 redenen waarom je de overstap moet wagen

Wanneer je het verwerken van inkomende documenten gaat automatiseren, kom je op een gegeven moment voor een belangrijke keuze te staan: ga je documenten in de cloud verwerken en opslaan óf draai je de gekozen oplossingen op je lokale server? Voor dit proces moet je de keuze vaak voor vier verschillende systemen maken: je moet beslissen waar je je e-mail, OCR-systeem, ERP-pakket én workflow-software draait. Ga je bij één systeem voor verwerking en opslag in de cloud, dan is het meestal logisch om dat over de hele linie te doen. Dat behelst best een ingrijpende overstap. Moet je deze eigenlijk wel wagen wanneer het inkomende document-verwerking betreft? Jazeker! En wel om zes redenen, die we hieronder uitgebreider bespreken.

1. Van updates tot back-ups: ontzorging omtrent onderhoud en beheer

Als je een server hebt draaien op kantoor, brengt dat doorgaans de nodige zorgen met zich mee. Je dient bijvoorbeeld tijdig te updaten, zodat je je systemen kan blijven gebruiken. Ook moet je regelmatig voor een goede back-up zorgen om een situatie te voorkomen waarin je plotseling je bestanden kwijt bent (zoals bij een crash). Daarnaast heb je je eigen harde schijf en andere hardware. Deze zal je op een gegeven moment wegens veroudering moeten vervangen.

In de cloud zijn al dit soort zaken voor je geregeld. Bovendien is monitoring voor een leverancier van clouddiensten veel makkelijker. Zo’n leverancier kan problemen daardoor eerder signaleren en oplossen, zodat ze niet uit de hand lopen. Kortom, als je documenten in de cloud verwerkt en opslaat, ervaar je een hoge mate van ontzorging!

2. Ongestoord doorwerken: stabiliteit en snelheid

Een lokale server is niet altijd even stabiel. Hoe goed je de zaken ook hebt geregeld, cloudopslag is niet je corebusiness. Een professioneel datacenter houdt zich alléén met dit onderwerp bezig en heeft de voorzieningen daarom vaak net wat beter op orde dan de gemiddelde organisatie.

Dit levert jou verschillende voordelen op. Zo is de internetverbinding vaak sneller en betrouwbaarder. Bovendien worden datacenteromgevingen vaak op zeer professionele wijze beheerd. Een datacenter investeert flink in dit soort zaken, zodat jij ongestoord kan doorwerken in de cloud.

3. Alle gewenste documenten in de cloud opslaan: flexibiliteit en schaalbaarheid

Komen er tijdens je document-verwerkingsproces plotseling veel nieuwe bestanden bij? En maak je je zorgen over de hoeveelheid GB opslagruimte die beschikbaar is? Als je bestanden in de cloud verwerkt, hoef je je daar geen zorgen over te maken. Wil je méér documenten online opslaan en heb je daarom extra opslag nodig? Bij de gemiddelde cloudopslagdienst kan je heel makkelijk opschalen.

Afschalen is trouwens ook mogelijk. Als je in de avond bijvoorbeeld wat minder gebruikmaakt van je systeem, kan je de capaciteit vaak wat terugschroeven om de kosten te verlagen. Deze mate van flexibiliteit is kosteneffectief en biedt veel mogelijkheden.

4. Eerste hulp bij software-problemen: snel, soepel support

Stel, je kiest voor een automatiseringsoplossing om inkomende documenten efficiënt te verwerken. Deze OCR-software besluit je op je lokale server te draaien. Maar op een gegeven moment doen zich vragen voor die je aan het supportteam van de OCR-leverancier wilt stellen.

In zulke gevallen zullen supportmedewerkers je minder snel kunnen helpen dan wanneer je in de cloud werkt. Zij moeten namelijk toegang vragen tot je computer en verbinding met je server maken. Draait de oplossing in de cloud van de OCR-leverancier, dan kan het supportteam daar direct (en op afstand) bij, waardoor het jou veel vlotter en efficiënter kan helpen!

5. Bestanden in de cloud veilig opslaan: sterke security

Vandaag de dag is ‘security’ een sleutelwoord. Hackers loeren vanuit allerlei hoeken op IT-omgevingen. En malware is aan de orde van de dag. Het laatste wat je wilt, is dat je inkoopfacturen of prijsafspraken op straat komen te liggen. Zulke bestanden bevatten immers vertrouwelijke persoons- of bedrijfsgegevens.

Natuurlijk kan je zelf een hoop securitymaatregelen nemen wanneer je met een lokale server werkt. Maar het is zelden mogelijk om datacenters in dat opzicht te evenaren. Deze hebben namelijk resources waarover de meeste organisaties niet beschikken. Logisch, want wanneer een cloudoplossing je kernproduct is, móet je fors investeren in een professionele, goed beveiligde omgeving.

Daardoor is een cloudoplossing vrijwel altijd veiliger dan een lokale server. Een overstap naar de cloud scheelt jou dus veel hoofdbrekens én eigen investeringen in securityoplossingen.

6. Hogere productiviteit: altijd en overal werken

Locatie- en tijdsonafhankelijk werken was enkele jaren geleden al in opkomst. Maar tijdens de coronacrisis werd het plotseling een noodzaak. Bedrijven moesten thuiswerken halsoverkop faciliteren voor medewerkers.

Wie een server op kantoor had draaien, had moeite met het treffen van de juiste voorzieningen. Maar de organisaties die systemen voor document-verwerking reeds in de cloud draaiden, konden financieel-administratief medewerkers gemakkelijk vanuit huis laten werken. En wat bleek? Veel mensen profiteren van een verhoogde productiviteit wanneer zij hun werkzaamheden niet alleen op kantoor uitvoeren.

‘Altijd en overal werken’ lijkt — mede daardoor — ook na de pandemie het motto te blijven. Daarom is het cruciaal om dit voor je medewerkers mogelijk te maken. En daarvoor heb je de cloud nodig!

Werken met bestanden in de cloud:
2 aandachtspunten

Denk jij erover om inkomende documenten te verwerken en bewaren in de cloud? Houd de volgende aandachtspunten dan in het achterhoofd!

Hoe ga je om met gevoelige bestanden en gegevens?

We schreven het hierboven al: inkomende documenten bevatten vaak gevoelige informatie. Zeker in het kader van de AVG wil je hier op een goede manier mee omgaan. Verdiep je daarom in de wetten die daaromtrent gelden. En kies voor een betrouwbare OCR-leverancier die de nodige aandacht aan dit onderwerp besteedt.

Is het tijd voor procesverbetering?

Sommige bedrijven willen hun omgeving één-op-één overzetten wanneer zij overstappen naar de loud. Maar vaak is er juist op dit moment ruimte voor procesverbetering. Ga daarom met de consultant van je OCR-leverancier om de tafel en neem je huidige processen kritisch onder de loep. Zo kan je in de cloud een frisse start maken!