Documentverwerking tijdens afwezigheid: 4 tips voor de zomervakantie

De zomervakantie komt eraan en dat betekent vaak een lagere bezetting op kantoor. Toch blijven de documenten binnenstromen – van facturen en orderbevestigingen pakbonnen. Wil je voorkomen dat er tijdens jouw afwezigheid stapels werk ontstaan of processen stilvallen? Dan is het slim om je documentverwerking goed in te richten vóór je koffers gepakt zijn. Met een slimme IDP-oplossing blijft je administratie gewoon draaien. We geven je 4 praktische tips om je administratieve processen zomerproof te maken.

1. Stel vervangers in voor documentverwerking en goedkeuring

Gebruik je een IDP-oplossing voor digitale documentverwerking? Dan kun je eenvoudig vervangers instellen voor collega’s die met vakantie zijn. Denk aan het controleren van orderbevestigingen, het goedkeuren van facturen of het verwerken van binnengekomen documenten. Zo loopt het proces gewoon door – zonder vertraging, ook als meerdere collega’s afwezig zijn. Wel zo prettig voor iedereen die wél aanwezig is.

2. Check en verwerk documenten vanaf je vakantielocatie (alleen als het echt moet…)

We raden aan om op vakantie vooral te ontspannen, maar áls er iets urgents tussendoor komt, dan ben je in ieder geval voorbereid. Onze software is bijvoorbeeld volledig digitaal én mobiel te gebruiken. Je kunt dus – indien nodig – documenten goedkeuren of controleren via je tablet of smartphone. Handig als je tijdelijk even moet bijspringen, waar je ook bent.

3. Minder handmatige handelingen door slimme features

Met slimme features worden veel stappen in het documentproces geautomatiseerd. Denk aan de herkenning van gegevens, automatisch matchen met orders of het koppelen aan de juiste workflows. Daardoor kunnen collega’s die tijdelijk jouw taken overnemen dit gemakkelijk doen, ook zonder diepgaande kennis van de processen. Door de automatische herkenning en verwerking hoeft er nog maar weinig handmatig te gebeuren. Dat maakt overdracht een stuk eenvoudiger.

4. Altijd overzicht in je inbox: laat slimme software je documenten ordenen en voorbereiden

Een overvolle mailbox vol losse documenten? Daar zit niemand op te wachten – zeker niet na een vakantie. Gelukkig hoef je daar niet meer handmatig doorheen. Met een slimme tool zorg je dat binnenkomende documenten automatisch worden gesorteerd, gecombineerd, gesplitst of bewerkt. Of het nu gaat om contracten, pakbonnen of orderbevestigingen: de tool maakt ze klaar voor verwerking en stuurt ze direct door naar het juiste systeem. Zo houd je grip op je documentstroom én begin je elke werkdag met een overzichtelijke inbox. Wel zo prettig.

Zorgeloze zomer?

Kies voor automatisering!

Minder handmatige handelingen
Altijd overzicht
Mobiel en digitaal gebruik

Klaar om zonder zorgen op vakantie te gaan?

Neem contact met ons op of vraag een demo aan – dan laten we je graag zien hoe je jouw documentverwerking slim inricht.

Neem contact op Of bel direct naar 076 – 560 78 20

Terug naar overzicht

Terugkijken: krijg grip op je inkoopproces met Whitevision Procurement

Een inkoopproces bestaat uit veel verschillende stappen. Aanvragen, budgetten controleren, goedkeuringen regelen, bestellingen plaatsen en uiteindelijk de factuur verwerken. Wanneer deze stappen verspreid zijn over verschillende systemen, e-mails en Excelbestanden, kost dat al snel veel tijd en ontbreekt het overzicht. In dit webinar laten we zien hoe je met Whitevision Procurement jouw volledige inkoopproces digitaliseert. Van de eerste aanvraag en goedkeuring tot bestelling, ontvangst en automatische factuurmatching. Zo verminder je handmatig werk en krijg je meer grip op iedere stap binnen het proces.

Terugkijken: Automatiseer je bestelproces met Whitevision Procurement

Bestellingen verwerken via e-mail, Excel of verschillende losse systemen zorgt al snel voor onnodig handmatig werk. Wie heeft wat aangevraagd? Is er voldoende budget? Is de bestelling goedgekeurd en zijn de goederen daadwerkelijk ontvangen? Zonder één duidelijk proces raak je het overzicht gemakkelijk kwijt. In dit webinar laten we zien hoe je met Whitevision Procurement het bestelproces automatiseert. Van aanvraag en goedkeuring tot bestelling en goederenontvangst. Zo weet je vooraf waar geld aan wordt uitgegeven en houd je grip op iedere bestelling.

Nieuwe Archiefwet in 2027: wat verandert er voor financiële administratie en inkoop?

De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Dat is een logische stap, want documenten komen steeds vaker digitaal binnen en worden ook digitaal verwerkt. Denk aan facturen via Peppol, contracten in een documentmanagementsysteem en goedkeuringen via digitale workflows. De Archiefwet geldt vooral voor overheidsorganen, zoals ministeries, gemeenten en waterschappen. Ook andere organisaties kunnen onder de wet vallen wanneer zij met openbaar gezag zijn bekleed. Voor medewerkers en managers binnen financiële administratie en inkoop is het daarom belangrijk om kritisch naar de volledige documentstroom te kijken. Documenten moeten niet alleen correct worden verwerkt, maar ook betrouwbaar, leesbaar, toegankelijk en eenvoudig terug te vinden zijn.

Bekijk het webinar terug

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Whitevision Quote - Joost - klein

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

4PS-Broschüre herunterladen