Documentverwerking tijdens afwezigheid: 4 tips voor de zomervakantie

De zomervakantie komt eraan en dat betekent vaak een lagere bezetting op kantoor. Toch blijven de documenten binnenstromen – van facturen en orderbevestigingen pakbonnen. Wil je voorkomen dat er tijdens jouw afwezigheid stapels werk ontstaan of processen stilvallen? Dan is het slim om je documentverwerking goed in te richten vóór je koffers gepakt zijn. Met een slimme IDP-oplossing blijft je administratie gewoon draaien. We geven je 4 praktische tips om je administratieve processen zomerproof te maken.

1. Stel vervangers in voor documentverwerking en goedkeuring

Gebruik je een IDP-oplossing voor digitale documentverwerking? Dan kun je eenvoudig vervangers instellen voor collega’s die met vakantie zijn. Denk aan het controleren van orderbevestigingen, het goedkeuren van facturen of het verwerken van binnengekomen documenten. Zo loopt het proces gewoon door – zonder vertraging, ook als meerdere collega’s afwezig zijn. Wel zo prettig voor iedereen die wél aanwezig is.

2. Check en verwerk documenten vanaf je vakantielocatie (alleen als het echt moet…)

We raden aan om op vakantie vooral te ontspannen, maar áls er iets urgents tussendoor komt, dan ben je in ieder geval voorbereid. Onze software is bijvoorbeeld volledig digitaal én mobiel te gebruiken. Je kunt dus – indien nodig – documenten goedkeuren of controleren via je tablet of smartphone. Handig als je tijdelijk even moet bijspringen, waar je ook bent.

3. Minder handmatige handelingen door slimme features

Met slimme features worden veel stappen in het documentproces geautomatiseerd. Denk aan de herkenning van gegevens, automatisch matchen met orders of het koppelen aan de juiste workflows. Daardoor kunnen collega’s die tijdelijk jouw taken overnemen dit gemakkelijk doen, ook zonder diepgaande kennis van de processen. Door de automatische herkenning en verwerking hoeft er nog maar weinig handmatig te gebeuren. Dat maakt overdracht een stuk eenvoudiger.

4. Altijd overzicht in je inbox: laat slimme software je documenten ordenen en voorbereiden

Een overvolle mailbox vol losse documenten? Daar zit niemand op te wachten – zeker niet na een vakantie. Gelukkig hoef je daar niet meer handmatig doorheen. Met een slimme tool zorg je dat binnenkomende documenten automatisch worden gesorteerd, gecombineerd, gesplitst of bewerkt. Of het nu gaat om contracten, pakbonnen of orderbevestigingen: de tool maakt ze klaar voor verwerking en stuurt ze direct door naar het juiste systeem. Zo houd je grip op je documentstroom én begin je elke werkdag met een overzichtelijke inbox. Wel zo prettig.